MENY

Denne artikkelen er eldre enn 1 år.
Informasjonen som gis kan dermed være utdatert.

Før levering av møtebøker, kopibøker eller postjournaler til innbinding hos IKA skal følgende være gjort:

  • Fjern binders, stifter o.l.
  • Fjern eventuelle hullforsterkere.
  • Fjern bretter og sørg for at alle arkene som skal være med i møteboken har samme format (A4).
  • Påse at arkene ligger i riktig rekkefølge kronologisk (eldste først).
  • Påse at ingen saker mangler i protokollene.
  • Påse at eventuelle registre er med.
  • Ta bøkene ut av ringpermene og plasser dem i esker (kopipapir-esker egner seg bra).
  • Det må være tydelig skille mellom hver protokoll (farget skilleark, D-binders, tau, strikk e.l.).
  • Hver protokoll skal være tydelig merket med: kommunenavn, etat/virksomhet, utvalg/styre/råd (som har produsert protokollen, o.a.), årstall (evt. fra-til).
  • Lag liste over protokollene på et innbindingsskjema med kopi til IKA.
  • Ha alltid en ekstra kopi av de siste årenes protokoller i ringperm på kontoret (for å unngå slitasje på originalen).
  • La protokollene være minst 1,5 cm tykke før de leveres IKA for innbinding

Ved tilbakelevering:

  • Sjekk at antall protokoller stemmer og at arbeidet er korrekt utført. Gi oss straks beskjed ved uoverensstemmelser.
  • Plasser pbrannrotokollene sikkert i hvelv, safe, bortsettingsarkiv, e.l.

Tilbake til “Faglige dokumenter”