Historikk

Hvordan startet IKA Rogaland? 

Statsarkivet i Stavanger ble opprettet i 1970. Allerede tidlig i 1970-årene kunne daværende statsarkivar Hans Eivind Næss, etter flere kommunebesøk i fylket, rapportere at verdifullt arkivmateriale av betydelig omfang hadde gått tapt eller var i ferd med å gå tapt. Spesielt ødeleggende virkning hadde kommunesammenslåingene i 1960-årene hatt. Gammelt arkivmateriale lå ofte gjenglemt i nedlagte kommunehus. 

I utgangspunktet ønsket Næss å opprette en egen kommuneavdeling ved Statsarkivet som skulle finansieres av fylkeskommunen, men dette ble raskt skrinlagt da fylkeskommunen ikke ville påta seg det økonomiske ansvaret for en slik avdeling. I stedet ble det oppnevnt en styringsgruppe, som utarbeidet retningslinjer for en interkommunal arkivordning med statsarkivaren som driftsansvarlig. I løpet av høsten 1975 hadde 13 kommuner sluttet seg til, og Interkommunalt Arkiv i Rogaland ble formelt stiftet 1. januar 1976. 

IKA har helt fra starten vært organisert med et representantskap sammensatt av ett medlem fra hver av de samarbeidende kommunene. Representantskapet godkjenner budsjett og regnskap og velger styret, som har ansvaret for driften. 

Kommunearkiv på 1980 og 1990-tallet 

I de første årene var det mye ordning og katalogisering av kommunenes eldre arkiver. De første katalogene med en fullstendig oversikt over slike arkiv var ferdige i 1987, til 150-årsjubileet til formannskapslovene og det norske lokalstyret. Arkivfaglig rådgivning og opplæring var også tidlig tjenester som ble tilbudt kommunene. På 1980-tallet ble det dessuten brukt mye ressurser på å samle inn og katalogisere privatarkiv og fotosamlinger, det siste i nært samarbeid med Statsarkivet. 

Til å begynne med ble arkivene stort sett oppbevart i kommunene. Ansatte ved IKA tok med seg arkivene inn til Stavanger for ordning, katalogisering og etikettering, og returnerte dem etterpå. I 1992 fikk Norge en arkivlov, som førte til større oppmerksomhet rundt bevaring av arkiv, selv om den ikke trådte i kraft før 1999.  IKA fikk i 2002 eget depotlokale, og kunne ta imot papirarkiver fra kommunene. I dag oppbevarer og forvalter IKA nesten 14000 hyllemeter arkiv for eierne. Arkivene stammer i hovedsak fra tidlig 1800-tall og fram til i dag, og inkluderer alt fra håndskrevne protokoller med gotisk skrift til fotografier og elektroniske filer. 

Kommunale arkiv på 2000-tallet 

Arkivloven og forskriftene inneholdt også regler om arkivplan og elektroniske arkiv. Dette hadde vært viktige satsingsområder for IKA og kommunene allerede fra slutten av 1980-tallet. Nettløsningen Arkivplan.no ble utarbeidet og lansert i 2003 i samarbeid med andre kommunale arkivinstitusjoner og med støtte fra ABM-utvikling. Det samme gjaldt et system for bistand med og mottak av elektroniske deponeringer. 

I løpet av 2000-tallet gikk de fleste av IKAs eiere over til å jobbe fullelektronisk. Dette krevde ny kunnskap innen rådgivning og veiledning for IKAs del. Det var fremdeles mye arkivmateriale på papir igjen hos eierne, og dermed måtte IKA kunne bistå både med moderne elektronisk arkivdanning og innen eldre tids papirarkiv.  

Etter kommunesammenslåingen i 2020 gikk Finnøy, Rennesøy og Stavanger kommune sammen, og deponert materiale fra Finnøy og Rennesøy ble da overført fra IKA til Stavanger byarkiv. Forsand kommune gikk sammen med Sandnes kommune. Sandnes overtok dermed ansvaret for de eldre arkivene etter Forsand. 

Samfunnsoppdrag 

Hvert år tar IKA imot studenter fra Universitetet i Stavanger. Sammen med Nasjonalarkivet tilbyr vi studentene et undervisningsopplegg innen ulike områder av arkivfaget. Studentene utfører forskjellige arbeidsoppgaver knyttet til papirdepot og elektronisk depot i de månedene de har arbeidspraksis hos oss. 

