Utforsk arkivene

Utforsk arkivene

En av IKAs viktigste oppgaver er å oppbevare og tilgjengeliggjøre eldre arkiv for våre eiere. De fleste arkivene er fra kommunale virksomheter, men vi har også arkiv fra private virksomheter og privatpersoner. Avsluttede arkiver overføres som regel fra kommunene til oss når det er 25-30 år gammelt.

Arkivportalen

Vi har en katalog som viser arkivmateriale som oppbevares i våre magasiner. Etter hvert skal store deler av denne katalogen være søkbar på Arkivportalen, en søketjeneste for arkivinstitusjoner. Mye er allerede søkbart i Arkivportalen i dag, men det er også mulig å søke i den eldre arkivkatalogen til IKA.

Kontakt oss om det er noe du ute etter som du ikke finner i Arkivportalen eller i den eldre arkivkatalogen til IKA.

Digitalisert arkivmateriale

Oversikten under viser den digitale katalogen i Arkivportalen, sortert etter arkivskaper. Oversikten til høyre viser innskannet arkivmateriale som er publisert hos Digitalarkivet, sortert etter arkivskaper.  Digitalarkivet presenterer arkivmateriale i digital form. 

Bruk vårt kontaktskjema dersom du har spørsmål.

Kommunale arkiv

Kommunale arkiv er skapt av kommunen eller kommunale virksomheter. Det er for det første arkiv etter politiske styringsorgan som kommunestyre, fylkesting, og utvalg, råd og nemnder som har fått delegert myndighet. For det andre er det arkiv etter de ulike kommunale oppgavene og funksjonene kommunen har eller har hatt. Det kan for eksempel være arkiv etter skoler, barnehager, tannlegekontor, helsestasjoner, sykehjem, sosialkontor, byggesak og kulturavdeling.

Eldre kommunalt arkivmateriale er omfattende og mangfoldig. Papirarkiv er delt opp i arkivserier. Under ser du eksempler på de mest vanlige arkivseriene.

• Møtebøker (referater fra møter i politiske styrer, råd, nemnder og utvalg, men også administrative vedtak er organisert under her)
• Kopibøker (kopier av utgående brev)
• Journaler (kronologisk oversikt over inn- og utgående brev)
• Saksarkiv (saksdokumenter og korrespondanse)
• Spesialarkiv (arkivmateriale som er unikt for en type arkivskaper, vitnemålsprotokoller på ungdomsskoler eller skattelister på likningskontorer)
• Personarkiv (for eksempel personalmapper, elevmapper og klientmapper)
• Regnskap og budsjett

Privatarkiv

Privatarkiv er skapt av private aktører.  I våre magasin har vi privatarkiv etter organisasjoner, foreninger og lag, noen bedrifter, institusjoner, personer og fotosamlinger. Dette er arkiver som er ulike, både når det gjelder opphav, omfang og struktur.

Offentlige virksomheter, som for eksempel kommuner, fylkeskommuner og stat, er pålagt å bevare arkivene sine etter arkivloven. Arkiv etter private aktører er normalt ikke omfattet av arkivloven. Private aktører som utfører tjenester på vegne av det offentlige, kan bli pålagt å bevare arkiv dersom dette er avtalt.

Arkivverket har et nasjonalt ansvar for privatarkiv og skal blant annet holde oversikt over verneverdige privatarkiv. De har laget en nasjonal bevaringsplan for privatarkiv, som kom i 2020. IKA har i tillegg utarbeidet en bevarings og samhandlingsplan for privatarkiv i Rogaland i 2022.

Privatarkiv er nødvendige for å sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Derfor er det viktig at også disse arkivene blir tatt vare på og tilgjengeliggjort. I dag er det variert og tilfeldig hva som er bevart. Flere kommuner har samlet privatarkiv som er nært knyttet til lokal forvaltning, som idrettslag, ungdomslag, 17. mai-komiteer, avholdslag, politiske parti og bygdeblad.

Tilgang

I utgangspunktet er alt offentlig arkiv fritt tilgjengelig for publikum. Unntaket til dette er opplysninger som er underlagt taushetsplikt, jf. forvaltningsloven § 13. Taushetsplikten bortfaller normalt etter 60 år, men for opplysninger i barneverns- og adopsjonssaker bortfaller den ikke før det er gått 100 år. For helseopplysninger er det evig taushetsplikt, så lenge det ikke gjelder egen helse. Det er mulig å søke forskerinnsyn i disse arkivene.

Du har tilgang til din rettighetsdokumentasjon, det vil si dokumentasjon om din egen oppvekst, skolegang eller helse. Kontakt kommunen du bodde i da du mottok tjenesten for å få tilgang til din egen rettighetsdokumentasjon.