Ordningsprosjekter – papirarkiv
Før arkiv kan deponeres til IKA Rogaland, må det ordnes og listeføres i henhold til bestemmelsene i kapittel 6 i riksarkivarens forskrift og retningslinjene som IKA har utarbeidet.
Hva er ordning?
Ordning av arkiv innebærer fjerning av plast, binders, gummistrikk, samtidig som arkivbegrensning og kassasjon utføres i henhold til gjeldende regelverk. Materialet blir deretter lagt i godkjente arkivbokser eller bundet inn. Arkivstykkene merkes med navn på organet, innhold og årstall før de registres på en avleveringsliste. Når materialet kommer til IKA blir det plassert i hyller og listene importeres inn i katalogsystemet ASTA. Opplysningene i ASTA publiseres på Arkivportalen og er dermed tilgjengelig for publikum.
IKA utfører ordningsoppdrag
Mange av kommunene i Rogaland har fremdeles større mengder uordnet arkivmateriale som ikke er klargjort for deponering. Ved å overføre eldre arkivmateriale til depot, frigjør kommunen plass og sørger for at sikkerheten til materialet blir ivaretatt. Det er også lovpålagt å overføre eldre og avslutta arkivmateriale til depot når det er 25-30 år. Ved at IKA utfører ordningsarbeidet sikrer kommunen seg at arbeidet blir gjort etter gjeldende regelverk og at materialet blir mer tilgjengelig.
IKA Rogaland kan påta seg større ordningsoppdrag. Ta kontakt med oss for et tilbud.