MENY

Deponering elektronisk arkiv

Elektroniske arkiv må tas uttrekk fra og deponeres til depot. IKA Rogaland er depot for elektronisk skapt arkiv for våre eiere. Vi har til nå mottatt over 150 uttrekk, og flere system ligger på vent. Vi samarbeider med andre arkivinstitusjoner, blant annet for å utvikle innsynsløsninger og mer effektive og rasjonelle måter å teste og behandle uttrekk på.

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

Elements, ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og Acos WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden (jf. arkivforskriften § 11). Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets hjemmeside. For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Eksempel på utfylt skjema finner du her. IKA har utarbeidet følgende veileder for kommunene for deponering ev elektronisk arkiv.

 

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene (KAI) i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Det er blant annet utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. Ved IKA Rogaland har vi tatt i bruk og gjort de nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne standardiserte måten å arbeide på, er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. Vi ved IKA Rogaland er aktivt med i dette arbeidet for en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring, betjening og formidling av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

KDRS har laget en video som beskriver produksjonslinjen.

 

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkivuttrekk som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS er eid av KAI-institusjoner over hele landet. KDRS har bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale. Denne har vi ved IKA Rogaland tatt i bruk. Alle avleveringer blir oppbevart i fire kopier, to hos KDRS på ulike steder i Trondheim (en server pr. KAI og back-up), ett tape-lager hos Arkivverket i Oslo og ett tape-lager hos Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. I alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Samtidig er data lagret på ulike steder med stor geografisk spredning. Sentralt i denne depotstrukturen står et depotforvaltningssystem som heter ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv ved det enkelte KAI og koordinere samarbeidet mellom e-arkivarer ved slike institusjoner. KDRS er også et koordinerende talerør inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv for KAI-institusjoner.

 

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. Ved IKA Rogaland publiserer vi regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta ut på Arkivportalen.

Ta kontakt dersom du har spørsmål eller ønsker råd og veiledning. 

 

Aktuelle veiledere og skjema

Aktuelt fra IKA

Åpningstider i sommer

IKA har åpent som normalt i hele sommer, men alle bestillinger til lesesalen må sendes innen kl. 14:00 dagen før besøket.…

Nytt digitaliseringsprosjekt

IKA har fått midler av Arkivverket til å tilgjengeliggjøre arkiv fra avholdsbevegelsen på nett. Prosjektet hadde oppstart i mai og ferdigstilles i løpet av høsten. Les mer under “Aktuelle prosjekter” på denne siden.…

Åpningstider i forbindelse med påske

Fredag 8. april er siste åpningsdag før påske for lesesalen og Arkivenes Hus, men IKAs kontor og sentralbord er åpent 11. og 12. april. Fra og med onsdag 13. april har vi påskestengt. Vi ønsker alle våre gjester og forbindelser en riktig god påske!…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

I dag er det 100 år siden Randaberg kommune ble opprettet. Kommunen feirer i Randaberg sentrum 1.juli. Gratulerer! 🥳 Arkiv: Randaberg kommune - Formannskapet - Møtebok 1922 - 1938. ... Se merSe mindre

I dag er det 100 år siden Randaberg kommune ble opprettet. Kommunen feirer i Randaberg sentrum 1.juli. Gratulerer! 🥳 Arkiv: Randaberg kommune - Formannskapet - Møtebok 1922 - 1938.

«Dortea Husstøl skal få lovprising
om ho vil skriva ut ein tilvising
på koks til meg – hekto-l. tri
så eg kan brenna på det ei ri»,
skreiv forfattaren Torvald Tu til Dortea Husstøl, som jobba hos Klepp forsyningsnemnd.

I dag er det FNs dag for offentlege tenester, som er heilt sentrale for å byggje og oppretthalde eit samfunn. Dagen heidrar dei menneska som jobbar i offentleg sektor rundt om i verda, og nettopp difor passa det godt med denne lovprisinga av Dortea.

Forsyningsnemndene var ei offentleg teneste, som me ikkje har lenger i dag. Dei blei oppretta i 1939 og skulle sørge for fordeling av mangelvarer. Dei var aktive mange år etter krigen, heilt fram til ut på 1970-talet. Thorvald Tu skreiv fleire brev til Dortea og andre hos forsyningsnemnda og visstnok fekk han svar på rim også.

Kjelde: Klepp kommune - Forsyningsnemnda – 1939-1974
... Se merSe mindre

«Dortea Husstøl skal få lovprising
om ho vil skriva ut ein tilvising
på koks til meg – hekto-l. tri
så eg kan brenna på det ei ri»,
skreiv forfattaren Torvald Tu til Dortea Husstøl, som jobba hos Klepp forsyningsnemnd. 

I dag er det FNs dag for offentlege tenester, som er heilt sentrale for å byggje og oppretthalde eit samfunn. Dagen heidrar dei menneska som jobbar i offentleg sektor rundt om i verda, og nettopp difor passa det godt med denne lovprisinga av Dortea. 

Forsyningsnemndene var ei offentleg teneste, som me ikkje har lenger i dag. Dei blei oppretta i 1939 og skulle sørge for fordeling av mangelvarer. Dei var aktive mange år etter krigen, heilt fram til ut på 1970-talet. Thorvald Tu skreiv fleire brev til Dortea og andre hos forsyningsnemnda og visstnok fekk han svar på rim også. 

Kjelde: Klepp kommune - Forsyningsnemnda – 1939-1974

Kommentér på Facebook

Dorthea Donchardsdatter Carlsen Husstøl (1907-1971).

I dag er det verdens tobakksfrie dag. Før 1988 kunne en i Norge røyke når som helst og hvor som helst, men reaksjoner mot røyking kom lenge før det. For 50 år siden ble røyking under kommunestyremøter i Hå diskutert. Arkiv: Hå kommune – Formannskapet/Rådmannen - Saksarkiv 1964 – 1979. ... Se merSe mindre

I dag er det verdens tobakksfrie dag. Før 1988 kunne en i Norge røyke når som helst og hvor som helst, men reaksjoner mot røyking kom lenge før det. For 50 år siden ble røyking under kommunestyremøter i Hå diskutert. Arkiv: Hå kommune – Formannskapet/Rådmannen - Saksarkiv 1964 – 1979.
Vis flere