Arkivplan

Dokumentasjons- plan og internkontroll

Ein dokumentasjonsplan viser kva arkivet inneheld og korleis det er organisert. Planen skal også vise kva slags instruksar, rutiner, avtalar og planar som gjeld for arkivarbeidet. Ifølge arkivlova § 8: Dokumentasjonsplan og internkontroll, skal alle offentlege organ ha ein oppdatert dokumentasjonsplan.

Dokumentasjonsplanen skal brukast til å halda kontroll med arkivarbeidet i organisasjonen. Arkivforskrifta § 12 skildrar nærmare kva dokumentasjonsplanen skal innehalda.

IKA arrangerer nettverkssamlingar der eigarane utarbeider og oppdaterer dokumentasjonsplanane sine. Det er felles samlingar på Arkivenes hus omlag 4 gonger i året.

Nettverksgrupper

Me arrangerer nettverksgrupper for arkivplanlegging og internkontroll. Målgruppa er arkivansvarlege i eigarkommunane og andre som jobbar med dokumentasjonsplan og internkontroll.

Møta varer normalt frå kl. 09.00 til ca. kl. 14.00.

Lin Øiesvold er ansvarleg for møta hjå IKA Rogaland.

Her finn du ei oversikt over gruppene.

Ta kontakt om du vil arrangera nettverkssamling i din kommune og ønsker at IKA skal delta.

Bevaring og kassasjon

Offentleg arkiv skal tene som kulturarv, kjelde til historisk kunnskap og grunnlag for forsking. Ein skal legga til rette for at allmenta skal kunne bruka arkiva.

Materiale som ikkje er pålagt bevaring i bevaringsforskrifta, kan kasserast når det ikkje er bruk for det meir. For dette materialet skal kommunen setja oppbevaringsfrister, og eventuelt vurdera meirbevaring.

IKA har utarbeida ein bevarings- og kassasjonsplanmal, som eigarane til IKA kan bruka fritt og forma til sine behov:

Innleiing til IKA BK_mal_2026

IKA Bevarings og kassasjonsmal etter Bevaringsforskrifta 2026

Veiledning til Riksarkivarens forskrift (oppdatert 2020, gjeld inntil ny rettleiar er på plass)

Bevarings- og kassasjonsplanmal for IKA Rogaland sine eigarar (2021)

Lenker til rettleiarar frå Nasjonalarkivet

• Rettleiar for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer
• Rettleiar for systemoversikt med beskrivelsar
• Rettleiar for dokumentasjon av arkivansvar
• Korleis planlegge langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale?
• Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer
• Veiledere for etablere internkontroll for arkiv 
• Veileder for arkiv ved interkommunale samarbeid
• Veileder for bevaring av nettsteder 
• Arkivpliktig informasjon i felles saksbehandlingssystem
• Hvordan planlegge ordning og listeføring av papirarkiv