MENY

Deponering elektronisk arkiv

Elektroniske arkiv må tas uttrekk fra og deponeres til depot. IKA er depot for elektronisk skapt arkiv for våre eiere. Vi har til nå mottatt over 180 uttrekk, og flere system ligger på vent. Vi samarbeider med andre arkivinstitusjoner, blant annet for å utvikle innsynsløsninger og mer effektive og rasjonelle måter å teste og behandle uttrekk på.

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

Elements, ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, jf. arkivforskriften § 11. Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets nettside. For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Eksempel på utfylt skjema finner du her. IKA har utarbeidet følgende veileder for kommunene for deponering ev elektronisk arkiv.

 

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Det er blant annet utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. IKA har tatt i bruk og gjort nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne standardiserte måten å arbeide på, er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. IKA er aktivt med i arbeidet for å få på plass en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring og tilgjengeliggjøring av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

KDRS har laget en video som beskriver produksjonslinjen.

 

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkivuttrekk som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS har medlemsinstitusjoner over hele landet. KDRS har bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale som IKA tok i bruk i 2016. Alle deponeringer blir oppbevart i fire kopier på tre forskjellige steder i Norge og i alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Sentralt i depotstrukturen står depotforvaltningssystem ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv hos medlemsinstitusjonene og koordinere samarbeidet mellom ansatte ved ulike institusjoner. KDRS er i tillegg et koordinerende talerør for medlemmene inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv.

 

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. IKA publiserer regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta på Arkivportalen.

Ta kontakt dersom du har spørsmål eller ønsker råd og veiledning.

 

Aktuelle veiledere og skjema

Aktuelt fra IKA

Ny nettutstilling om arkiv etter avholdsforeninger

IKA har fått utviklingsmidler fra Arkivverket til prosjekt om digitalisering og tilgjengeliggjøring av avholdsarkiver. Prosjektet er nå avsluttet og under utstillinger er det lagt ut en nettutstilling om arkiv etter avholdsforeninger. I tillegg er digitaliserte arkivsaker publisert på Digitalarkivet.…

Oppdatert veileder for deponering av elektronisk arkiv

Arbeidet med bevaring og tilgjengeliggjøring av digitalt skapt arkiv er i rask utvikling. IKA har følgelig behov for å komme med noen oppdaterte anbefalinger. Dette gjelder særlig for kommuner som har deponert eller planlegger å deponere uttrekk fra nylig avslutta systemer som fortsatt er i hyppig bruk. Den oppdaterte veilederen finner du nederst på siden […]…

Kurs i forvaltningsrett

Advokat Kurt O. Bjørnnes holder kurs i forvaltningsrett for IKA Rogaland på Arkivenes hus tirsdag 18. oktober kl 09:30 – 15:30. Kurset tar for seg forvaltningsloven og de viktigste reglene i offentleglova. Kurset passer for deg som jobber i offentlig forvaltning, og du trenger ingen forkunnskaper for å delta på kurset. Tema som vil bli […]…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

2 uker siden

Interkommunalt Arkiv i Rogaland

Denne helgen, 11.-13. november, markeres Arkivdagen. I anledning skeivt kulturår har vi sammen med Arkivverket laget en liten utstilling på lesesalen i Arkivenes Hus, noe som passer bra siden tema på årets arkivdag er skeive arkiver. Arkivdagen er et samarbeid mellom arkiver i hele Norden og omfatter alle typer av arkivinstitusjoner. Hensikten med dagen er å vekke interesse for arkivene som samfunnets minne – både for fortid og framtid. I utstillingen vises blant annet korrespondanse mellom dikteren og forfatteren Torvald Tu og forsyningsnemnda i Klepp kommune. #arkivdagen #skeivtkulturår2022 #arkiv #arkiveneshus ... Se merSe mindre

Denne helgen, 11.-13. november, markeres Arkivdagen. I anledning skeivt kulturår har vi sammen med Arkivverket laget en liten utstilling på lesesalen i Arkivenes Hus, noe som passer bra siden tema på årets arkivdag er skeive arkiver. Arkivdagen er et samarbeid mellom arkiver i hele Norden og omfatter alle typer av arkivinstitusjoner. Hensikten med dagen er å vekke interesse for arkivene som samfunnets minne – både for fortid og framtid. I utstillingen vises blant annet korrespondanse mellom dikteren og forfatteren Torvald Tu og forsyningsnemnda i Klepp kommune.  #arkivdagen #skeivtkulturår2022 #arkiv #arkiveneshus

2 måneder siden

Interkommunalt Arkiv i Rogaland

Tusen takk til alle som kom innom Stavanger byarkiv, Arkivverket og oss på IKA for å vera med på Matløypa på Arkivenes hus på søndag. Her er nokre flotte teikningar frå kunstneriske gjester som pyntar opp i fellesområdet.

#arkiv #matløypa2022 #hav
... Se merSe mindre

Tusen takk til alle som kom innom Stavanger byarkiv, Arkivverket og oss på IKA for å vera med på Matløypa på Arkivenes hus på søndag. Her er nokre flotte teikningar frå kunstneriske gjester som pyntar opp i fellesområdet.

#Arkiv #Matløypa2022 #Hav
Vis flere