Arkivfaglig ord og begrep fra A til Å

Sentrale arkivbegrep fra A – Å

A

Aktivt arkiv

Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. Kalles også dagligarkiv.

Arkiv

Arkiv-begrepet har flere betydninger:

1. Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres som ledd i virksomheten (1) hos en arkivskaper og samles som resultat av denne virksomheten (også kalt enkeltarkiv).
2. Oppbevaringssted for arkiv (1).
3. Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv (1), også kalt arkivtjeneste.
4. Det samme som arkivdepot.

Arkivbegrensning

Å skille ut materiale som ikke er arkivverdig, eller annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

Arkivdanning

Det å danne eller skape arkiv. Arkivdanning blir ofte brukt som fellesbetegnelse på de to første fasene i arkivmaterialets livssyklus; aktivt arkiv og bortsettingsarkiv, dvs. de fasene hvor arkivskaper har ansvaret for materialet (arkivdanningsfasen).

Arkivdel

En definert del av et arkiv. For eks. Emnearkiv, personalarkiv, elevarkiv. En arkivdel vil ofte være identisk med en arkivserie, men behøver ikke være det.

Arkivdepot

er et samlingssted der eldre, bevaringsverdig arkiv, som ikke lenger er i bruk for administrative formål, blir bevart og gjort tilgjengelig for bruk. Arkivdepotet kan være en egen institusjon som avlaster arkivskaperen for lagring av arkivmateriale og legger til rette for betjening og formidling fra materialet.

Arkivdokument

Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomheten et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning.

Arkivere

Å plassere et dokument i organets arkiv. For papirarkiv benyttes også “arkivlegging”, og når det er snakk om elektronisk arkiv sier vi vanligvis “lagre”.

Arkivformat

Standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Spesifisert i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII.

Arkivinstruks

Instruks for arkivarbeidet hos en arkivskaper. Intern instruks i en kommune, fylkeskommune, statlig etat eller annet offentlig organ.

Arkivkatalog

Katalog (oversikt) over arkivmateriale i et arkivdepot. En tradisjonell arkivkatalog består vanligvis av en innledning med overordnede opplysninger om arkivskaperen og arkivet og en arkivliste. Det er gjerne én eller flere slike kataloger for hvert enkeltarkiv. Men det finnes også overordnede kataloger som gir oversikt over arkivskapere og arkiver. I dag produseres arkivkatalogene vanligvis i et elektronisk system, en katalogdatabase, hvor strukturen kan være nokså forskjellig fra de tradisjonelle katalogene.

Arkivkode

En kode («verdi») som tildeles den enkelte sak i sak og arkivsystemet ut fra et ordningsprinsipp i en arkivnøkkel. Alt etter hvilket ordningsprinsipp som er benyttet, kan arkivkoden enten være en emnekode eller en objektkode, og den kan bestå av tall, bokstaver og andre tegn eller en blanding av disse. Tildeling og påføring av arkivkode kalles klassering.

Arkivleder (arkivansvarlig)

Daglig leder for arkivarbeidet og arkivtjenesten i et organ.

Arkivliste (arkivfortegnelse)

En oversikt over arkivmateriale som for eks. brukes ved bortsetting av arkiv.

Arkivlokale

Rom for oppbevaring av arkivmateriale over lengre tid.

Arkivnøkkel

Et system for ordning av arkiv, basert på ett eller flere ordningsprinsipper. Arkivnøkkelen beskriver inndelingsprinsipp(er) og rekkeordningssystem(er) og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes i rekkeordningen. Arkivnøkler er vanligvis inndelt etter emne. Det er derfor arkivforskriften i § 2-3 omtaler arkivnøkkelen som et klassifikasjonssystem og krever at den skal omfatte alle de saksområder organet jobber med.

Arkiv– og saksbehandlingssystem (arkivsystem, saksbehandlingssystem)

System for saksbehandling og arkivering. Vanligvis brukt om systemer for elektronisk saksbehandling og arkivering.

Arkivperiode

Tidsperiode for inndeling av arkiv, for eks. i forbindelse med bortsetting.

Arkivplan

Offentlige organ skal til enhver tid i henhold til arkivforskriftens § 4 1. ledd ha en ajourført arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i organet.

