MENY

Deponering elektronisk arkiv

Elektroniske arkiv må tas uttrekk fra og deponeres til depot. IKA Rogaland er depot for elektronisk skapt arkiv for våre eiere. Vi har til nå mottatt over 150 uttrekk, og flere system ligger på vent. Vi samarbeider med andre arkivinstitusjoner, blant annet for å utvikle innsynsløsninger og mer effektive og rasjonelle måter å teste og behandle uttrekk på.

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

Elements, ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og Acos WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden (jf. arkivforskriften § 11). Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets hjemmeside. For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Eksempel på utfylt skjema finner du her. IKA har utarbeidet følgende veileder for kommunene for deponering ev elektronisk arkiv.

 

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene (KAI) i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Det er blant annet utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. Ved IKA Rogaland har vi tatt i bruk og gjort de nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne standardiserte måten å arbeide på, er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. Vi ved IKA Rogaland er aktivt med i dette arbeidet for en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring, betjening og formidling av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

KDRS har laget en video som beskriver produksjonslinjen.

 

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkivuttrekk som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS er eid av KAI-institusjoner over hele landet. KDRS har bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale. Denne har vi ved IKA Rogaland tatt i bruk. Alle avleveringer blir oppbevart i fire kopier, to hos KDRS på ulike steder i Trondheim (en server pr. KAI og back-up), ett tape-lager hos Arkivverket i Oslo og ett tape-lager hos Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. I alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Samtidig er data lagret på ulike steder med stor geografisk spredning. Sentralt i denne depotstrukturen står et depotforvaltningssystem som heter ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv ved det enkelte KAI og koordinere samarbeidet mellom e-arkivarer ved slike institusjoner. KDRS er også et koordinerende talerør inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv for KAI-institusjoner.

 

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. Ved IKA Rogaland publiserer vi regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta ut på Arkivportalen.

Ta kontakt dersom du har spørsmål eller ønsker råd og veiledning. 

 

Aktuelle veiledere og skjema

Aktuelt fra IKA

IKA holder stengt i jula

IKA stenger kontoret (og lesesalen) fra og med 24. desember til og med 2. januar. Vi ønsker alle våre kontakter og forbindelser en god jul og et godt nyttår!…

Arkivdagen 2021: Barn i arkivet

Arkivdagen er et samarbeid mellom arkiver i hele Norden og omfatter alle typer arkivinstitusjoner. I Norge arrangeres dagen andre uke i november hvert år. Årets tema er «barn i arkivet». De ulike arrangementene skal vise at arkivene er åpne for alle, og vekke interesse for arkivene som formidlere av minner fra fortiden. IKA Rogaland har […]…

Nytt nummer av Arkheion

Arkheion er medlemsblad for de kommunale arkivinstitusjonene i Norge og tar sikte på å være fagtidsskrift for den kommunale arkivsektoren. Tema for siste nummer er digital transformasjon. Les bladet på Arkheion.no.…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

I dag har rådgjevar Beate Aasen Bøe lesarbrev i Stavanger Aftenblad. Der peiker ho på paradokset at sjølv om det har kome fleire private barnehagar og skular dei siste 20 åra, så er ikkje det framles ikkje arkivplikt for dei i forslaget til ny arkivlov. IKA Rogaland peika også på dette i deira høyringssvar til departementet. ... Se merSe mindre

I dag har rådgjevar Beate Aasen Bøe lesarbrev i Stavanger Aftenblad. Der peiker ho på paradokset at sjølv om det har kome fleire private barnehagar og skular dei siste 20 åra, så er ikkje det framles ikkje arkivplikt for dei i forslaget til ny arkivlov. IKA Rogaland peika også på dette i deira høyringssvar til departementet.

Me vil ønska alle ei riktig god jul og godt nytt år!

Foto: Olav Austigard - Jone Austigard ved Varden på Reinaknuten - 1962
... Se merSe mindre

Me vil ønska alle ei riktig god jul og godt nytt år! 

Foto: Olav Austigard - Jone Austigard ved Varden på Reinaknuten - 1962

Her hjelper IKA ansatte fra Haugesund kommune med å ordne og listeføre arkiv fra byens tidligere fattigstyre, som skal overføres til depot i Arkivenes hus.

Fattigstyret er forløperen til det som vi i dag kjenner som NAV . Fattigstyret ble lovpålagt i 1901. Før det hadde vi fattigkommisjonen, der presten var leder. Fattigstyret skiftet på slutten av 1940-tallet navn til forsorgstyret. På midten av 1964 skjedde det store endringer i dette arbeidet og forsorgstyret ble avviklet og erstattet med sosialstyret. Sosialstyret var lovpålagt til midten av 1990-tallet. I 2006 ble NAV opprettet.
... Se merSe mindre

Her hjelper IKA ansatte fra Haugesund kommune med å ordne og listeføre arkiv fra byens tidligere fattigstyre, som skal overføres til depot i Arkivenes hus.

Fattigstyret er forløperen til det som vi i dag kjenner som NAV . Fattigstyret ble lovpålagt i 1901. Før det hadde vi fattigkommisjonen, der presten var leder. Fattigstyret skiftet på slutten av 1940-tallet navn til forsorgstyret. På midten av 1964 skjedde det store endringer i dette arbeidet og forsorgstyret ble avviklet og erstattet med sosialstyret. Sosialstyret var lovpålagt til midten av 1990-tallet. I 2006 ble NAV opprettet.
Vis flere