MENY

Avlevering papirarkiv

Arkiv som skal avleveres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til bestemmelsene i IKAs Rettleiar for avlevering av papirarkiv, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 6. Avleveringslistene kan lastes ned her. Husk at avleveringslistene skal sendes inn til godkjenning på forhånd og at dag for avlevering må avtales senest en uke før.

Krav til arkiv som kommer fra skanning 

Når arkiv skal sendes til skanning (f. eks. til Dansk Scanning eller Geomatikk) ønsker vi gjerne å vite hva som sendes ut fra kommunen og hvor mange hyllemeter (ca.) materialet utgjør.  

Arkiv som deponeres eller avleveres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for avlevering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør ved forespørsel. Etikettene limes på av leverandør.  

Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldene krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Hva slags dokumenter man har og formatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanlig størrelse på arkivbokser er A4 (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal også være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90.

Arkivmateriale som avleveres til IKA skal være fritt for skjeggkre og andre skadedyr. Ved mistanke om skjeggkre skal materialet fryses ned før avlevering. For å være sikker på at trusselen blir eliminert må materialet fryses ned i minus 20 grader på et fryselager i 7-11 dager. Det finnes lokale firma som tilbyr denne tjenesten relativt rimelig.

Flere kommuner benytter seg av firma til å digitalisere byggesaksarkiver og lignende. Disse firmaene håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infisering av skjeggkre. Følgelig er det ekstra viktig at krav om forebyggende tiltak kommer inn i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dersom dette ikke blir gjort, og materiale viser seg å være infisert, forbeholder IKA seg retten til å sende materiale til nedfrysing på kommunens regning. Dette for å unngå videre spredning og skade.

Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post til epost@ikarogaland.no. I denne e-posten kan dere også oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og avleveringen til IKA (dersom dette er en annen enn kommunenes arkivleder).

For øvrig vises det til Rettleiar for avlevering av papirarkiv.

Innsyn i avlevert arkivmateriale

IKA betjener materialet på vegne av kommunene, men dersom forespørselen gjelder rettighetsdokumentasjon foretrekker vi at privatpersoner går via kommunen. Andre henvendelser kan gå direkte til IKA. Bruk vårt kontaktskjema:

Saksbehandlingstid er 1-2 uker. IKA kan sende og motta via KS SvarUt.

Privatpersoner kan også få tilgang til materiale som ikke er taushetsbelagt på lesesalen i Arkivenes Hus.

Eksterne lenker

Arkivforskriftens § 20 om krav til avlevering.

Riksarkivarens forskrift kap.6 om avlevering av papirarkiv.

Arkivverket om avlevering av arkiv til depot.

Arkivverket om emballasje.

Aktuelt fra IKA

IKAs lesesal stengt

På grunn av smittesituasjonen vil IKA ikke betjene lesesalen de to første ukene i januar. Det vil fortsatt være mulig for privatpersoner å få tilgang til arkivsaker digitalt dersom det er ledig kapasitet (samfunnskritiske oppgaver vil bli prioritert).…

IKA stengt i romjulen

IKAs kontor og lesesal er stengt fra og med 24. desember til og med 3. januar.…

Nytt nummer av Arkheion

Arkheion er medlemsblad for de kommunale arkivinstitusjonene i Norge og tar sikte på å være fagtidsskrift  for den kommunale arkivsektoren. Tema for siste nummer er «I disse tider». Nummeret kan lastes ned på Arkheion.no.…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

God jul fra oss på IKA Rogaland! ... Se merSe mindre

God jul fra oss på IKA Rogaland!

Kommentér på Facebook

God jul😀😀🎄❄️🌞

God jul 🎄

God jul!

God jul til heile gjengen 🙂

Det nærmar seg jul og kva er ikkje kjekkare enn å sette seg ned og lese eit julehefte?

Julehefte «Jul på Karmøy» blei utgitt i åra frå 1948 til 1970 av brødrene Lars og Sven Svensen. Tema i hefta var ofte spennande lokalhistoriske hendingar. Privatarkivet etter Lars Svensen ligg hos IKA Rogaland og innehalder blant anna femten stykk av originalutgåvene.

Arkivreferanse: Karmøy kommune - PA 17 Lars Svendsen
... Se merSe mindre

Det nærmar seg jul og kva er ikkje kjekkare enn å sette seg ned og lese eit julehefte?  

Julehefte «Jul på Karmøy» blei utgitt i åra frå 1948 til 1970 av brødrene Lars og Sven Svensen. Tema i hefta var ofte spennande lokalhistoriske hendingar. Privatarkivet etter Lars Svensen ligg hos IKA Rogaland og innehalder blant anna femten stykk av originalutgåvene. 

Arkivreferanse: Karmøy kommune - PA 17 Lars Svendsen
Vis flere