Arkivplikt

Arkivplikt betyr at offentlige virksomheter har plikt til å arkivere dokumenter som blir til gjennom driften til virksomheten. Når du skal vurdere arkivering, er det nok at dokumentet enten har blitt saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon. Et dokument kan være arkivpliktig uten å være sendt eller mottatt, og uten å være definert som et saksdokument.

Arkivportalen.no

Etablert i 2010. En nasjonal søketjeneste utviklet og driftet av stiftelsen Asta. Her kan du søke på tvers av de ulike arkivinstitusjonenes kataloger, og finne informasjon om hvilke historiske arkiver som er avlevert og deponert, og hvor arkivene er oppbevart.

Arkivserie

Del av et arkiv som er ordnet etter samme prinsipp. For eks. emnearkiv, personalarkiv, elevarkiv, byggesaksarkiv

Arkivskaper

En organisasjon eller en person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende.

Arkivstykke

Fellesbetegnelse på fysiske enheter i et arkiv. Betegnelsen benyttes først og fremst i forbindelse med bortsettings– og depotarkiver. De tradisjonelle arkivstykkene er esker, pakker og protokoller. Nyere typer er mikrofilmruller, magnetbånd, CD-plater osv.

Arkivsystem

Elektronisk system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentasjon som inngår i et arkiv. Et arkivsystem inneholder som regel dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for dokumentvedlikehold, i tillegg til administrasjon, utlån, søk, rapportering, statistikk m.m.

Arkivverdig

Med arkivverdig materiale menes dokumenter som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon. Det er innholdet som avgjør om det skal arkiveres eller ikke. Det er ingen forskjell på om dokumentasjonen er en SMS, e-post eller et brev.

Arkivverket

Statlig etat som består av Riksarkivet, 8 statsarkiver, Nasjonalt helsearkiv og Samisk arkiv og ledes av Riksarkivaren.

Arkivuttrekk

Et arkivuttrekk (også kalt bare uttrekk) betyr at vi henter ut bevaringsverdig informasjon fra et datasystem. Arkivuttrekket er uavhengig av det originale systemet. Et arkivuttrekk er bevaringsverdig slik det er, men vil bli justert for nødvendige tekniske endringer for å fortsatt kunne bruke informasjonen.

ASTA

Stiftelsen Asta er et arkivfaglig konsulenthus som tilbyr rådgiving, opplæring, ordning og prosjektledelse.

Autentisitet (autentisk dokument)

Ekthet eller opprinnelighet. Et autentisk dokument er et dokument som er det det gir seg ut for å være, altså det motsatte av en kopi eller en forfalskning.

Avlevering

At et avsluttet arkiv – eller avsluttet arkivdel – blir overført til et arkivdepot som overtar både råderett over og oppgaven med forvaltning av materialet. For statlige arkiv er det Arkivverket som overtar ansvaret.

Avleveringsliste

Liste over arkivmateriale som avleveres eller deponeres til arkivdepot.

Avskrivning

Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet. Vanlige avskrivingskoder er BU (brev ut), TO (til orientering, TE (til etterretning) og TLF (besvart pr telefon).

B

Bevarings– og kassasjonsplan (BK-plan)

En bevarings- og kassasjonsplan (BK-Plan) er en oversikt som viser hvilke arkiv eller arkivmateriale som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres og når det skal kasseres.

Bevaring

Arkivmateriale blir tatt vare på for ettertiden og bevart i et arkivdepot / digitalt depot.

Bortsetting av arkiv

Ved periodisering skal arkiv fra forrige periode settes bort eller plasseres i historiske databaser. Det er vanlig å ha minst den siste perioden tilgjengelig for søk og oppslag i kommunen. Kunsten er å sette bort det rette arkivmaterialet slik at brukerne fremdeles kan ha det mest aktuelle materialet lett tilgjengelig. Lang responstid og letestøy bør unngås.

Bortsettingsliste

Oversikt over arkivmateriale som overføres til bortsettingsarkiv.

D

Dagligarkiv (aktivt arkiv)

Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper.

Database

En database er en samling av data lagret på et elektronisk medium. Dataene brukes og vedlikeholdes gjennom et bestemt programsystem som kalles et databasesystem. Det finnes mange databasemodeller og tilhørende databasesystemer.

Datatilsynet

Datatilsynet er et offentlig norsk kontrollorgan med ansvar for at personvern og sikkerhet er ivaretatt i behandling av digitale dataregistre. Datatilsynet har bl.a. tilsynsoppgaver knyttet til personvern og behandling av personopplysninger.

