Kommunale arkiver – historien om oss

Foto: Oversikt over medlemmer i Eigersund formannskap.

Kommunale arkiver er mer enn gamle papirer. De er et levende minne om lokalsamfunnet, og forteller historien om hvordan vi har organisert oss, tatt beslutninger og utviklet oss gjennom tidene.

I Norge er offentlig forvaltning delt inn i tre nivåer: stat, fylkeskommune og kommune. Da formannskapslovene ble vedtatt i 1837, fikk kommunene ansvar for mange viktige oppgaver. Dette skulle tilpasses lokale behov, og derfor begynte kommunene å produsere og bevare store mengder dokumentasjon – en praksis som har fortsatt helt fram til i dag.

Hva inneholder et kommunalt arkiv

Et kommunalt arkiv er som et speilbilde av lokalsamfunnet. Her ligger møtebøker fra politiske utvalg, kopier av brev sendt ut fra kommunen, journaler som viser inn- og utgående post, saksdokumenter og korrespondanse. Her finnes også spesialarkiv som vitnemålsprotokoller og skattelister, personmapper for elever, klienter og ansatte, og regnskapsmateriale som viser hvordan pengene har blitt brukt.

Kort sagt: alt som skjer i en kommune – fra barnehageplasser til byggesøknader – skal dokumenteres og arkiveres

Hvorfor er de kommunale arkivene viktige?

Arkivene dokumenterer hva som har skjedd i saker som angår oss alle. De sikrer rettigheter og rettssikkerhet, gir innsikt i lokalhistorie og samfunnsutvikling, og arkivene hjelper kommunen med å jobbe effektivt og unngå dobbeltarbeid. Alt som skjer i en kommune – fra barnehageplasser til byggesøknader – skal dokumenteres og arkiveres.

Rammebetingelser for kommunearkivene

Arkivloven pålegger kommuner og fylkeskommuner å ha ordnede arkivsystemer. Den gir rammer for hvordan arkiv skal opprettes og bevares. Forvaltningsloven regulerer hvordan dokumenter blir til og skal behandles, mens offentlighetsloven sikrer at dokumentasjon blir tilgjengelig for innbyggerne. Du har rett til innsyn – både i samfunnsdokumentasjon og i saker som angår deg selv.

Arkivinstitusjonenes rolle

Kommunale arkivinstitusjoner, som Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA), spiller en nøkkelrolle i å ivareta kommunale arkiver. IKA sørger for at arkivmateriale fra kommunale og fylkeskommunale organer blir bevart, forvaltet og gjort tilgjengelig. Hos IKA oppbevares arkiver fra Rogalands kommuner helt tilbake til 1837. IKA digitaliserer dokumenter, gir råd til kommunene og bidrar til lokalhistorisk formidling gjennom utstillinger, artikler og undervisning.

Kort sagt

Kommunale arkiver er ikke bare et sted for gamle papirer – de er et levende minne om hvem vi er, hvor vi kommer fra, og hvordan samfunnet vårt stadig utvikler seg.