Deponering av papirarkiv
Arkiv som skal overføres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til bestemmelsene i IKAs Rettleiar for avlevering av papirarkiv, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 6. Husk at overføringslistene skal sendes inn til IKA for godkjenning, og dato for deponering må avtales senest en uke før.
Når skal/kan arkiv deponeres?
Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Arkivmateriale skal normalt overføres til depot når det er 25-30 år gammelt, men du kan søke om å få avlevere/deponere både før og etter denne fristen. Dersom et organ blir nedlagt, men funksjonen lever videre i et annet organ, skal arkivet overføres til det nye organet.
Organisasjoner som planlegger å levere arkivmateriale til IKA, må varsle om dette i god tid før arbeidet tar til. IKA kan gi råd og veiledning underveis i arbeidet og passe på at fastsatte krav blir oppfylt.
Krav til arkiv som kommer fra skanning
Når arkiv skal sendes til skanning (f. eks. til Dansk Scanning eller Geomatikk) ønsker vi gjerne å vite hva som sendes ut fra kommunen og hvor mange hyllemeter (ca.) materialet utgjør.
Arkiv som deponeres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for deponering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør ved forespørsel. Etikettene limes på av leverandør.
Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldene krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Hva slags dokumenter man har og formatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanlig størrelse på arkivbokser er A4 (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal også være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90.
Arkivmateriale som overføres til IKA skal være fritt for skjeggkre og andre skadedyr. Ved mistanke om skjeggkre skal materialet fryses ned før deponering. Materialet må fryses ned til minus 20 grader på et fryselager i 10 dager. Det finnes lokale firma som tilbyr denne tjenesten.
Flere kommuner benytter seg av firma til å digitalisere byggesaksarkiver og lignende. Disse firmaene håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infisering av skjeggkre. Følgelig er det ekstra viktig at krav om forebyggende tiltak kommer inn i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dersom dette ikke blir gjort, og materiale viser seg å være infisert, vil IKA sende materialet til nedfrysing på kommunens regning for å unngå videre spredning og skade.
Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post. Oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og deponeringen til IKA.
Veiledere og skjema fra IKA
Rettleiar for avlevering av papirarkiv
Overføringsliste (kommer)
Personlister (kommer)
Kommunekalender
Grunnkurs i arkiv- og dokumentasjonsforvaltning
Grunnkurs i arkiv- og dokumentasjonsforvaltning
Grunnkurs i arkiv- og dokumentasjonsforvaltning
Siste nytt fra Facebook
På denne dag for 115 år siden ble Hvite bånd Ogna stiftet
Det var en lokalforening av den internasjonale, kristne, avholdsorganisasjonen for kvinner, Verdens kristne kvinners avholdsselskap (WCTU). I Norge var foreningene samlet i Det hvite bånd – Norske kvinners avholdsselskap.
Lokalforeningen ble stiftet 15. juli 1906. Da var medlemmer fra lokalforeningen i Egersund og andre samlet på Ogna skolehus til fest. Det ble besluttet å danne egen forening på Ogna. Fra starten hadde den 37 medlemmer, der 28 tidligere hadde vært med i Egersundforeningen. Formålet til foreningen var å arbeide for edruskap, fred og likestilling: "For gud, heim og alle folk".
Arkivreferanse: Hå kommune - Pa 36 Hvite bånd Ogna.
I dag markeres den internasjonale befolkningsdagen. Den setter fokus på befolkning, fattigdom og reproduktiv helse. Kommunale arkiver kan fortelle mye om disse temaene.
Arkivmateriale etter Helserådene, som eksisterte fra midten av 1800-tallet frem til 1988, er en spennende kilde. Helserådene hadde som hovedmål å forebygge sykdom og bedre helseforholdene for innbyggerne. De var hjemlet i Sunnhetsloven av 1860.
Hvert år måtte helserådene føre medisinalberetninger, der det blant annet ble opplyst om antall fødsler og dødsfall i kommunen. Her er bilde fra medisinalberetningen fra Sand i 1935, som viser fødselsoverskudd.
📐🧮Hjernetrim i ferien? 📏📚
Det blei ikkje eksamen for dei som gjekk ut av grunnskulen i år, og fleire har for lengst tatt seg ein velfortent feire. Likevel kan det vere lurt å halde hjernen i aktivitet, og me har difor funne fram nokre eksamensoppgåver frå folkeskulen i Time frå åra 1930, 1936 og 1945 til å bryne seg på. Oppgåvene var nok kvardagsleg gjenkjenneleg for ein 14-åring på Jæren.
Folkeskulen var den tidlegare namnet på den offentlege skulen i Noreg, og du tok eksamen etter 7 år. Etterpå var det mogeleg å bygge på med 1-årig framhaldsskule eller 2- 3-årig realskule. I 1969 gjekk ein over til 9-årig grunnskule, som blei 10-årig i 1997.
Kjelde: Time kommune- Skulestyret