Deponering

For kommunalt arkivmateriale foregår overleveringen til depot som en deponering, Til forskjell fra en avlevering, så overtar depotinstitusjonen ved en deponering kun oppgaven med forvaltning av materialet, mens ansvaret og råderetten fortsatt ligger hos kommunen.

DIAS (digital arkivpakkestruktur)

DIAS er en standard for bruk av standarder. DIAS-prosjektet var et samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivaren og fem sentrale kommunale aktører: Bergen byarkiv, Oslo byarkiv, IKA Møre og Romsdal, IKA Trøndelag og Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS) som ble sluttført i 2012. DIAS-prosjektet spesifiserte en generell norsk arkivpakkemodell som en definert bruksmåte av OAIS. DIAS-modellen angir hvordan standarder skal brukes i en arkivpakke.

Digitalt depot

I et digitalt depot bevares og tilgjengelig gjøres bevaringsverdige digitale arkiver. Det finnes ingen klar definisjon i norsk lovverk som sier hva et digitalt depot er eller hvordan det skal organiseres. OAIS-modellen gir et godt innblikk i hvilke oppgaver som et digitalt depot normalt har.

Digital signatur

Elektronisk verktøy som brukes for å identifisere utstederen av et dokument. Digital signatur gjør det mulig å teste om et elektronisk dokument er autentisk, ekte og uforandret.

Digitalarkivet.no

Arkivverkets publiseringskanal for arkivmateriale. Digitalarkivet er gratis å bruke og tilgjengelig for alle.

Digitalisering

Overføring av dokument fra papir, mikrofilm, lydbånd, film m.m. til digital versjon og elektronisk lagring.

Dokument

Ifølge arkivloven § 2: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. En litt mer utvidet definisjon er brukt i forvaltningsloven og offentleglova: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende.

Dokumentflyt

Dokumentenes «flyt» eller «gang» fra ledd til ledd i en behandlingsprosess.

E

eInnsyn.no (tidligere OEP – offentlig elektronisk postjournal)

En søketjeneste for alle som leter etter informasjon knyttet til offentlig sektor. eInnsyn publiserer postjournaler fra statlige, kommunale og fylkeskommunale organ, i tillegg til informasjon om møter og utvalg i disse.

Ekspedisjonsdato (ekspedert dato)

Dato som angir når et dokument er sendt ut (ekspedert).

Eldre arkiv

Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, jf. Arkivforskriften § 5-1.

Elektronisk arkiv

Arkiv som består av elektroniske dokumenter.

EPJ (Elektronisk pasientjournal)

Elektronisk pasientjournal er helsepersonells viktigste arbeidsverktøy. Det er en nedtegnelse av alle relevante og nødvendige opplysninger knyttet til en pasient i forbindelse med helsehjelp.

ESSArch

Et åpent tilgjengelig styringssystem for digitalt depot basert på fri programvare (åpen kildekode). ESSArch brukes av det svenske riksarkivet. DIAS-versjonen av ESSArch er fritt tilgjengelig for alt og alle.

F

Fagsystem

Elektronisk støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ, ofte tilrettelagt for håndtering av et stort antall saker som krever lik behandling.

Forfall (forfallsdato)

Frist for behandling av et mottatt dokument.

Forvaltningsorgan

Det samme som offentlig organ.

Fulltekstpublisering

Publisering av offentlige dokumenter i sin helhet i tilknytning til offentlig journal/postliste.

G

Gradering (beskyttelse av informasjon)

Påføring av kode etter sikkerhetsloven; begrenset, konfidensielt, hemmelig og strengt hemmelig, på informasjon som må beskyttes av hensyn til rikets sikkerhet, og etter beskyttelsesinstruksen; fortrolig og strengt fortrolig, for informasjon som må beskyttes av andre grunner. Beskyttelsesinstruksen gjelder for statsforvaltningen, mens sikkerhetsloven gjelder for både stat, fylke og kommune.

I

IKA / Interkommunalt arkiv

Arkivinstitusjon som drives av flere kommuner og eller fylkeskommuner i fellesskap. Interkommunale arkiv finnes i dag i de fleste fylker og fungerer vanligvis som arkivdepot for eierkommunene.

