Arkivfaglige tema

Definisjon 

Privatarkiv: arkivmateriale som ikkje er skapt av ei offentleg verksemd. Eksempler på arkiv etter private aktørar er bedriftsarkiv, (frivillig) organisasjonsarkiv, forenings-/lagsarkiv og arkiv etter privatpersonar. Arkiva varierer i omfang, frå kun ein protokoll/arkivboks, og opp til fleire titalls hyllemeter. 

Historikk 

På slutten av 1970-tallet og starten av 1980-tallet ordna og katalogiserte IKA fleire av privatarkiva som i dag er oppbevart i fjernarkiv, på biblioteka eller andre stader i kommunen. Etter dette har fokuset på privatarkiv vore mindre og ikkje systematisk retta. 

IKA si anbefaling 

Privatarkiv gjev eit rikt innblikk i lokalsamfunnet i den enkelte kommune og region. Mange privatarkiv er sterkt knytt til offentleg administrasjon, for eksempel lærarlag, politiske parti, idrettslag med meir. I tillegg kan arkiv etter hjørnesteinsbedrifter, turistmål eller andre attraksjonar bidra til å setja lys på lokalhistorien og lokalsamfunnet. IKA ser derfor positivt på å forvalta privatarkiv for, og saman med, kommunane.  

IKA vil likevel presisera følgande: 

• Kommunen må sjølv vurdera i kvart tilfelle om det er aktuelt å ta imot privatarkiv. Kommunen bør då ta stilling til verdien av arkivskapar si rolle i lokalsamfunnet, bevaringsverdien av arkivmaterialet, ordningsgrad og tilstand til arkivmaterialet. IKA kan hjelpa til i denne prosessen. 
• Når kommunen skal vurdera om eit privatarkiv er aktuelt for bevaring eller ikkje, anbefaler IKA å bruka “Bevarings- og samhandlingsplan for privatarkiv i Rogaland” 
• Det har tidlegare vore praksis å deponera privatarkiv hos kommunen. Altså at gjevar fortsatt eig materialet. Dette vil me  ikkje anbefala. Private arkivskaparar bør sei frå seg eigarskapet til materialet og gje det til kommunen. Kommunen kan i neste steg eventuelt deponera arkivet hos IKA.   
• Det kan forekomma kostnadar knytt til ordning av arkivmaterialet. Kostnadane bør, om muleg, dekkast av arkivskapar. 
• Kommunen kan stilla krav til arkivskapar, blant anna i forbindelse med ordning og kostnadar direkte knytt til arkivmaterialet. 
• Privatarkiv blir handsama på lik linje med offentlege arkiv når dei blir deponerte hos IKA, dette gjeld også eventuelle kostnadar ved deponering.  

For nokre private verksemder som er av særleg verneverdig interesse, kan det vera aktuelt å avlevera arkivmaterialet til Arkivverket. Meir informasjon om bevaring av privatarkiv og informasjon om korleis du kan søka prosjektmidler finn du på Arkivverket si heimeside

Regionmusea kan ha påtatt seg eit ansvar for å bevara privatarkiv frå enkelte områder. I Rogaland har me fem konsoliderte regionmuseer: Ryfylkemuseet, Haugalandsmuseet, Jærmuseet, Dalane folkemuseum og Museum Stavanger.

Avtalemal 

IKA har utforma ein avtalemal som kan brukast av kommunen ved overtaking av eigarskap for privatarkiv.

Kontakt oss gjerne dersom du treng råd eller rettleiing, eller har spørsmål om privatarkiv i din kommune.

Koronapandemien førte til auka bruk av strømming av politiske møte på nett. Difor er det ekstra aktuelt å vurdere om denne typen opptak har verdi som dokumentasjon for kommunen for ettertida. Politiske møter inneheld debattar og orienteringar som ikkje blir dokumentert gjennom møteboka. Arkivlova sitt formål er at ein skal ta vare på arkiv med kulturell eller forskningsmessig verdi. I ein kommune vil det alltid vere aktuelle saker og tema til ei kvar tid. På grunn av dette vil IKA anbefale å bevare strømming av politiske møter, minimum frå kommunestyre og fylkesting.

