IKA Rogaland – et interkommunalt arkivsamarbeid

IKAs eiere.

​Hva er et interkommunalt selskap?

Et interkommunalt selskap (IKS) er en selskapsform der flere kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper går sammen om å løse oppgaver de har til felles. Slike samarbeid brukes ofte på områder som krever høy fagkompetanse og stabile, langsiktige løsninger – for eksempel innen arkiv, brann og beredskap, revisjon, avfall og tekniske tjenester.

Et IKS er et eget juridisk selskap og reguleres av IKS-loven. Selskapet er offentlig eid og demokratisk styrt, og eierne har direkte innflytelse gjennom politiske organer som representantskap og styre.

IKA – eiernes arkivdepot og kompetansesenter

Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA) er organisert som et IKS og er fullt ut offentlig eid. Selskapets oppgave er å ivareta eiernes behov for arkiv- og dokumentasjonstjenester og fungerer som et ikke-kommersielt fagmiljø.

Driften finansieres stort sett gjennom bidrag fra eierne, og kun en mindre del gjennom salg av tjenester til eierne. Som IKS kan IKA levere tjenester direkte til eierne innenfor regelverket for egenregi, noe som betyr at kommunene kan benytte IKAs tjenester uten å måtte gjennomføre en anbudsrunde først.

Andre IKS kan være eier av et IKS

IKA har til sammen 25 eiere. De fleste er kommuner og fylkeskommunen i Rogaland, men to av eierne er interkommunale selskaper. Ett av disse er IVAR IKS (IVAR).

IVAR er eid av flere kommuner i Sør-Rogaland og har ansvar for viktige samfunnsoppgaver innen vannforsyning, avløp samt avfall og gjenvinning. Denne virksomheten er strengt regulert og skaper store mengder dokumentasjon. Arkivene må forvaltes på en trygg og lovmessig måte, både for dagens behov og for framtidige generasjoner.

Arkivplikt og ansvar for langtidsbevaring for IKS

IKS er også omfattet av arkivregelverket. I § 3 i ny arkivlov står det at arkivlova også gjelder for selskaper som fatter vedtak eller utfører lovpålagte oppgaver på vegne av kommuner eller fylkeskommuner. Dette omfatter også langtidsbevaring, som betyr at dokumenter med varig verdi – for eksempel vedtak, avtaler og dokumentasjon av rettigheter og plikter – skal kunne brukes og forstås også langt inn i fremtiden.

Dersom et IKS blir lagt ned eller oppløst, skal arkivene fortsatt langtidsbevares. Etter arkivlova § 7 har eierkommunene et overordnet ansvar for dokumentasjonen, også når oppgaver er utført av et selskap. Arkivmateriale som er arkivpliktig, skal derfor overføres til en av eierkommunene eller til et godkjent arkivdepot, for eksempel IKA.

IKS – et robust samarbeid til felles beste

Grunnen til at kommuner velger interkommunale selskaper som IKA, er at samarbeid gir både faglige og økonomiske gevinster. Ved å gå sammen får eierne tilgang til spesialisert kompetanse som det ville vært vanskelig og kostbart å bygge opp hver for seg. Samling av ressurser gir også stordriftsfordeler og mer effektiv bruk av offentlige midler.

Samtidig er IKS-modellen demokratisk forankret og underlagt regler om offentlighet og innsyn. Det bidrar til tillit, kontroll og åpenhet i forvaltningen.

Andre områder hvor kommunene velger IKS samarbeidsformen er renovasjon og drift av havneanlegg. Men også innenfor mindre oppgaver kan kommunene velge og organisere seg i IKS som Opera Rogaland IKS (nedlagt desember 2025) og Stavanger konserthus IKS.

IKA Rogaland er et godt eksempel på hvordan kommuner og interkommunale selskaper kan løse viktige samfunnsoppgaver i fellesskap. Gjennom IKS-modellen kombineres faglig styrke, effektiv drift og demokratisk ansvar – til nytte for både offentlig sektor og innbyggerne i Rogaland.