MENY

Deponering elektronisk arkiv

Elektroniske arkiv må tas uttrekk fra og deponeres til depot. IKA Rogaland er depot for elektronisk skapt arkiv for våre eiere. Vi har til nå mottatt over 150 uttrekk, og flere system ligger på vent. Vi samarbeider med andre arkivinstitusjoner, blant annet for å utvikle innsynsløsninger og mer effektive og rasjonelle måter å teste og behandle uttrekk på.

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

Elements, ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og Acos WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden (jf. arkivforskriften § 11). Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets hjemmeside. For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Eksempel på utfylt skjema finner du her. IKA har utarbeidet følgende veileder for kommunene for deponering ev elektronisk arkiv.

 

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene (KAI) i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Det er blant annet utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. Ved IKA Rogaland har vi tatt i bruk og gjort de nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne standardiserte måten å arbeide på, er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. Vi ved IKA Rogaland er aktivt med i dette arbeidet for en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring, betjening og formidling av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

KDRS har laget en video som beskriver produksjonslinjen.

 

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkivuttrekk som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS er eid av KAI-institusjoner over hele landet. KDRS har bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale. Denne har vi ved IKA Rogaland tatt i bruk. Alle avleveringer blir oppbevart i fire kopier, to hos KDRS på ulike steder i Trondheim (en server pr. KAI og back-up), ett tape-lager hos Arkivverket i Oslo og ett tape-lager hos Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. I alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Samtidig er data lagret på ulike steder med stor geografisk spredning. Sentralt i denne depotstrukturen står et depotforvaltningssystem som heter ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv ved det enkelte KAI og koordinere samarbeidet mellom e-arkivarer ved slike institusjoner. KDRS er også et koordinerende talerør inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv for KAI-institusjoner.

 

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. Ved IKA Rogaland publiserer vi regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta ut på Arkivportalen.

Ta kontakt dersom du har spørsmål eller ønsker råd og veiledning. 

 

Aktuelle veiledere og skjema

Aktuelt fra IKA

IKA stengt 15. og 16. september

På grunn av deltakelse på den årlige kommunearkivkonferansen vil IKA holde stengt onsdag 15. og torsdag 16. september.…

Grunnkurs i arkiv

IKA arrangerer grunnkurs i arkiv- og dokumentasjonsforvaltning 5. og 6. oktober. Gå til kalenderen i høyre marg for mer informasjon og påmelding.…

Den nye bevarings og kassasjonsmalen er klar

Den nye og reviderte bevaring og kassasjonsmalen er no klar og ligg tilgjengeleg under “arkivplan”!    …

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Lesesalen får normale opningstider!

Frå måndag 4. oktober vil det vere normale opingstider på lesesalen frå kl. 09.00-15.00, uansett om du skal besøke oss, Arkivverket, Stavanger byarkiv eller VID vitenskapelige høgskole.

Arkiver må bestilles seinast kl. 14 dagen før.

Annankvar onsdag frå 13. oktober og utover vil me ha langope fram til kl. 19.00.
... Se merSe mindre

Lesesalen får normale opningstider!

Frå måndag 4. oktober vil det vere normale opingstider på lesesalen frå kl. 09.00-15.00, uansett om du skal besøke oss, Arkivverket, Stavanger byarkiv eller VID vitenskapelige høgskole. 

Arkiver må bestilles seinast kl. 14 dagen før.

Annankvar onsdag frå 13. oktober og utover vil me ha langope fram til kl. 19.00.

Kommunebesøk til Karmøy 🏖
IKA har vore hos Karmøy kommune og har saman med arkivleiar laga ein plan for deponering framover.

IKA held også på med å lage ein plan for bevaring av privatarkiv i Rogaland og derfor besøkte me stadar med privatarkiv på Karmøy. Me blei blant anna tatt godt imot av Kopervik museum ved Stig Roar Olsen.
... Se merSe mindre

Kommunebesøk til Karmøy 🏖
IKA har vore hos Karmøy kommune og har saman med arkivleiar laga ein plan for deponering framover. 

IKA held også på med å lage ein plan for bevaring av privatarkiv i Rogaland og derfor besøkte me stadar med privatarkiv på Karmøy. Me blei blant anna tatt godt imot av Kopervik museum ved Stig Roar Olsen.

🎉Arkivforbundet fyller 35 år 🎉

6. september 1986 blei Arkivforbundet (Landslaget for Lokal- og Privatarkiv) stifta. Arkivforbundet har frå starten jobba med å fremma vern og formidling av kommunale og private arkiv i Noreg. I tillegg har dei alltid bidratt aktivt for å heva den arkivfaglege kompetansen.

IKA Rogaland ser fram til framleis godt samarbeid i åra som kjem, og gratulerer Arkivforbundet med 35 - årsjubileum!
... Se merSe mindre

🎉Arkivforbundet fyller 35 år 🎉
 
6. september 1986 blei Arkivforbundet (Landslaget for Lokal- og Privatarkiv) stifta. Arkivforbundet har frå starten jobba med å fremma vern og formidling av kommunale og private arkiv i Noreg. I tillegg har dei alltid bidratt aktivt for å heva den arkivfaglege kompetansen. 
 
IKA Rogaland ser fram til framleis godt samarbeid i åra som kjem, og gratulerer Arkivforbundet med 35 - årsjubileum!
Vis flere