Samarbeid med KDRS og Digi Rogaland 

Etter hvert som flere og flere eiere overførte uttrekk fra elektroniske system til sikringsdepot hos IKA, ble det behov for å gi innsyn og gjøre oppslag i disse. I løpet av 2000-tallet jobbet IKA Rogaland og flere andre kommunale arkivinstitusjoner (KAI) tett sammen med KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter) for å få på plass en innsynsløsning som kunne brukes både internt på IKA og av eierne. I løpet av 2024 ble den første versjonen av KDRS Søk & vis lansert. Løsningen er under stadig utvikling, men er testet og tatt i bruk av flere av IKAs eiere.  

Gjennom samarbeid med andre arkivinstitusjoner har IKA Rogaland vært sentral i arbeidet med å utvikle standarder og metoder for digital arkivering. Samtidig som antall av innsynsforespørsler i digitale arkiver har økt, har forståelsen for viktigheten av å deponere elektronisk arkiv har blitt langt større. IKA trenger ikke lenger å oppsøke eierne for å hente inn arkiv, de tar kontakt med oss for å deponere. 

Digi Rogaland er også en viktig samarbeidspartner for IKA. Digi Rogaland er et nettverk som bistår kommunene i Rogaland med anskaffelser av nye elektroniske løsninger. IKA Rogaland bistår ved å komme med innspill om elektronisk langtidsbevaring i anbudsprosesser og ved å utvikle innsynsløsninger som kan tas i bruk når ett system avvikles til fordel for et nytt.  

IKA Rogaland oppbevarte ved utgangen av 2025 10, 3 terrabyte med uttrekk fra eiernes avsluttede elektroniske sak- og arkivsystem og fagsystem.  

Samarbeid med andre arkivinstitusjoner 

IKA Rogaland tilbyr i dag sine eiere tjenester knyttet til papir- og elektronisk depot, rådgivning, kurs, opplæring, webinarer, saksbehandling og formidling fra deponert materiale. Vi har skannet alle politiske møtebøker eldre enn 100 år fra kommunestyre og formannskap og publisert disse på Digitalarkivet. I tillegg har vi blant annet skannet kopibøker, journaler, skoleprotokoller og folketellinger. 

IKA bidrar i flere nasjonale utviklingsprosjekt for å forbedre mulighetene for å ta uttrekk av elektronisk arkiv, teste, etterbehandle og godkjenne disse. Med støtte fra Arkivverket og Rogaland fylkeskommune har vi kartlagt privatarkiv i fylket. På grunnlag av dette har vi utarbeidet en samhandlings- og bevaringsplan for privatarkiv for Rogaland. I tillegg tilbyr vi ordning av eldre papirarkiv til kostpris. 

De første ti årene var IKA lokalisert sammen med Statsarkivet i Stavanger i Norges Bank-bygget på Domkirkeplassen i Stavanger sentrum. I 1987 flyttet begge institusjonene til IMI-gården i Bergelandsgata 30. I 2017 flyttet IKA, Statsarkivet og Stavanger byarkiv til et nybygg, Arkivenes hus, på universitetsområdet på Ullandhaug. På Arkivenes hus samarbeider IKA med Nasjonalarkivet og Stavanger byarkiv om felles mottak, lesesal og utstillingsområde.  

Bro mellom fortid og framtid 

Ved årsskiftet 2026 trådte et nytt arkivregelverk i kraft. Dette er et viktig skritt inn i framtiden for hele arkivsektoren, og for IKA Rogaland. Det nye regelverk erstatter lovverket fra 1999, og er utformet for å møte dagens digitale virkelighet. Med et teknologinøytralt og framtidsrettet rammeverk legger lovverket til rette for trygg og effektiv håndtering av digital dokumentasjon og arkivdanning. 

For IKA Rogaland er dette regelverket en bekreftelse på den retningen institusjonen allerede har tatt. Det styrker IKAs rolle som rådgiver og samarbeidspartner i arbeidet med å sikre at dagens dokumentasjon også blir tilgjengelig for framtidens innbyggere. 

Fra en beskjeden start med papirarkiver i kjellere til dagens digitale løsninger og moderne arkivbygg, har IKA Rogaland vært en pioner i norsk arkivhistorie. I dag er institusjonen ikke bare en nøkkel til fortiden, men også en aktiv medspiller i utviklingen av framtidens dokumentasjonsforvaltning.