Deponering elektronisk arkiv

Deponering elektronisk arkiv

Elektroniske arkiv må tas uttrekk fra og deponeres til depot. IKA er depot for elektronisk skapt arkiv for våre eiere. Vi har til nå mottatt over 200 uttrekk, og flere system ligger på vent. Vi samarbeider med andre arkivinstitusjoner, blant annet for å utvikle innsynsløsninger og mer effektive og rasjonelle måter å teste og behandle uttrekk på.

Selv om de gamle veilederne våre fortsatt inneholder nyttig og relevant informasjon, vil de i løpet av 2026 bli revidert og oppdatert slik at de er i tråd med gjeldende regelverk.

Aktuelle veiledere og skjema

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (som regel Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

Elements, ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og WebSak er eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er eksempler på ulike fagsystem.

Fra 1999 ble alle offentlige organ pålagt å benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden. Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon, Noark1, kom allerede i 1984,  deretter kom det flere versjoner i løpet av 1980- og 1990-tallet. Den siste versjonen, Noark5, kom i 2008. Noark5 tjenestegrensesnitt versjon 1.1 fra 2023 er sist oppdaterte versjon. For mer informasjon om Noark, viser vi til Nasjonalarkivets nettside.

Fra 2026 er det ikke lenger påbudt for offentlige organ å bruke Noark-standarden. Arkivsystem må i stedet ha enkelte funksjoner beskrevet i arkivforskrifta § 5. Det er fremdeles fullt mulig å bruke system som følger Noark-standard, de oppfyller alle krav i arkivforskrifta. IKA anbefaler at det tas Noark 5-uttrekk av system som er utformet i tråd med Noark 5.  For fagsystem er det som regel mest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved overføring av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Her er eksempel på utfylt skjema. IKA har utarbeidet følgende veileder for eierne for deponering ev elektronisk arkiv.

Behandling av uttrekk fra elektronisk arkiv ved IKA Rogaland

De kommunale arkivinstitusjonene i Norge (KAI) har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Det er blant annet utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. IKA har tatt i bruk og gjort nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne standardiserte måten å arbeide på, er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. IKA er aktivt med i arbeidet for å få på plass en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring og tilgjengeliggjøring av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

KDRS har laget en video som beskriver produksjonslinjen.

Depot for uttrekk fra elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkivuttrekk som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS har medlemsinstitusjoner over hele landet. KDRS har bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale som IKA tok i bruk i 2016. Alle deponeringer blir oppbevart i fire kopier på tre forskjellige steder i Norge og i alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Sentralt i depotstrukturen står depotforvaltningssystem ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv hos medlemsinstitusjonene og koordinere samarbeidet mellom ansatte ved ulike institusjoner. KDRS er i tillegg et koordinerende talerør for medlemmene inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv.

Katalogisering av uttrekk fra elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. IKA publiserer regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta på Arkivportalen.

Ta kontakt dersom du har spørsmål eller ønsker råd og veiledning.