MENY

Deponering av papirarkiv

Arkiv som skal overføres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til IKAs bestemmelser og riksarkivarens forskrift kapittel 6. Husk at overføringslistene skal sendes inn til IKA for godkjenning, og dato for deponering må avtales senest en uke før.

Når skal/kan arkiv deponeres?

Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Arkivmateriale skal normalt overføres til depot når det er 25-30 år gammelt, men du kan søke om å få avlevere/deponere både før og etter denne fristen. Dersom et organ blir nedlagt, men funksjonen lever videre i et annet organ, skal arkivet overføres til det nye organet. 

 Organisasjoner som planlegger å levere arkivmateriale til IKA, må varsle om dette i god tid før arbeidet tar til. IKA kan gi råd og veiledning underveis i arbeidet og passe på at fastsatte krav blir oppfylt.

Krav til arkiv som kommer fra skanning

Når arkiv skal sendes til skanning (f. eks. til Dansk Scanning eller Geomatikk) ønsker vi gjerne å vite hva som sendes ut fra kommunen og hvor mange hyllemeter (ca.) materialet utgjør.

Arkiv som deponeres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for deponering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør ved forespørsel. Etikettene limes på av leverandør.

Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldene krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Hva slags dokumenter man har og formatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanlig størrelse på arkivbokser er A4 (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal også være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90.

Arkivmateriale som overføres til IKA skal være fritt for skjeggkre og andre skadedyr. Ved mistanke om skjeggkre skal materialet fryses ned før deponering. Materialet må fryses ned til minus 20 grader på et fryselager i 10 dager. Det finnes lokale firma som tilbyr denne tjenesten.

Flere kommuner benytter seg av firma til å digitalisere byggesaksarkiver og lignende. Disse firmaene håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infisering av skjeggkre. Følgelig er det ekstra viktig at krav om forebyggende tiltak kommer inn i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dersom dette ikke blir gjort, og materiale viser seg å være infisert, vil IKA sende materialet til nedfrysing på kommunens regning for å unngå videre spredning og skade.

Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post. Oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og deponeringen til IKA.

Aktuelt fra IKA

Arkivdagen 2021: Barn i arkivet

Arkivdagen er et samarbeid mellom arkiver i hele Norden og omfatter alle typer arkivinstitusjoner. I Norge arrangeres dagen andre uke i november hvert år. Årets tema er «barn i arkivet». De ulike arrangementene skal vise at arkivene er åpne for alle, og vekke interesse for arkivene som formidlere av minner fra fortiden. IKA Rogaland har […]…

Nytt nummer av Arkheion

Arkheion er medlemsblad for de kommunale arkivinstitusjonene i Norge og tar sikte på å være fagtidsskrift for den kommunale arkivsektoren. Tema for siste nummer er digital transformasjon. Les bladet på Arkheion.no.…

Kurs for viderekomne

IKA arrangerer kurs for viderekomne innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning 11. november. Gå til kalenderen i høyre marg for mer informasjon og påmelding.…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Her hjelper IKA ansatte fra Haugesund kommune med å ordne og listeføre arkiv fra byens tidligere fattigstyre, som skal overføres til depot i Arkivenes hus.

Fattigstyret er forløperen til det som vi i dag kjenner som NAV . Fattigstyret ble lovpålagt i 1901. Før det hadde vi fattigkommisjonen, der presten var leder. Fattigstyret skiftet på slutten av 1940-tallet navn til forsorgstyret. På midten av 1964 skjedde det store endringer i dette arbeidet og forsorgstyret ble avviklet og erstattet med sosialstyret. Sosialstyret var lovpålagt til midten av 1990-tallet. I 2006 ble NAV opprettet.
... Se merSe mindre

Her hjelper IKA ansatte fra Haugesund kommune med å ordne og listeføre arkiv fra byens tidligere fattigstyre, som skal overføres til depot i Arkivenes hus.

Fattigstyret er forløperen til det som vi i dag kjenner som NAV . Fattigstyret ble lovpålagt i 1901. Før det hadde vi fattigkommisjonen, der presten var leder. Fattigstyret skiftet på slutten av 1940-tallet navn til forsorgstyret. På midten av 1964 skjedde det store endringer i dette arbeidet og forsorgstyret ble avviklet og erstattet med sosialstyret. Sosialstyret var lovpålagt til midten av 1990-tallet. I 2006 ble NAV opprettet.

Me har fått gåve. 🤩🙏Gode medarbeidar Maria har brodert logoen vår, og no er det enda meir koseleg å vera på kontoret. 🛋 ... Se merSe mindre

Me har fått gåve. 🤩🙏Gode medarbeidar Maria har brodert logoen vår, og no er det enda meir koseleg å vera på kontoret. 🛋
Vis flere