Avlevering papirarkiv

Arkiv som skal avleveres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til bestemmelsene i IKAs Rettleiar for avlevering av papirarkiv, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 6. Avleveringslistene kan lastes ned her. Husk at avleveringslistene skal sendes inn til godkjenning på forhånd og at dag for avlevering må avtales senest en uke før.

Krav til arkiv som kommer fra skanning 

Når arkiv skal sendes til skanning (f. eks. til Dansk Scanning eller Geomatikk) ønsker vi gjerne å vite hva som sendes ut fra kommunen og hvor mange hyllemeter (ca.) materialet utgjør.  

Arkiv som deponeres eller avleveres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for avlevering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør ved forespørsel. Etikettene limes på av leverandør.  

Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldene krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Hva slags dokumenter man har og formatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanlig størrelse på arkivbokser er A4 (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal også være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90.

Arkivmateriale som avleveres til IKA skal være fritt for skjeggkre og andre skadedyr. Ved mistanke om skjeggkre skal materialet fryses ned før avlevering. For å være sikker på at trusselen blir eliminert må materialet fryses ned i minus 20 grader på et fryselager i 7-11 dager. Det finnes lokale firma som tilbyr denne tjenesten relativt rimelig.

Flere kommuner benytter seg av firma til å digitalisere byggesaksarkiver og lignende. Disse firmaene håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infisering av skjeggkre. Følgelig er det ekstra viktig at krav om forebyggende tiltak kommer inn i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dersom dette ikke blir gjort, og materiale viser seg å være infisert, forbeholder IKA seg retten til å sende materiale til nedfrysing på kommunens regning. Dette for å unngå videre spredning og skade.

Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post til epost@ikarogaland.no. I denne e-posten kan dere også oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og avleveringen til IKA (dersom dette er en annen enn kommunenes arkivleder).

For øvrig vises det til Rettleiar for avlevering av papirarkiv.

Innsyn i avlevert arkivmateriale

IKA betjener materialet på vegne av kommunene, men dersom forespørselen gjelder rettighetsdokumentasjon foretrekker vi at privatpersoner går via kommunen. Andre henvendelser kan gå direkte til IKA. Bruk vårt kontaktskjema:

Saksbehandlingstid er 1-2 uker. IKA kan sende og motta via KS SvarUt.

Privatpersoner kan også få tilgang til materiale som ikke er taushetsbelagt på lesesalen i Arkivenes Hus.

Eksterne lenker

Arkivforskriftens § 20 om krav til avlevering

Riksarkivarens forskrift kap.6 om avlevering av papirarkiv.

Arkivverket om avlevering av arkiv til depot.

Arkivverket om emballasje.

Aktuelt fra IKA

Ledig stilling som rådgiver

Vi søker en engasjert medarbeider med stor arbeidskapasitet til utfordrende arbeidsoppgaver i et fagmiljø i endring. Søknadsfrist 14. september. Les mer og søk på Jobbnorge.…

Jæren på digitalarkivet!

Korleis var det politiske klimaet på Jæren før i tida? Kva var dei opptatt av i kommunestyra? Dette kan du no finne ut på digitalarkivet.no. No er alle kommunestyre- og formannsskapsprotokollar frå Hå, Time og Klepp tilgjengelege digitalt frå 1837-1920. Her finn du protokollar etter både Ogna, Nærbø, Varhaug og gamle Haa kommune, Time og […]…

Kontaktskjemaet er no i orden igjen!

Me har no løyst dei tekniske problema med kontaktskjemaet og du kan no bruke det igjen når du skal søke innsyn i arkiv hjå oss.  …

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Me er glade for å vere i gang med lage privatarkivplan for Rogaland. I tillegg er me så heldig å ha fått tilsatt Berit Bass til å gjere den viktige jobben. Berit har lang erfaring med arbeid med privatarkiv, både frå Statsarkivet i Stavanger, Jærmuseet og Stavanger byarkiv. Me ønskjer Berit velkommen til oss! ... Se merSe mindre

Me er glade for å vere i gang med lage privatarkivplan for Rogaland. I tillegg er me så heldig å ha fått tilsatt Berit Bass til å gjere den viktige jobben. Berit har lang erfaring med arbeid med privatarkiv, både frå Statsarkivet i Stavanger, Jærmuseet og Stavanger byarkiv. Me ønskjer Berit velkommen til oss!

Kommentér på Facebook

Lykke til med jobben Berit

Vis flere