Rutine for innbinding av møtebøker, kopibøker og journaler

Før levering av møtebøker, kopibøker eller postjournaler til innbinding hos IKA skal følgende være gjort:

• Fjern binders, stifter o.l.
• Fjern eventuelle hullforsterkere.
• Fjern bretter og sørg for at alle arkene som skal være med i møteboken har samme format (A4).
• Påse at arkene ligger i riktig rekkefølge kronologisk (eldste først).
• Påse at ingen saker mangler i protokollene.
• Påse at eventuelle registre er med.
• Ta bøkene ut av ringpermene og plasser dem i esker (kopipapir-esker egner seg bra).
• Det må være tydelig skille mellom hver protokoll (farget skilleark, D-binders, tau, strikk e.l.).
• Hver protokoll skal være tydelig merket med: kommunenavn, etat/virksomhet, utvalg/styre/råd (som har produsert protokollen, o.a.), årstall (evt. fra-til).
• Lag liste over protokollene på et innbindingsskjema med kopi til IKA.
• Ha alltid en ekstra kopi av de siste årenes protokoller i ringperm på kontoret (for å unngå slitasje på originalen).
• La protokollene være minst 1,5 cm tykke før de leveres IKA for innbinding

Ved tilbakelevering:

• Sjekk at antall protokoller stemmer og at arbeidet er korrekt utført. Gi oss straks beskjed ved uoverensstemmelser.
• Plasser pbrannrotokollene sikkert i hvelv, safe, bortsettingsarkiv, e.l.

Tilbake til “Faglige dokumenter”