Innsynsløsninger
I mange år har arkivdepot først og fremst vært et sted der kommunene leverer dokumentasjon når et system legges ned eller en tidsperiode avsluttes. Det har vært en trygg lagringsplass – men ofte lite synlig i den daglige driften hos kommunene. Nå endrer dette seg. Med moderne innsynsløsninger kan arkivdepot bli en aktiv del av kommunenes digitale arbeidsprosesser.
En innsynsløsning er en digital tjeneste som gjør det mulig å søke i og hente ut informasjon fra avsluttede fagsystemer. I stedet for å måtte åpne gamle systemer og manuelt lete kan brukerne få et enkelt og sikkert grensesnitt der dataene er tilgjengelige for søk og visning.
Når arkivdepot blir en del av arbeidsflyten
Digitaliseringen i kommunesektoren går raskt, og stadig flere arbeidsprosesser er blitt automatisert. Det stiller nye krav til hvordan arkivdokumentasjon håndteres.
Som Tor Eivind Johansen, daglig leder i Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter (KDRS) sier:
«Kommunene jobber stadig mer digitalt. Da må vi som forvalter dokumentasjonen deres også tilby tjenester som snakker samme språk. Analoge og manuelle rutiner passer rett og slett ikke inn i automatiserte prosesser og digitale arbeidsflyter.»
Med innsynsløsninger kan arkivdepotet levere strukturert informasjon tilbake til kommunene på en måte som passer inn i dagens systemer og arbeidsmetoder.
Raskere arbeid og bedre kvalitet
Når arkiverte data er lett tilgjengelige, får de ansatte i kommunen deres fjernarkiv tilbake. Det betyr at automatiserte arbeidsprosesser, statistikk og analysearbeid kan dra nytte av historisk dokumentasjon som tidligere var tungvint å hente ut.
Deponering blir starten, ikke slutten
I den tradisjonelle verden oppfattes deponering av arkiv som et sluttpunkt – «nå er systemet avsluttet». I en digital hverdag er deponering egentlig starten på noe nytt. Dataene blir tilgjengelige for gjenbruk i nye sammenhenger.
Johansen uttrykker dette slik:
«Hvis vi sørger for at dataene vi tar imot er godt strukturert, dokumentert og kvalitetssikret, kan vi faktisk gi kommunene noe tilbake: gjenbrukbar informasjon som kan mates inn i nye arbeidsprosesser, saksbehandling, statistikk eller analyser.»
Med andre ord: Et godt digitalt arkiv er ikke et bortgjemt lager, men en ressurs som skaper verdi over tid.
Et samarbeid som gir gevinster
For at arkivdepot skal bli en aktiv del av kommunenes arbeidsflyt, må flere ting falle på plass:
- Kommunene må stille tydelige krav til kvaliteten på struktur og uttrekk som skal deponeres.
- Arkivmiljøet må utvikle brukervennlige og trygge innsynsløsninger.
- Fagkompetanse og teknologiforståelse må gå hånd i hånd.
Digitalt arkivdepot blir en del av et økosystem som skal hjelpe kommunene med å være gode på dokumentasjon, kontroll og etterrettelighet – også når teknologien løper raskt.»
En ny epoke for arkivdepot
Innsynsløsninger gjør at arkivdepotet kan tre inn i kommunenes hverdag på en helt ny måte. Det som tidligere var vanskelig tilgjengelige data, blir nå en viktig del av beslutninger, arbeidsprosesser og digital utvikling.
Arkivet går fra å lagre informasjon til å aktivt støtte kommunens tjenester.
Kilde: KDRS.no/
