Deponering papirarkiv

Deponering av papirarkiv

Arkiv som skal overføres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til IKAs retningslinjer og bestemmelsene i arkivforskriften § 20 og riksarkivarens forskrift kapittel 6. Husk at listene må sendes inn til IKA for godkjenning i god tid før deponering. Dato for deponering kan ikke avtales før listene er godkjent.

Veiledere og skjema fra IKA

Når skal/kan arkiv deponeres?

Når arkivmateriale er gått ut av daglig bruk skal det overføres til depot for bevaring og langtidslagring. Arkivmateriale på papir skal normalt overføres til depot når det er 25-30 år gammelt, men det er mulig å søke om å få deponere både før og etter denne fristen.

Dersom et organ blir nedlagt, men funksjonen lever videre i et annet organ, skal arkivet overføres til det nye organet.

Virksomheter som planlegger å deponere arkivmateriale til IKA, bør varsle om dette i god tid før arbeidet tar til. IKA kan gi råd og veiledning underveis i arbeidet og passe på at fastsatte krav blir oppfylt.

​Plan for ordning og listeføring av papirarkiv

Kommunen må sørge for at papirarkiv blir sikret og bevart i henhold til gjeldende lover og regelverk. For å ha oversikt, og planlegge egen ressursbruk på best mulig måte, bør kommunen lage en plan for ordning og listeføring av egne papirarkiv. Planen kan være et vedlegg til kommunens arkivplan, og bør revideres samtidig med arkivplanen. IKA har med utgangspunkt i Arkivverkets veileder, laget en mal for ordning og listeføring av papirarkiv som kommunen kan tilpasse egen organisasjon. Malen ligger øverst på denne siden.

Krav til arkiv som kommer fra skanning

Flere kommuner benytter seg av leverandører av digitaliseringstjenester for å skanne byggesaksarkiver eller annet. Disse håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infestasjon av skjeggkre. Følgelig er det viktig å ha krav til forebyggende tiltak i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dette vil først og fremst være behandling av lokaler med åte/gift som dreper skjeggkre. Videre skal man også ha rutiner for jevnlig vask og rydding av lokalene. Nedfrysing av materialet vil bli aktuelt ved omfattende infestasjon.

Arkiv som deponeres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for deponering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør av digitaliseringstjenester ved forespørsel. Etikettene limes på før overføring til IKA.

Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldende krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Dokumentformatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanligvis benytter man bokser i A4-format (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90 eller tilsvarende.

Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post. Oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og deponeringen til IKA.

Instruksjonsvideoer

Instruksjonsvideo som viser skritt for skritt hvordan en arkivboks skal brettes for å få en ferdig sammensatt arkivboks (uten lyd).
Se video: Bretting av arkivboks

Instruksjonsvideo som viser hvordan fotografier skal legges inn i konvolutter, og hvordan konvoluttene skal merkes før de legges inn i en arkivboks (uten lyd)
Se video: Merking og pakking av foto i konvolutt

Instruksjonsvideo som viser hvordan arkivomslag skal merkes. Videre vises hvordan fotografier skal legges inn i arkivomslaget med skilleark mellom hvert fotografi før arkivomslaget legges inn i en arkivboks (uten lyd)
Se video: Merking og pakking av foto i arkivomslag

Aktuelle lenker

Arkivforskriftens § 20 om krav til avlevering

Riksarkivarens forskrift kap.6 om avlevering av papirarkiv

Arkivverket om avlevering av arkiv til depot

Arkivverket om emballasje