MENY

Deponering av papirarkiv

Arkiv som skal overføres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til IKAs retningslinjer og bestemmelsene i arkivforskriften § 20 og riksarkivarens forskrift kapittel 6. Husk at overføringslistene må sendes inn til IKA for godkjenning. Dato for overføring kan ikke avtales før listene er godkjent.

Når skal/kan arkiv deponeres?

Når arkivmateriale er gått ut av daglig bruk skal det overføres til depot for bevaring og langtidslagring. Arkivmateriale skal normalt overføres til depot når det er 25-30 år gammelt, men det er mulig å søke om å få deponere både før og etter denne fristen.

Dersom et organ blir nedlagt, men funksjonen lever videre i et annet organ, skal arkivet overføres til det nye organet.

Virksomheter som planlegger å levere arkivmateriale til IKA, bør varsle om dette i god tid før arbeidet tar til. IKA kan gi råd og veiledning underveis i arbeidet og passe på at fastsatte krav blir oppfylt.

Krav til arkiv som kommer fra skanning

Flere kommuner benytter seg av leverandører av digitaliseringstjenester for å skanne byggesaksarkiver eller annet. Disse håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infestasjon av skjeggkre. Følgelig er det viktig å ha krav til forebyggende tiltak i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dette vil først og fremst være behandling av lokaler med åte/gift som dreper skjeggkre. Videre skal man også ha rutiner for jevnlig vask og rydding av lokalene. Nedfrysing av materialet vil bli aktuelt ved omfattende infestasjon.

Arkiv som deponeres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for deponering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør av digitaliseringstjenester ved forespørsel. Etikettene limes på før overføring til IKA.

Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldene krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Dokumentformatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanligvis benytter man bokser i A4-format (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90 eller tilsvarende.

Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post. Oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og deponeringen til IKA.

Aktuelt fra IKA

Kurs i forvaltningsrett

Advokat Kurt O. Bjørnnes holder kurs i forvaltningsrett for IKA Rogaland på Arkivenes hus tirsdag 18. oktober kl 09:30 – 15:30. Kurset tar for seg forvaltningsloven og de viktigste reglene i offentleglova. Kurset passer for deg som jobber i offentlig forvaltning, og du trenger ingen forkunnskaper for å delta på kurset. Tema som vil bli […]…

IKA stengt 14. og 15. september

På grunn av deltakelse på den årlige kommunearkivkonferansen vil IKA holde stengt onsdag 14. og torsdag 15. september. Ved eventuelle henvendelser bruk kontaktskjemaet på denne siden og vi svarer deg så raskt som mulig etter at vi er tilbake. Lesesalen er åpen disse dagene, men gjester som skal se igjennom materiale fra IKA må sende […]…

Grunnkurs i arkiv

IKA arrangerer kurs i arkiv og dokumentforvaltning for arkivmedarbeidere 4. og 5. oktober. Gå til kalenderen til høyre på siden for mer informasjon og påmelding.…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Legg turen til Ullandhaug på søndag. IKA er med og arrangerer Matløypa sammen med Stavanger byarkiv og Arkivverket på Arkivenes hus.

Her finner du informasjon om hele løypa:
www.uis.no/nb/arrangementer/matloypa-2022

#forskningsdagene2022 #hav #arkiv
... Se merSe mindre

Legg turen til Ullandhaug på søndag. IKA er med og arrangerer Matløypa sammen med Stavanger byarkiv og Arkivverket på Arkivenes hus. 

Her finner du informasjon om hele løypa:
https://www.uis.no/nb/arrangementer/matloypa-2022

#Forskningsdagene2022 #Hav #Arkiv

Velkommen til Matløypa på Arkivenes hus søndag 25. september kl. 12:00-15:00

Førstkommende søndag er IKA med og arrangerer Matløypa på Ullandhaug i forbindelse med Forskningsdagene 2022. Tema for årets festival er «hav».

Hos oss kan du teste kunnskapen på quiz, varme deg med suppe og lapper, og prøve lykken i fiskedammen etter aktiviteter.

Det blir ikke ført fiskermanntall, men de som skriver navnet sitt på utført quiz er med i trekning av fine premier.

(Arkivreferanser: IKA-Rogaland - Imsland kommune - Fiskemanntallnemnda - Fiskermanntallsprotokoll 1909-1957. Arkivenes hus - Aktivitetskort for Matløypa 2022.)
... Se merSe mindre

Velkommen til Matløypa på Arkivenes hus søndag 25. september kl. 12:00-15:00

Førstkommende søndag er IKA med og arrangerer Matløypa på Ullandhaug i forbindelse med Forskningsdagene 2022. Tema for årets festival er «hav». 

Hos oss kan du teste kunnskapen på quiz, varme deg med suppe og lapper, og prøve lykken i fiskedammen etter aktiviteter. 

Det blir ikke ført fiskermanntall, men de som skriver navnet sitt på utført quiz er med i trekning av fine premier. 

(Arkivreferanser: IKA-Rogaland - Imsland kommune - Fiskemanntallnemnda - Fiskermanntallsprotokoll 1909-1957. Arkivenes hus - Aktivitetskort for Matløypa 2022.)

På grunn av deltakelse på kommunearkivkonferansen vil IKA holde stengt onsdag 14. og torsdag 15. september. Lesesalen på Arkivenes Hus er åpen, men gjester som vil se materiale fra IKA må sende bestilling senest kl. 12:00 på tirsdag. Bildet er fra Orresanden og tatt på en utflukt i 2008 da konferansen var i Stavanger. Vi gleder oss til faglig påfyll og sosialt lag med gode kolleger fra hele landet! 🤓 ... Se merSe mindre

På grunn av deltakelse på kommunearkivkonferansen vil IKA holde stengt onsdag 14. og torsdag 15. september. Lesesalen på Arkivenes Hus er åpen, men gjester som vil se materiale fra IKA må sende bestilling senest kl. 12:00 på tirsdag. Bildet er fra Orresanden og tatt på en utflukt i 2008 da konferansen var i Stavanger. Vi gleder oss til faglig påfyll og sosialt lag med gode kolleger fra hele landet! 🤓
Vis flere