Deponering av papirarkiv

Arkiv som skal overføres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til IKAs bestemmelser og riksarkivarens forskrift kapittel 6. Husk at overføringslistene skal sendes inn til IKA for godkjenning, og dato for deponering må avtales senest en uke før.

Når skal/kan arkiv deponeres?

Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Arkivmateriale skal normalt overføres til depot når det er 25-30 år gammelt, men du kan søke om å få avlevere/deponere både før og etter denne fristen. Dersom et organ blir nedlagt, men funksjonen lever videre i et annet organ, skal arkivet overføres til det nye organet. 

 Organisasjoner som planlegger å levere arkivmateriale til IKA, må varsle om dette i god tid før arbeidet tar til. IKA kan gi råd og veiledning underveis i arbeidet og passe på at fastsatte krav blir oppfylt.

Krav til arkiv som kommer fra skanning

Når arkiv skal sendes til skanning (f. eks. til Dansk Scanning eller Geomatikk) ønsker vi gjerne å vite hva som sendes ut fra kommunen og hvor mange hyllemeter (ca.) materialet utgjør.

Arkiv som deponeres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for deponering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør ved forespørsel. Etikettene limes på av leverandør.

Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldene krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Hva slags dokumenter man har og formatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanlig størrelse på arkivbokser er A4 (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal også være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90.

Arkivmateriale som overføres til IKA skal være fritt for skjeggkre og andre skadedyr. Ved mistanke om skjeggkre skal materialet fryses ned før deponering. Materialet må fryses ned til minus 20 grader på et fryselager i 10 dager. Det finnes lokale firma som tilbyr denne tjenesten.

Flere kommuner benytter seg av firma til å digitalisere byggesaksarkiver og lignende. Disse firmaene håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infisering av skjeggkre. Følgelig er det ekstra viktig at krav om forebyggende tiltak kommer inn i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dersom dette ikke blir gjort, og materiale viser seg å være infisert, vil IKA sende materialet til nedfrysing på kommunens regning for å unngå videre spredning og skade.

Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post. Oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og deponeringen til IKA.

Veiledere og skjema fra IKA

Veileder ordning papirarkiv

Overføringslister

Personlister (kommer)

Innbinding av protokoller

Aktuelle lenker

Arkivforskriftens § 20 om krav til avlevering

Riksarkivarens forskrift kap.6 om avlevering av papirarkiv

Arkivverket om avlevering av arkiv til depot

Arkivverket om emballasje