Innsyn

Det å gjøre seg kjent med opplysninger eller hele innholdet i et eller flere dokumenter.

Innsynsrett

Innsynsrett er den enkeltes rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i offentlige og private dokumenter og arkiver. En rekke lover har regler om denne retten:

Informasjonsplikt og innsynsrett etter Personopplysningsloven

Personopplysningsloven (lov nr. 38, 2018) § 1 fastsetter at EUs personvernforordning (EU 2016/679) gjelder som norsk lov, og bestemmelsene i forordningen går foran bestemmelser i norsk lov om samme forhold.

Personopplysningsloven og personvernforordningen gjelder etter lovens § 2 ved all helt eller delvis automatisert behandling av personopplysninger og ved ikke-automatisert behandling av personopplysninger som inngår i eller skal inngå i et register, bare med unntak av arkiver opprettet som ledd i rent personlige eller familiemessige aktiviteter eller for saker som behandles og avgjøres etter rettspleielovene (straffeprosessloven, tvisteloven, tvangsfullbyrdelsesloven med mer).

Personvernforordningen gir i artiklene 13, 14 og 15 rett for alle til å få opplyst blant annet hvilke opplysninger om dem selv som er registrert, hvordan registrering er foretatt, og hvem som er ansvarlig for registeret, med de begrensningene som er angitt i personopplysningslovens §§ 16 og 17 for opplysninger som kan skjermes blant annet av utenriks- eller sikkerhetspolitiske grunner, av hensyn til etterforskning, intern saksbehandling, personvern eller lovhjemlet taushetsplikt.

Dersom et personregister inneholder uriktige eller ufullstendige opplysninger om en person, eller opplysninger som ikke er tillatt registrert, kan vedkommende kreve at opplysningene rettes ved at de suppleres med de korrekte opplysningene (Personopplysningsforordningen art. 16). Det er er også regler om rett til sletting av opplysninger «uten unødig forsinkelse» blant annet når det ikke lenger er behov for disse eller registrering eller behandling av dem er ulovlig (art. 17).

Interne dokument (interne notat)

Interne dokument sendes mellom enheter innenfor et organ. Det finnes to typer interne dokument:

Internt dokument med oppfølging, ofte kalt N-notat, eller N-dokument

Internt dokument uten oppfølging, ofte kalt X-notat eller X-dokument

ISO (ISO-standard)

ISO er en verdensomfattende sammenslutning av nasjonale standardiseringsorganer. Organisasjonen utarbeider og publiserer internasjonale standarder. Standard Norge er det norske medlemmet av ISO. De har norsk enerett til å godkjenne ISO-standardene som Norsk Standard. Det finnes flere ISO-standarder som er relevante for arkiv.

J

Journal

Register over saksdokumenter som behandles i et organ. (I helsesektoren benyttes begrepet «journal» vanligvis om pasientjournaler.)

Journalføring

Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon i journalen. Noen interne dokument skal også registreres i journalen. Arkivforskriften § 9 viser til de bestemmelsene i offentlighetsloven som definerer dokumenttypene dette gjelder.

Journalpost

En enkelt registrering (innføring) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument (hoveddokument) med eventuelle vedlegg. I elektroniske journaler skal en journalpost alltid være knyttet til en sak, jf. Noark-standarden.

K

KAI (Kommunearkivinstitusjon)

Forkortelse for kommunale arkivinstitusjoner. I dag består KAI-miljøet av arkivinstitusjoner med en eller flere kommuner og/eller fylkeskommuner som eiere.

Kassasjon

Arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet/destruert på forsvarlig måte.

Kassasjonsliste

En oversikt over arkivmateriale som skal kasseres, eller er kassert.

Katalogisering

Registrering av/oversikt over arkivmateriale i en arkivkatalog.

KDRS

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter er et samvirkeforetak og ble stiftet i 2010. Medlemmene er kommunale og interkommunale arkivinstitusjoner fra hele landet. KDRS er et ressurssenter for kommunearkivinstitusjonenes digitale arkiv, de jobber aktivt for å utvikle og effektivisere langstidsbevaring av digitale arkiv innenfor kommunal og fylkeskommunal sektor. KDRS tilbyr digitalt depot for elektroniske arkiv til sine medlemmer.

K-kodesystem

Arkivnøkkel som brukes i kommunal sektor.

