MENY

Denne artikkelen er eldre enn 1 år.
Informasjonen som gis kan dermed være utdatert.

Innbinding er forbeholdt våre eiere, men det er ikke lenger lovkrav om innbinding av møtebøker eller andre protokoller. Kommuner som følger kravene til elektronisk arkiv, (jfr. arkivforskriften § 11 – Noark-system) og bruker systemet i henhold til gjeldende regelverk og eventuelle anbefalinger fra Arkivverket, trenger ikke innbinding.

Før levering av møtebøker, kopibøker eller postjournaler til innbinding hos IKA skal følgende være gjort:

  • Fjern binders, stifter o.l.
  • Fjern eventuelle hullforsterkere.
  • Fjern bretter og sørg for at alle arkene som skal være med i møteboken har samme format (A4).
  • Påse at arkene ligger i riktig rekkefølge kronologisk (eldste først).
  • Påse at ingen saker mangler i protokollene.
  • Påse at eventuelle registre er med.
  • Ta bøkene ut av ringpermene og plasser dem i esker (kopipapir-esker egner seg bra).
  • Det må være tydelig skille mellom hver protokoll (farget skilleark, D-binders, tau, strikk e.l.).
  • Hver protokoll skal være tydelig merket med: kommunenavn, etat/virksomhet, utvalg/styre/råd (som har produsert protokollen, o.a.), årstall (evt. fra-til).
  • Lag liste over protokollene på en innbindingsliste med kopi til IKA.
  • Ha alltid en ekstra kopi av de siste årenes protokoller i ringperm på kontoret (for å unngå slitasje på originalen).
  • La protokollene være minst 1,5 cm tykke før de leveres IKA for innbinding

Ved tilbakelevering:

  • Sjekk at antall protokoller stemmer og at arbeidet er korrekt utført. Gi oss straks beskjed ved uoverensstemmelser.
  • Plasser protokollene sikkert i bortsettingsarkiv, hvelv, safe e.l.

Oppdatert april 2021