MENY

Innbinding er forbeholdt våre eiere, men det er ikke lenger lovkrav om innbinding av møtebøker eller andre protokoller. Kommuner som følger kravene til elektronisk arkiv, (jfr. arkivforskriften § 11 – Noark-system) og bruker systemet i henhold til gjeldende regelverk og eventuelle anbefalinger fra Arkivverket, trenger ikke innbinding.

Før levering av møtebøker, kopibøker eller postjournaler til innbinding hos IKA skal følgende være gjort:

  • Fjern binders, stifter o.l.
  • Fjern eventuelle hullforsterkere.
  • Fjern bretter og sørg for at alle arkene som skal være med i møteboken har samme format (A4).
  • Påse at arkene ligger i riktig rekkefølge kronologisk (eldste først).
  • Påse at ingen saker mangler i protokollene.
  • Påse at eventuelle registre er med.
  • Ta bøkene ut av ringpermene og plasser dem i esker (kopipapir-esker egner seg bra).
  • Det må være tydelig skille mellom hver protokoll (farget skilleark, D-binders, tau, strikk e.l.).
  • Hver protokoll skal være tydelig merket med: kommunenavn, etat/virksomhet, utvalg/styre/råd (som har produsert protokollen, o.a.), årstall (evt. fra-til).
  • Lag liste over protokollene på en innbindingsliste med kopi til IKA.
  • Ha alltid en ekstra kopi av de siste årenes protokoller i ringperm på kontoret (for å unngå slitasje på originalen).
  • La protokollene være minst 1,5 cm tykke før de leveres IKA for innbinding

Ved tilbakelevering:

  • Sjekk at antall protokoller stemmer og at arbeidet er korrekt utført. Gi oss straks beskjed ved uoverensstemmelser.
  • Plasser protokollene sikkert i bortsettingsarkiv, hvelv, safe e.l.

Oppdatert april 2021