Klassering

Legge på en eller flere arkivkoder på en sak ifølge en arkivnøkkel.

Konsept

Uferdig dokument, utkast.

Konvertering

Omforme elektronisk informasjon fra et format til et annet, slik at informasjonen kan leses og bearbeides med annen programvare enn den som ble brukt til å framstille den. Brukes også om omforming av informasjon mellom maskinlesbare formater og formater som kan leses av mennesker.

Kopibok

Systematisk, vanligvis kronologisk, oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter fra et organ. Kopiboken kan også inneholde egenproduserte vedlegg til dokumentene. I et fullelektronisk arkiv vil kopiboken være del av systemet, det er ikke lenger påbudt å ta ut en oversikt for innbinding.

Kopimottaker

En mottaker som får kopi av et dokument (til informasjon/orientering), og som ikke har ansvar for å svare eller avskrive.

Korrespondansepartner

Organisasjon eller person som virksomheten mottar og sender post til.

KS (kommunesektorens organisasjon, tidligere kommunenes sentralforbund)

Alle norske kommuner og fylkeskommuner er medlemmer i KS. KS har som mål å ivareta medlemmenes felles interesser og fremme samarbeid dem imellom for å legge til rette for en mest mulig effektiv og serviceorientert lokalforvaltning.

Kvalitetssikring

Planlagte og systematiske aktiviteter som utføres for å oppnå at et produkt eller en tjeneste oppfyller bestemte krav til kvalitet.

L

Lakune

Betyr hulrom, grop, tomrom, og brukes når deler av arkivene mangler. Eksempel: “Det finnes ikke bevarte kirkebøker fra domkirken i Bergen mellom 1684 og 1718, de stadige brannene i Bergen må ta sin store del av ansvaret for disse lakunene.”

Livssyklus

Den utviklingen arkivdokumentasjon gjennomgår fra den oppstår og til den er lagret for framtiden i et arkivdepot (eller eventuelt blir kassert). Det er vanlig å operere med tre faser i en slik livssyklus: aktivt arkiv, bortsettingsarkiv og depotarkiv. De to første inngår i arkivdanningen.

M

Meroffentlighet (merinnsyn)

Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er mulig å unnta det fra offentlighet. Jf. offentlighetsloven § 11.

Metadata

Data om data; data som beskriver eller definerer andre data.

MOREQ (Model Requirements for the Management of Electronic Records)

En EU-standard for arkivdanning basert på ISO 15489. På mange måter kan Moreq sammenlignes med den norske Noark-standarden, men Norge kan ikke uten videre bruke arkivsystemer som er basert på krav i Moreq-standarden.

Møtebok

Kommunelovens betegnelse på protokoller fra møter i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner. En trenger ikke å binde inn møteboken når en har fullelektronisk arkiv, men enkelte kommuner velger å gjøre dette likevel.

N

NOARK

Norsk standard for elektronisk dokumentasjonsforvaltning. Standarden er utviklet og blir vedlikeholdt av Riksarkivaren.

O

OAIS (Open archival information system – ISO 14721)

Spesifiserer hvordan arkivobjekter skal bevares i autonome og selvdokumenterende arkivpakker. Standarden definerer også funksjoner og prosesser for å opprettholde arkivobjektenes lesbarhet og autentisitet i et arkivdepot.

Objektkode

Arkivkode etter et ordningsprinsipp basert på inndeling etter objekt. Eksempler på objektkoder er fødselsnummer, gårds- og bruksnummer, kommunenummer osv.

Offentlig journal (postliste)

En kopi av journalen som legges fram for publikum/innbyggere, ofte på internett. Opplysninger som er unntatt fra offentlighet, er skjermet.

Offentlighetsprinsippet

Allmennheten har rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlige forvaltningen. Offentlighetsprinsippet omfatter dokumentoffentlighet og møteoffentlighet.

Overlappingsperiode

Fase mellom gammel og ny arkivperiode, (etter periodisering), ofte de to første årene av en ny arkivperiode.

P

Part

Person eller virksomhet som berøres av avgjørelsen i en sak.

Partsinnsyn

Partene i en sak kan gjøre seg kjent med innholdet i sakens dokumenter. Retten til partsinnsyn er regulert i forvaltningsloven § 18.

