IKA logo

Deponering elektronisk arkiv

Deponering elektronisk arkiv

Elektroniske arkiv må tas uttrekk fra og deponeres til depot. IKA er depot for elektronisk skapt arkiv for våre eiere. Vi har til nå mottatt over 180 uttrekk, og flere system ligger på vent. Vi samarbeider med andre arkivinstitusjoner, blant annet for å utvikle innsynsløsninger og mer effektive og rasjonelle måter å teste og behandle uttrekk på.

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

Elements, ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, jf. arkivforskriften § 11. Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets nettside. For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Her er eksempel på utfylt skjema. IKA har utarbeidet følgende veileder for kommunene for deponering ev elektronisk arkiv.

 

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Det er blant annet utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. IKA har tatt i bruk og gjort nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne standardiserte måten å arbeide på, er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. IKA er aktivt med i arbeidet for å få på plass en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring og tilgjengeliggjøring av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

KDRS har laget en video som beskriver produksjonslinjen.

 

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkivuttrekk som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS har medlemsinstitusjoner over hele landet. KDRS har bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale som IKA tok i bruk i 2016. Alle deponeringer blir oppbevart i fire kopier på tre forskjellige steder i Norge og i alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Sentralt i depotstrukturen står depotforvaltningssystem ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv hos medlemsinstitusjonene og koordinere samarbeidet mellom ansatte ved ulike institusjoner. KDRS er i tillegg et koordinerende talerør for medlemmene inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv.

 

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. IKA publiserer regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta på Arkivportalen.

Ta kontakt dersom du har spørsmål eller ønsker råd og veiledning.

 

Aktuelle veiledere og skjema

Sidestolpe

Aktuelt fra IKA

Arkivportalen

Alt arkivmateriale som IKA Rogaland oppbevarer er nå tilgjengelig på Arkivportalen.no. Her kan du nå søke deg frem til alt som er oppbevart her hos oss, per kommune eller hvordan du måtte ønske. For bestilling på arkivportalen må du logge inn, har du ikke bruker kan du trykke på logg inn og registrer deg nå. Når […]…

Pressemelding – ny daglig leder!

10. januar 2024 Maria Juul er tilsett som ny dagleg leiar for Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS Maria Juul kjem til IKA Rogaland frå Sokkeldirektoratet, (tidlegare Oljedirektoratet), der ho har vore tilsett sidan 2012, blant anna som prosjektleiar innan data, informasjon, IT og nye næringar. Maria er utdanna geolog frå Universitetet i Aarhus og har […]…

God jul!

Kommunekalender

april 2024
Ingen arrangement funnet!