Hva var starten på IKA Rogaland?
Statsarkivet i Stavanger ble opprettet i 1970. Allerede tidlig i 1970-årene kunne daværende statsarkivar Hans Eivind Næss, etter flere kommunebesøk i fylket, rapportere at verdifullt arkivmateriale av betydelig omfang hadde gått tapt eller var i ferd med å gå tapt. Spesielt ødeleggende virkning hadde kommunesammenslåingene i 1960-årene hatt. Gammelt arkivmateriale lå ofte gjenglemt i nedlagte kommunehus.
I utgangspunktet ønsket Næss å opprette en egen kommuneavdeling ved Statsarkivet som skulle finansieres av fylkeskommunen, men dette ble raskt skrinlagt da fylkeskommunen ikke ville påta seg det økonomiske ansvaret for en slik avdeling. I stedet ble det oppnevnt en styringsgruppe, som utarbeidet retningslinjer for en interkommunal arkivordning med statsarkivaren som driftsansvarlig. I løpet av høsten 1975 hadde 13 kommuner sluttet seg til, og Interkommunalt Arkiv i Rogaland ble formelt stiftet 1. januar 1976.
IKA har fra starten vært organisert med et representantskap sammensatt av ett medlem fra hver av de samarbeidende kommunene. Representantskapet godkjenner budsjett og regnskap og velger styret, som har ansvaret for driften.
Hvordan jobbet IKA Rogaland med kommunearkiver?
I de første årene ble det særlig fokusert på ordning og katalogisering av kommunenes eldre arkiver. De første katalogene med en fullstendig oversikt over slike arkiv var ferdige i 1987, til 150-årsjubileet til formannskapslovene og det norske lokalstyret. Arkivfaglig rådgivning og opplæring var også tidlig tjenester som ble tilbudt kommunene. På 1980-tallet ble det dessuten brukt mye ressurser på å samle inn og katalogisere privatarkiv og fotosamlinger, det siste i nært samarbeid med Statsarkivet.
Til å begynne med ble arkivene stort sett oppbevart i kommunene. Ansatte ved IKA tok med seg arkivene inn til Stavanger for ordning, katalogisering og etikettering, og returnerte dem etterpå. I 1992 fikk Norge en arkivlov. Denne trådte riktignok ikke i kraft før i 1999, men førte til et økt fokus på bevaring og oppbevaring av arkiv. Dette resulterte i at IKA i 2002 fikk eget depotlokale, og kunne ta imot papirarkiver fra kommunene. I dag oppbevarer og forvalter IKA om lag 9 000 hyllemeter arkiv for kommunene. Arkivene stammer i hovedsak fra tidlig 1800-tall og fram til i dag, og inkluderer alt fra håndskrevne protokoller med gotisk skrift til elektroniske filer.
Arkivloven og forskriftene inneholdt også regler om arkivplan og elektroniske arkiv. Dette hadde vært viktige satsingsområder for IKA og kommunene allerede fra slutten av 1980-tallet, men fikk nå et økt fokus. Nettløsningen Arkivplan.no ble utarbeidet og lansert i 2003 i samarbeid med andre kommunale arkivinstitusjoner og med støtte fra ABM-utvikling. Det samme gjaldt et system for bistand med og mottak av elektroniske avleveringer.
Hvordan samarbeider IKA Rogaland med andre arkivinstitusjoner i dag?
IKA Rogaland tilbyr i dag sine eiere tjenester knyttet til papir- og elektronisk depot, rådgivning, kurs, opplæring, webinarer, saksbehandling og formidling fra deponert materiale. Vi har digitalisert alle politiske møtebøker eldre enn 100 år fra kommunestyre og formannskap og publisert disse på Digitalarkivet.
IKA bidrar i flere nasjonale utviklingsprosjekt for å forbedre mulighetene for å ta uttrekk, teste, etterbehandle og godkjenne disse. Med støtte fra Arkivverket og Rogaland fylkeskommune har vi kartlagt privatarkiv i fylket. På grunnlag av dette har vi utarbeidet en samhandlings- og bevaringsplan for privatarkiv for Rogaland. I tillegg tilbyr vi ordning av eldre papirarkiv til kostpris.
Etter kommunesammenslåingen i 2020 gikk Finnøy, Rennesøy og Stavanger kommune sammen, og deponert materiale fra Finnøy og Rennesøy ble da overført fra IKA til Stavanger byarkiv. Forsand kommune gikk sammen med Sandnes kommune. Sandnes overtok dermed ansvaret for de eldre arkivene etter Forsand.
De første ti årene var IKA lokalisert sammen med Statsarkivet i Stavanger i Norges Bank-bygget på Domkirkeplassen i Stavanger sentrum. I 1987 flyttet begge institusjonene til IMI-gården i Bergelandsgata 30. I 2017 flyttet IKA, Statsarkivet og Stavanger byarkiv til et nybygg, Arkivenes hus, på universitetsområdet på Ullandhaug.