Periodisering

Periodisering er å dele opp et arkiv i tidsperioder, slik at de eldste og minst aktuelle dokumentene kan tas ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklere å finne fram i det nyeste og mest aktuelle materialet. Du sikrer også at du får ryddet opp i arkivet og klargjort for uttrekk. Journalperiodene skal være på minst 4-5 år. For kommuner kan det ofte være gunstig å sette et skille hvert fjerde år, i takt med kommunevalget.

Du må alltid foreta et periodeskille når:

• det blir tatt i bruk et nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)
• det gjøres store omorganisereringer (Jf. Arkivforskriften § 17 – Overføring av arkiv mellom organ)
• Kommunen går over fra papirarkiv til elektronisk arkiv

Personopplysning

Ifølge personopplysningsloven § 2: Opplysning og vurdering som kan knyttes til en enkeltperson. Typiske personopplysninger er navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer. Et bilde blir en personopplysning om det er mulig å kjenne igjen personer på det. Lydopptak kan være en personopplysning og biometri, slik som fingeravtrykk, irismønster, hodeform er også personopplysninger. Registreringsnummeret på en bil kan være en personopplysning hvis det kan knyttes til en bestemt person. Opplysninger om atferdsmønstre er også regnet som personopplysninger.

Personvern

Å sikre at noens personopplysninger behandles på en slik måte at de ikke skader vedkommendes interesser.

Pliktavlevering

Pliktavlevering er en plikt til å avlevere allment tilgjengelig materiale som man har produsert, til institusjoner som Nasjonalbiblioteket. I Norge er det lov om avleveringsplikt for allment tilgjengelige dokument også kalt pliktavleveringsloven av 9. juni 1989 som regulerer dette.

Presedens

Viktig avgjørelse i en sak som gir regler for hvordan like saker skal behandles.

Primærkode

Hovedarkivkode som saken klasseres etter.

Privatarkiv

Privatarkiv er arkiv som er produsert av andre enn offentlige instanser. De vanligste privatarkivene er etter bedrifter, organisasjoner, institusjoner, stiftelser, enkeltpersoner og familier. Kildene fra privatarkivene er avgjørende for å få et bredt og representativt kildemateriale for beskrivelse av et samfunns historie.

Produksjonsformat

Format som et elektronisk dokument er produsert i, dvs. vanligvis det lagringsformatet som benyttes av et tekstbehandlingssystem, for eks. Word.

Protokoll

Innbundet dokument (bok) med blanke ark som benyttes til føring av møtereferater, registre osv. Protokoller kan også produseres i ettertid ved innbinding av arkivmateriale på løse ark, for eksempel manuelle journaler.

Proveniens (proveniensprinsipp)

Arkivdokumenter skal ikke reorganiseres i ettertid, men beholde den orden de hadde da de ble skapt.

Proveniensprinsippet

Proveniens betyr «herkomst, opphav, avstamning». Det benyttes innen mange fagområder, blant annet innen botanikk, arkeologi, kunsthistorie og arkivteori. Proveniensprinsippet som et begrep innen arkivfaget ble etablert på 1800-tallet. Kjernen i proveniensprinsippet er at hvert arkiv skal behandles som en avsluttet enhet, og ikke blandes med andre arkiv. Det er viktig å beholde og dokumentere konteksten (eller sammenhengen) som arkivdokumenter oppstår i. Dette bidrar til å bevare arkivdokumentenes verdi som rettsdokumenter og historiske kilder. Arkivets indre orden skal respekteres i hele arkivets livsløp, og ikke endres når arkivene avsluttes.

R

Redundans

Overskudd, overflod eller gjentagelse av dokumentasjon eller informasjon. Redundans oppstår når samme dokumentasjon finnes arkivert flere steder. Hovedregelen er at redundant materiale skal kasseres.

Referatsak

Et dokument som blir lagt fram for et utvalg til orientering.

Rettighetsdokumentasjon

Dokumentasjon vedrørende lovbestemte rettigheter for enkeltpersoner eller grupper av personer”. Innen offentlig forvaltning behandles det store mengder rettighetsdokumentasjon, bl.a. innen barnevern, sosial, oppvekst, (tann)helse osv.

Relasjonsdatabase

Database som består av flere tabeller (registre), og hvor forholdet (relasjonen) mellom poster i tabellene er angitt ved henvisninger til postenes identifikasjonsnummer eller lignende.

Rensing (av arkivmateriale)

Fjerning av binders, plast, strikk, tape m.m. fra papirarkiv.

