MENY

Arkivfaglige tema

Me får fleire arkivfaglege spørsmål. Her vil me prøve å svare på dei mest vanlege og aktuelle.  

Arkivfaglege ord og omgrep

Me har laga ei oversikt over ord og uttrykk som er mykje brukt innanfor arkivfaget. Oversikta kan vere til hjelp og fungere som oppslagsverk.

Bevaring av videoopptak frå politiske møter

Koronapandemien fører til auka bruk av strømming av politiske møte på nett. Difor er det ekstra aktuelt å vurdere om denne typen opptak har verdi som dokumentasjon for kommunen for ettertida. Politiske møter inneheld debatter og orienteringer som ikkje blir dokumentert gjennom møteboka. Arkivlova sitt formål er at ein skal ta vare på arkiv med kulturell eller forskningsmessig verdi. I ein kommune vil det alltid vere aktuelle saker og tema til ei kvar tid. På grunn av dette vil me anbefale å bevare strømming av politiske møter, og minimum frå kommunestyre og fylkesting.

Det er likevel opp til kommunen sjølv å vurdere om dei treng eller ønsker å bevare meir dokumentasjon enn den som er pålagt, og å sette oppbevaringsfristar ut frå eigne behov.

Om kommunen vel å ta vare på opptaka, skal dei behandlas på same måten som anna arkivmateriale. Noark kan nyttas til arkivering av videoopptak, og Noark-standarden kan vere eit utgangspunkt for å definere metadata for video. Hugs på at Riksarkivaren si forskrift stiller krav til filformat: MPEG-2 (ISO/IEC 13818-2) eller MPEG-4/H.264 Part 10: Advanced Video Coding (ISO/IEC 14496-10).

Korleis dokumentere arkivansvar i interkommunale samarbeid?

Mange kommunar samarbeider for å tilby ulike tenester til innbyggarane. Ei undersøking i 2013 viste at det då var 850 formelle interkommunale samarbeid i Noreg. Det er ingen grunn til å tru at det har blitt færre slike samarbeid. Arkiva som vert skapt i interkommunale samarbeid er nødvendige i dagleg drift av tenestene, og dokumenterer kva tenester dei samarbeidande kommunane tilbyr innbyggarane sine. Dette skal dokumenterast i samarbeidsavtalen. Her er det viktig at arkivansvaret blir stadfesta og fordelt.

Avklaring av ansvar

Det er kommunane som er ansvarlege for at alle system dei brukar er godkjente for arkivering. Ved innkjøp av nye system må dei alltid sørge for at arkivfaglege krav er ivaretatt i kravspesifikasjonane.

Ansvar må fordelast internt i samarbeidet. I samarbeidsavtalen må det gå fram kven som har ansvaret for følgande punkter:

  • at gjeldande rutinar for arkivering følgjast
  • at dokumenter blir registrert og arkivert
  • for at dokumenter tilsette mottar og anna arkivverdige dokumenter som e-post, SMS og meldingar frå andre stader blir arkivert
  • å føre kontroll med journalposter i ulike statusar i sak og arkivsystemet
  • å utarbeide rutinar for arkivdanninga
  • å ivareta arkivfaglege høve ved organisasjonsendringar
  • å bevaringsvurdere arkiva
  • å kassere
  • å utarbeide og følge opp rutinar for periodisering
  • å ta uttrekk av elektroniske arkiver
  • å holde kontakt med eksterne aktørar som involverast i arbeidet, for eksempel leverandørar, konsulentar og arkivdepotet
  • å utarbeide og følje opp plan for deponering
  • å behandle krav om innsyn som gjelder deponert materiale

 

Avslutning av samarbeidet

Ved avslutning av samarbeidet må ein sørge for at det blir tatt uttrekk av systema, som sendast til kommunanes arkivdepot. Kopi av nødvendige dokumentasjon blir ført tilbake til kommunen eller til nytt samarbeid

Arkivverket har laga ein rettleiar om å dokumentere arkivansvar.

 

Rettleiar om interkommunale samarbeid

Riksarkivaren kom i 2009 med den første rettleiaren om interkommunale samarbeid. I 2018 jobba Arkivverket saman med samarbeidspartnarane i SAMDOK for å utarbeide ein oppdatert rettleiar. Samarbeidet resulterte i ei nettside som tek for seg ulike typar interkommunale samarbeid, og ser nærare på kva kommunane må tenke på, og vere klar over, når dei inngår slike samarbeid.

Les meir om dette på interkommunalearkiv.no

 

Korleis bygge opp arkivet til eit vertskommunesamarbeid?

Arkivverket har gitt råd om kva som er dei beste løysningane for å innrette arkivet og arkivdelene i eit felles system. Du kan lese  svar og anbefaling på deira nettside.