Arkivplan

Arkivplan

Ein arkivplan viser kva arkivet inneheld og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar og planar som gjeld for arkivarbeidet. Ifølge arkivforskriften § 4 skal alle offentlege organ ha ein oppdatert arkivplan.

Arkivplanen skal brukast til å halde kontroll med arkivarbeidet i organisasjonen. I arkivplanen skal organisasjonen dokumentere kvar arkivansvaret er plassert, og korleis arkivfunksjonen er organisert. Me har samla ei oversikt over krav til innhald og oppbygging av arkivplanen. Dette spegler det som står i Riksarkivarens forskrift og Arkivverket sine heimesider.

Dei fleste eigarne våre har offentleg arkivplan hjå arkivplan.no.

IKA hjelper eigarane med å utarbeide og oppdatere arkivplanane.

Nettverksgrupper

Me arrangerer nettverksgrupper for arkivplanlegging og internkontroll. Målgruppa er arkivansvarlege i eigarkommunane og andre som jobbar med arkivplan og internkontroll.

Møta varer normalt frå kl. 09.00 til ca. kl. 14.00.

Lin Øiesvold er ansvarleg for møta hjå IKA Rogaland.

Her finn du ei oversikt over gruppene.

Bevaring og kassasjon

Offentleg arkiv som har stor kulturell eller forskingsmessig verdi, eller har rettsleg eller forvaltningsmessig verdi, skal bevarast for ettertida. Materiale som ikkje skal bevarast, kan kasserast slik at det kan slettast eller destruerast når det ikkje er bruk for det meir. For dette materiale skal det utarbeidast ein bevarings- og kassasjonsplan.

IKA har utarbeida ein bevarings- og kassasjonsplanmal, som eigarane til IKA kan bruke fritt og forme til sine behov:

Bevarings- og kassasjonsplanmal for IKA Rogalands eiere

Veiledning til Riksarkivarens forskrift

Lenker til rettleiarar frå Arkivverket

• Rettleiar for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer
• Rettleiar for systemoversikt med beskrivelsar
• Rettleiar for dokumentasjon av arkivansvar
• Korleis planlegge langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale?
• Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer – Arkivverket
• Veiledere for etablere internkontroll for arkiv 
• Veileder for arkiv ved interkommunale samarbeid
• Veileder for bevaring av nettsteder 
• https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor/arkivpliktig-informasjon-i-felles-saksbehandlingssystem 
• Hvordan planlegge ordning og listeføring av papirarkiv