MENY

Deponering elektronisk arkiv

Elektroniske arkiv må tas uttrekk fra og deponeres til depot. IKA Rogaland er depot for elektronisk skapt arkiv for våre eiere. Vi har til nå mottatt over 150 uttrekk, og flere system ligger på vent. Vi samarbeider med andre arkivinstitusjoner, blant annet for å utvikle innsynsløsninger og mer effektive og rasjonelle måter å teste og behandle uttrekk på.

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

Elements, ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og Acos WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden (jf. arkivforskriften § 11). Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets hjemmeside. For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Eksempel på utfylt skjema finner du her. IKA har utarbeidet følgende veileder for kommunene for deponering ev elektronisk arkiv.

 

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene (KAI) i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Det er blant annet utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. Ved IKA Rogaland har vi tatt i bruk og gjort de nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne standardiserte måten å arbeide på, er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. Vi ved IKA Rogaland er aktivt med i dette arbeidet for en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring, betjening og formidling av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

KDRS har laget en video som beskriver produksjonslinjen.

 

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkivuttrekk som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS er eid av KAI-institusjoner over hele landet. KDRS har bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale. Denne har vi ved IKA Rogaland tatt i bruk. Alle avleveringer blir oppbevart i fire kopier, to hos KDRS på ulike steder i Trondheim (en server pr. KAI og back-up), ett tape-lager hos Arkivverket i Oslo og ett tape-lager hos Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. I alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Samtidig er data lagret på ulike steder med stor geografisk spredning. Sentralt i denne depotstrukturen står et depotforvaltningssystem som heter ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv ved det enkelte KAI og koordinere samarbeidet mellom e-arkivarer ved slike institusjoner. KDRS er også et koordinerende talerør inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv for KAI-institusjoner.

 

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. Ved IKA Rogaland publiserer vi regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta ut på Arkivportalen.

Ta kontakt dersom du har spørsmål eller ønsker råd og veiledning. 

 

Aktuelle veiledere og skjema

Aktuelt fra IKA

Lesesalen stengt i uke 28 og 29

På grunn av ferieavvikling vil ikke IKA betjene lesesalen i uke 28 og 29.…

Høring om forslag til endringer i Riksarkivarens forskrift

Riksarkivaren foreslår endringer i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift). Frist for høringen er 10. august 2021. Les mer på nettsiden til Arkivverket.…

Nytt nummer av Arkheion

Arkheion er medlemsblad for de kommunale arkivinstitusjonene i Norge og tar sikte på å være fagtidsskrift for den kommunale arkivsektoren. Tema for siste nummer er rettighetsdokumentasjon. Nummeret kan lastes ned på Arkheion.no.…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

På denne dag for 115 år siden ble Hvite bånd Ogna stiftet

Det var en lokalforening av den internasjonale, kristne, avholdsorganisasjonen for kvinner, Verdens kristne kvinners avholdsselskap (WCTU). I Norge var foreningene samlet i Det hvite bånd – Norske kvinners avholdsselskap.

Lokalforeningen ble stiftet 15. juli 1906. Da var medlemmer fra lokalforeningen i Egersund og andre samlet på Ogna skolehus til fest. Det ble besluttet å danne egen forening på Ogna. Fra starten hadde den 37 medlemmer, der 28 tidligere hadde vært med i Egersundforeningen. Formålet til foreningen var å arbeide for edruskap, fred og likestilling: "For gud, heim og alle folk".

Arkivreferanse: Hå kommune - Pa 36 Hvite bånd Ogna.
... Se merSe mindre

På denne dag for 115 år siden ble Hvite bånd Ogna stiftet 

Det var en lokalforening av den internasjonale, kristne, avholdsorganisasjonen for kvinner, Verdens kristne kvinners avholdsselskap (WCTU). I Norge var foreningene samlet i Det hvite bånd – Norske kvinners avholdsselskap. 

Lokalforeningen ble stiftet 15. juli 1906. Da var medlemmer fra lokalforeningen i Egersund og andre samlet på Ogna skolehus til fest. Det ble besluttet å danne egen forening på Ogna. Fra starten hadde den 37 medlemmer, der 28 tidligere hadde vært med i Egersundforeningen. Formålet til foreningen var å arbeide for edruskap, fred og likestilling: For gud, heim og alle folk. 

Arkivreferanse: Hå kommune - Pa 36 Hvite bånd Ogna.

I dag markeres den internasjonale befolkningsdagen. Den setter fokus på befolkning, fattigdom og reproduktiv helse. Kommunale arkiver kan fortelle mye om disse temaene.

Arkivmateriale etter Helserådene, som eksisterte fra midten av 1800-tallet frem til 1988, er en spennende kilde. Helserådene hadde som hovedmål å forebygge sykdom og bedre helseforholdene for innbyggerne. De var hjemlet i Sunnhetsloven av 1860.

Hvert år måtte helserådene føre medisinalberetninger, der det blant annet ble opplyst om antall fødsler og dødsfall i kommunen. Her er bilde fra medisinalberetningen fra Sand i 1935, som viser fødselsoverskudd.
... Se merSe mindre

I dag markeres den internasjonale befolkningsdagen. Den setter fokus på befolkning, fattigdom og reproduktiv helse. Kommunale arkiver kan fortelle mye om disse temaene.

Arkivmateriale etter Helserådene, som eksisterte fra midten av 1800-tallet frem til 1988, er en spennende kilde. Helserådene hadde som hovedmål å forebygge sykdom og bedre helseforholdene for innbyggerne. De var hjemlet i Sunnhetsloven av 1860.

Hvert år måtte helserådene føre medisinalberetninger, der det blant annet ble opplyst om antall fødsler og dødsfall i kommunen. Her er bilde fra medisinalberetningen fra Sand i 1935, som viser fødselsoverskudd.

📐🧮Hjernetrim i ferien? 📏📚

Det blei ikkje eksamen for dei som gjekk ut av grunnskulen i år, og fleire har for lengst tatt seg ein velfortent feire. Likevel kan det vere lurt å halde hjernen i aktivitet, og me har difor funne fram nokre eksamensoppgåver frå folkeskulen i Time frå åra 1930, 1936 og 1945 til å bryne seg på. Oppgåvene var nok kvardagsleg gjenkjenneleg for ein 14-åring på Jæren.

Folkeskulen var den tidlegare namnet på den offentlege skulen i Noreg, og du tok eksamen etter 7 år. Etterpå var det mogeleg å bygge på med 1-årig framhaldsskule eller 2- 3-årig realskule. I 1969 gjekk ein over til 9-årig grunnskule, som blei 10-årig i 1997.

Kjelde: Time kommune- Skulestyret
... Se merSe mindre

📐🧮Hjernetrim i ferien? 📏📚

Det blei ikkje eksamen for dei som gjekk ut av grunnskulen i år, og fleire har for lengst tatt seg ein velfortent feire. Likevel kan det vere lurt å halde hjernen i aktivitet, og me har difor funne fram nokre eksamensoppgåver frå folkeskulen i Time frå åra 1930, 1936 og 1945 til å bryne seg på. Oppgåvene var nok kvardagsleg gjenkjenneleg for ein 14-åring på Jæren.

Folkeskulen var den tidlegare namnet på den offentlege skulen i Noreg, og du tok eksamen etter 7 år. Etterpå var det mogeleg å bygge på med 1-årig framhaldsskule eller 2- 3-årig realskule. I 1969 gjekk ein over til 9-årig grunnskule, som blei 10-årig i 1997. 

Kjelde: Time kommune- Skulestyret
Vis flere