Restanse

Mottatt dokument som ikke er besvart eller avskrevet med kode.

S

Sak

Et spørsmål som er til behandling enten på initiativ fra organet selv, eller på grunn av en henvendelse utenfra. “Sak” brukes også om selve behandlingsforløpet.

En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, merknader m.m. som oppstår i behandlingsforløpet.

I et elektronisk sak– og arkivsystem (NOARK) består en sak av en eller flere journalposter med tilhørende hoveddokumenter og eventuelle vedlegg. Journalpostene er knyttet sammen under en felles identitet: saksnummeret.

Saksansvarlig

Saksbehandler som er ansvarlig for sakens behandling i sin helhet, og for å sende saken til avslutning.

Saksbehandler

Den personen i organet som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Kan være den samme som saksansvarlig, men det er ikke krav om dette.

Saksbehandling

er det du gjør med et dokument i egenskap av din stilling i virksomheten. Det skal generelt lite til av overveielse før noe regnes som saksbehandling.

Saksdokument

Et saksdokument er et dokument som har blitt sendt til, lagt fram for, mottatt av eller opprettet av virksomheten/kommunen. Det gjelder ansvarsområdet til virksomheten, har betydning for en sak og har verdi som dokumentasjon.

Saks- og dokumentnummer

Identifikasjonsnummer for registrerte dokumenter i et elektronisk journal- og arkivsystem basert på Noark-standarden. Nummeret tildeles den enkelte journalpost når den opprettes. Saksnummeret er et felles identifikasjonsnummer for hele saken, mens dokumentnummeret er et løpenummer for registrerte dokumenter (journalposter) innenfor saken.

Saksframlegg

I kommunal og fylkeskommunal forvaltning: Saksframlegget inneholder administrasjonens utredning og eventuell innstilling i saker som skal behandles i politiske organer.

Sekundærkode

Underoppdeling av den primære arkivkoden.

Sensitive personopplysninger (særlige kategorier i artikkel 9 i personvernloven)

All bruk av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag for å være lovlig. I personopplysningsloven er det flere kategorier av opplysninger som det skal mer til for å kunne behandle enn andre opplysninger.

Opplysninger dette gjelder er:

• opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse
• opplysninger om politisk oppfatning
• opplysninger om religion
• opplysninger om filosofisk overbevisning
• opplysninger om fagforeningsmedlemskap
• genetiske opplysninger
• biometriske opplysninger (når behandlingsformålet er å entydig identifisere noen)
• helseopplysninger
• opplysninger om seksuelle forhold
• opplysninger om seksuell legning

SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases)

Åpent format som er utviklet for å arkivere relasjonsdatabaser utenfor systemet de ble skapt i ved å konvertere innholdet i basene til XML (Extensible Markup Language).

T

Tabelluttrekk

Datauttrekk fra databasetabeller, eventuelt andre uttrekk som består av strukturerte data som presenteres i tabellform. Jf. Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Taushetsplikt

Taushetsplikt er et forbud mot å røpe opplysninger. Taushetsplikt kan følge av lov eller avtale. Hvilke opplysninger som er omfattet av taushetsplikt, vil bero på den nærmere bestemmelse som fastsetter taushetsplikt. Brudd på taushetsplikt kan medføre straff, erstatningsansvar, disiplinære reaksjoner m.m. Forvaltningsloven § 13 pålegger alle offentlige ansatte taushetsplikt om enkelte opplysninger en får kjennskap til i arbeidet. Dette gjelder andres personlige forhold og forretningshemmeligheter. Denne taushetsplikten gjelder også innleide firmaer. Taushetsplikten gjelder livet ut, også etter at den som er beskyttet av taushetsplikten er død.

Tilleggskode

Arkivkode som kan brukes i tillegg til primærkode, og eventuelt sekundærkode, både på saksnivå og på journalpostnivå. På journalpostnivå kan det da være ulik tilleggskode fra journalpost til journalpost innen samme sak.

U

Unntatt offentlighet

Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så lenge det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov. Taushetsbelagte opplysninger skal unntas. Flere opplysninger kan også unntas i medhold av lov. Hele eller deler av saks- og dokumentopplysningene kan derfor være skjult. Unntakshjemmelen forklarer hvorfor informasjonen er unntatt eller skjult for offentligheten.