Det er likevel opp til kommunen sjølv å vurdere om dei treng eller ønsker å bevare meir dokumentasjon enn den som er pålagt, og å sette oppbevaringsfristar ut frå eigne behov.

Om kommunen vel å ta vare på opptaka, skal dei behandlast på same måten som anna arkivmateriale.  Arkivering etter Noark-standarden kan nyttast til arkivering av videoopptak, og Noark-standarden kan og vere eit utgangspunkt for å definere metadata for video. Hugs at Riksarkivaren si forskrift stiller krav til filformat: MPEG-2 (ISO/IEC 13818-2) eller MPEG-4/H.264 Part 10: Advanced Video Coding (ISO/IEC 14496-10).

Korleis dokumentere arkivansvar i interkommunale samarbeid?

Mange kommunar samarbeider for å tilby ulike tenester til innbyggarane. Ei undersøking i 2013 viste at det då var 850 formelle interkommunale samarbeid i Noreg. Det er ingen grunn til å tru at det har blitt færre slike samarbeid. Arkiva som vert skapt i interkommunale samarbeid er nødvendige i dagleg drift av tenestene, og dokumenterer kva tenester dei samarbeidande kommunane tilbyr innbyggarane sine. Ansvar for arkiv i interkommunale samarbeid skal dokumenterast i samarbeidsavtalen. Her er det viktig at arkivansvaret blir stadfesta og fordelt.

Avklaring av ansvar

Det er kommunen som er ansvarleg for at eigne system er godkjente for arkivering. Ved innkjøp av nye system til bevaringsverdig dokumentasjon må kommunen alltid sørge for at arkivfaglege krav er ivaretatt i kravspesifikasjonane.

Ansvar må fordelast internt i samarbeidet. I samarbeidsavtalen må følgande avklarast:

• at gjeldande rutiner for arkivering blir fulgt
• at arkivverdig dokumentasjon blir registrert og arkivert
• at arkivverdig dokumentasjon tilsette mottar, som e-post, SMS og meldingar frå andre stader, blir arkivert
• å føre kontroll med journalpostar i ulike statusar i sak og arkivsystemet
• å utarbeide rutiner for arkivdanninga
• å ivareta arkivfaglege høve ved organisasjonsendringar
• å bevaringsvurdere arkiva
• å kassere
• å utarbeide og følge opp rutiner for periodisering
• å ta uttrekk av elektroniske arkiv
• å holde kontakt med eksterne aktørar som er involvert i arbeidet, for eksempel leverandørar, konsulentar og arkivdepotet
• å utarbeide og følge opp plan for deponering
• å behandle krav om innsyn som gjeld deponert materiale

Avslutning av samarbeidet

Ved avslutning av samarbeidet må kommunen sørge for at det blir tatt uttrekk av systema. Uttrekk skal overførast til kommunen sitt arkivdepot. Kopi av nødvendig dokumentasjon blir ført tilbake til kommunen eller til nytt samarbeid

Arkivverket har laga ein rettleiar om å dokumentere arkivansvar og i rettleiaren til Arkivverket.

Rettleiar om interkommunale samarbeid

Riksarkivaren kom i 2009 med den første rettleiaren om interkommunale samarbeid. I 2018 jobba Arkivverket saman med samarbeidspartnarane i SAMDOK for å utarbeide ein oppdatert rettleiar. Samarbeidet resulterte i ei nettside som tek for seg ulike typar interkommunale samarbeid, og ser nærare på kva kommunane må tenke på, og vere klar over, når dei inngår slike samarbeid.

Les meir om dette på interkommunalearkiv.no

Korleis bygge opp arkivet til eit vertskommunesamarbeid?

Arkivverket har gitt råd om kva som er dei beste løysningane for å innrette arkivet og arkivdelene i eit felles system. Du kan lese  svar og anbefaling på deira nettside.

Rettleiar for utførsel av arkiv til utlandet

Rettleiar for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer

Rettleiar for systemoversikt med beskrivelsar

Rettleiar for dokumentasjon av arkivansvar

Korleis planlegge langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale?

Arkivvettregler i krisetid

Fagside om bevaring og kassasjon