Avlevering papirarkiv

Arkiv som skal avleveres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til bestemmelsene i IKAs Rettleiar for avlevering av papirarkiv, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 6. Avleveringslistene kan lastes ned her. Husk at avleveringslistene skal sendes inn til godkjenning på forhånd og at dag for avlevering må avtales senest en uke før.

Krav til arkiv som kommer fra skanning 

Når arkiv skal sendes til skanning (f. eks. til Dansk Scanning eller Geomatikk) ønsker vi gjerne å vite hva som sendes ut fra kommunen og hvor mange hyllemeter (ca.) materialet utgjør.  

Arkiv som deponeres eller avleveres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for avlevering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør ved forespørsel. Etikettene limes på av leverandør.  

Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldene krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Hva slags dokumenter man har og formatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanlig størrelse på arkivbokser er A4 (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal også være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90.

Arkivmateriale som avleveres til IKA skal være fritt for skjeggkre og andre skadedyr. Ved mistanke om skjeggkre skal materialet fryses ned før avlevering. For å være sikker på at trusselen blir eliminert må materialet fryses ned i minus 20 grader på et fryselager i 7-11 dager. Det finnes lokale firma som tilbyr denne tjenesten relativt rimelig.

Flere kommuner benytter seg av firma til å digitalisere byggesaksarkiver og lignende. Disse firmaene håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infisering av skjeggkre. Følgelig er det ekstra viktig at krav om forebyggende tiltak kommer inn i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dersom dette ikke blir gjort, og materiale viser seg å være infisert, forbeholder IKA seg retten til å sende materiale til nedfrysing på kommunens regning. Dette for å unngå videre spredning og skade.

Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post til epost@ikarogaland.no. I denne e-posten kan dere også oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og avleveringen til IKA (dersom dette er en annen enn kommunenes arkivleder).

For øvrig vises det til Rettleiar for avlevering av papirarkiv.

Innsyn i avlevert arkivmateriale

IKA betjener materialet på vegne av kommunene, men dersom forespørselen gjelder rettighetsdokumentasjon foretrekker vi at privatpersoner går via kommunen. Andre henvendelser kan gå direkte til IKA. Bruk vårt kontaktskjema:

Saksbehandlingstid er 1-2 uker. IKA kan sende og motta via KS SvarUt.

Privatpersoner kan også få tilgang til materiale som ikke er taushetsbelagt på lesesalen i Arkivenes Hus.

Eksterne lenker

Arkivforskriftens § 20 om krav til avlevering

Riksarkivarens forskrift kap.6 om avlevering av papirarkiv.

Arkivverket om avlevering av arkiv til depot.

Arkivverket om emballasje.

Aktuelt fra IKA

Nytt nummer av Arkheion

Arkheion er medlemsblad for de kommunale arkivinstitusjonene i Norge og tar sikte på å være fagtidsskrift  for den kommunale arkivsektoren. Tema for siste nummer er mål og midler. Nummeret kan lastes ned på nettsiden til Arkheion.…

Kontaktkonferansen 2020

IKAs kontaktkonferanse blir i år digitalt på Teams, onsdag 3. juni frå kl. 09.00-12.30. Me kan blant anna friste med innlegg om innebygd dokumentasjon, spennande anbodsprosessar på nye saksbehandlingssystem og korleis SIARD- metodikken for bevaring av fagsystem kan hjelpe deg med å sove betre om natta. Konferansen er gratis og lunsjen må du ordne heilt […]…

Viktig melding til våre gjestar og medlemmar

IKA Rogaland vil gjere nokon tiltak framover knyta til korona.  Lesesalen vil frå 12. mars vere stengt framover på ubestemt tid. Dette gjeld også for brukarane av arkivmaterialet til Statsarkivet i Stavanger og Stavanger byarkiv. Alle kurs, møter/samlingar og besøk i kommunar vil foreløpig bli avlyst ut mars og april. Kontoret vil vere i drift […]…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Maria Olsen er ansatt som ny prosjektmedarbeider hos oss. Hun skal i hovedsak jobbe med å ordne og katalogisere arkiv for Rogaland fylkeskommune. Her ser dere henne i full sving med arkivet til Dale Eiendom AS. Maria har lang erfaring med arkivarbeid, og har blant jobbet hos våre venner i IKA Kongsberg IKS. Vi ønsker henne hjertelig velkommen! ... Se merSe mindre

Maria Olsen er ansatt som ny prosjektmedarbeider hos oss. Hun skal i hovedsak jobbe med å ordne og katalogisere arkiv for Rogaland fylkeskommune. Her ser dere henne i full sving med arkivet til Dale Eiendom AS. Maria har lang erfaring med arkivarbeid, og har blant jobbet hos våre venner i IKA Kongsberg IKS. Vi ønsker henne hjertelig velkommen!

I dag er det 75 år siden frigjøringen av landet. Bildet er fra en side i forhandlingsprotokollen til Ogna formannskap som marker slutten på okkupasjonstiden og gjeninnføringen av det lokale folkestyret. I Arkivenes Hus er det bevart protokoller fra flere kommuner i Rogaland med lignende innføringer fra de lykkelige maidagene i 1945. Arkivreferanse: IKAR/K-100909/A/L0007 ... Se merSe mindre

I dag er det 75 år siden frigjøringen av landet. Bildet er fra en side i forhandlingsprotokollen til Ogna formannskap som marker slutten på okkupasjonstiden og gjeninnføringen av det lokale folkestyret. I Arkivenes Hus er det bevart protokoller fra flere kommuner i Rogaland med lignende innføringer fra de lykkelige maidagene i 1945. Arkivreferanse: IKAR/K-100909/A/L0007
Vis flere