MENY

Avlevering papirarkiv

Arkiv som skal avleveres til IKA må være ordnet og listeført i henhold til bestemmelsene i IKAs Rettleiar for avlevering av papirarkiv, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 6. Avleveringslistene kan lastes ned her. Husk at avleveringslistene skal sendes inn til godkjenning på forhånd og at dag for avlevering må avtales senest en uke før.

Krav til arkiv som kommer fra skanning 

Når arkiv skal sendes til skanning (f. eks. til Dansk Scanning eller Geomatikk) ønsker vi gjerne å vite hva som sendes ut fra kommunen og hvor mange hyllemeter (ca.) materialet utgjør.  

Arkiv som deponeres eller avleveres til IKA skal registreres inn i vårt katalogsystem ASTA. IKA har egne lister beregnet for avlevering som bearbeides før import i ASTA. Lister og etiketter sendes til leverandør ved forespørsel. Etikettene limes på av leverandør.  

Arkivbokser og omslag skal være etter gjeldene krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Hva slags dokumenter man har og formatet avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Vanlig størrelse på arkivbokser er A4 (Innvendige mål ca. 320 x 85 x 250mm). Etiketter skal også være på godkjent papir (ISO 9706) og av lim anbefaler vi Gluestar 6.90.

Arkivmateriale som avleveres til IKA skal være fritt for skjeggkre og andre skadedyr. Ved mistanke om skjeggkre skal materialet fryses ned før avlevering. For å være sikker på at trusselen blir eliminert må materialet fryses ned i minus 20 grader på et fryselager i 7-11 dager. Det finnes lokale firma som tilbyr denne tjenesten relativt rimelig.

Flere kommuner benytter seg av firma til å digitalisere byggesaksarkiver og lignende. Disse firmaene håndterer store mengder med materiale fra flere ulike steder i landet, og dette øker sjansene for infisering av skjeggkre. Følgelig er det ekstra viktig at krav om forebyggende tiltak kommer inn i anbudsdokumenter og kontrakter om digitalisering av papirarkiv. Dersom dette ikke blir gjort, og materiale viser seg å være infisert, forbeholder IKA seg retten til å sende materiale til nedfrysing på kommunens regning. Dette for å unngå videre spredning og skade.

Vi ønsker å ha oversikt over arkiv som er til digitalisering eller som skal digitaliseres. Gi beskjed om dette snarest mulig på e-post til epost@ikarogaland.no. I denne e-posten kan dere også oppgi en kontaktperson med ansvar for digitaliseringen og avleveringen til IKA (dersom dette er en annen enn kommunenes arkivleder).

For øvrig vises det til Rettleiar for avlevering av papirarkiv.

Innsyn i avlevert arkivmateriale

IKA betjener materialet på vegne av kommunene, men dersom forespørselen gjelder rettighetsdokumentasjon foretrekker vi at privatpersoner går via kommunen. Andre henvendelser kan gå direkte til IKA. Bruk vårt kontaktskjema:

Saksbehandlingstid er 1-2 uker. IKA kan sende og motta via KS SvarUt.

Privatpersoner kan også få tilgang til materiale som ikke er taushetsbelagt på lesesalen i Arkivenes Hus.

Eksterne lenker

Arkivforskriftens § 20 om krav til avlevering

Riksarkivarens forskrift kap.6 om avlevering av papirarkiv.

Arkivverket om avlevering av arkiv til depot.

Arkivverket om emballasje.

Aktuelt fra IKA

Nytt nummer av Arkheion

Arkheion er medlemsblad for de kommunale arkivinstitusjonene i Norge og tar sikte på å være fagtidsskrift  for den kommunale arkivsektoren. Tema for siste nummer er «I disse tider». Nummeret kan lastes ned på Arkheion.no.…

Kurs for viderekomne

Me arrangere også i år kurs for vidarekomne, men i år som koronavennleg webinar. Dette er eit webinar for deg som har jobba med arkiv ei stund og som kjenner fagområdet. Webinaret går over 2 dagar, 19. – 20. november, frå kl. 09.30 – 11.30 Program: Lin Øiesvold: “Skal me ta vare på dette eller […]…

Privatarkiv

Berit Bass er engasjert i en 50% stilling hos oss for å lage en samhandlings- og bevaringsplan for privatarkiv i Rogaland. Berit har lang erfaring med arbeid med privatarkiv, både fra Statsarkivet i Stavanger, Jærmuseet og Stavanger byarkiv. Prosjektet skal løpe fra september 2020 til mars 2022. Les mer om prosjektet her.…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Kva gjorde ungdom i fritida i 1978?

Ungdomane på Sandnes kunne til dømes gå på «Gauken-diskotek». Diskotek var ein populær møtestad for ungdom for å treffe venar, danse eller kanskje treffe ein kjærast? «Gauken-diskotek» heldt til i «Huset Vårt» på Sandnes og her kan du sjå kva diskoteket hadde av fengande musikk på LP. «Fritid» er temaet til #arkivdagen 2020.

Arkivreferanse: Sandnes kommune - Ungdomsnemnda/ungdomskontoret/fritidskontoret-1978
... Se merSe mindre

Kva gjorde ungdom i fritida i 1978?

Ungdomane på Sandnes kunne til dømes gå på «Gauken-diskotek». Diskotek var ein populær møtestad for ungdom for å treffe venar, danse eller kanskje treffe ein kjærast? «Gauken-diskotek» heldt til i «Huset Vårt» på Sandnes og her kan du sjå kva diskoteket hadde av fengande musikk på LP. «Fritid» er temaet til #Arkivdagen 2020.

Arkivreferanse: Sandnes kommune - Ungdomsnemnda/ungdomskontoret/fritidskontoret-1978

Kommentér på Facebook

Anne Marit

Denne likte jeg. Det er ikke hver dag man ser Sex Pistols på en spilleliste for ungdomsdisco 🙂

Me legg stadig ut nye kjelder på Digitalarkivet. Les meir om det her.Visste du at Interkommunalt Arkiv i Rogaland har publisert en rekke kilder i Digitalarkivet? I fjor sommer startet arbeidet med å skanne formannskapsprotokoller fra alle kommunene fram til 1920.
– Noen av disse gjenstår, dessuten pågår det et indekseringsarbeid med de som allerede er skannet. Det vurderes også om formannskapsprotokoller fram til 1965, før de store kommunesammenslåingene, skal digitaliseres og publiseres. Her må vi sjekke om det finnes klausulerte saker før de blir tilgjengelige for allmennheten, forteller Øystein Jonassen, rådgiver, IKA Rogaland.
Parallelt med formannskapsprotokollene jobbes det med skoleprotokoller eldre enn 100 år. Det er skoleprotokoller som gjennomgås og skannes nå. Noen av de aller eldste heter også «dagbok» og «skolejournal». Fra nyere tid er det helst «karakterprotokoller.
– I skoleprotokollene finner vi elevens navn, fødselsdato og karakterer. I noen tilfeller dukker det også opp kommentarer og notater om selve undervisningen, sykdom, flytting og oppførsel. Inventarlister, f.eks oppføringer over bøker brukt i undervisningen, dukker opp i noen få tilfeller. Etter at skoleprotokollene er skannet indekseres skolenavn, eventuelt skolekrets og årstall. Store deler av Sør-Fylket er per dags dato dekket, Nord-Fylket gjenstår. Denne jobben kunne ikke blitt gjennomført uten Rune Wiik (bildet) og andre fra Slekt og Data, midlertidig ansatte og sommervikarer, sier Jonassen.

Publiserte formannskapsprotokoller:
media.digitalarkivet.no/db/browse?depository%5B%5D=111&start_year=&end_year=&tags%5B%5D=267&text=
Publiserte skoleprotokoller:
media.digitalarkivet.no/db/browse?depository%5B%5D=111&start_year=&end_year=&tags%5B%5D=275&text=
Sjekk også tidligere sak fra IKA Rogaland om skoleprotokoller fra Time kommune:
www.facebook.com/IKARogaland/posts/4414407665297586

Digitalarkivet skal bli en fellesløsning for mottak, bevaring og publisering av digitale, historiske data fra hele arkivfeltet, for statlige, kommunale og private aktører. Dette betyr at Norges befolkning vil kunne få tilgang til alle arkiver på ett sted.
... Se merSe mindre

Me legg stadig ut nye kjelder på Digitalarkivet. Les meir om det her.

Kommentér på Facebook

Fantastisk bra med alt dere skanner. Takk.

Vis flere