MENY

Avlevering elektronisk arkiv

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og Acos WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden (jf. arkivforskriften § 11). Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets hjemmeside.

For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Eksempel på utfylt skjema finner du her.

IKA har utarbeidet følgende veileder for kommunene for deponering ev elektronisk arkiv.

 

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene (KAI) i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Bl.a. er det utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. Ved IKA Rogaland har vi selvsagt tatt i bruk og gjort de nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne langt på vei standardiserte måten å arbeide på er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. Vi ved IKA Rogaland er aktivt med i dette arbeidet for en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring, betjening og formidling av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

KDRS har laget en video som beskriver produksjonslinjen.

 

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkiv som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDR er eid av KAI-institusjoner spredd utover hele landet. KDRS har bl.a. bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale. Denne har vi ved IKA Rogaland selvsagt tatt i bruk. Alle avleveringer blir oppbevart i fire kopier, to hos KDRS på ulike steder i Trondheim (en server pr. KAI og back-up), ett tape-lager hos Arkivverket i Oslo og ett tape-lager hos Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. I alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Samtidig er data lagret på ulike steder med svært stor geografisk spredning. Sentralt i denne depotstrukturen står et depotforvaltningssystem som heter ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv ved det enkelte KAI og koordinere samarbeidet mellom e-arkivarer ved slike institusjoner. KDRS er også et koordinerende talerør inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv for KAI-institusjoner.

 

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. Ved IKA Rogaland publiserer vi regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta ut på Arkivportalen.

 

Gjerne bruk kontaktskjema for henvendelser til IKA:

 

Snarveier til veiledere og skjema:

Aktuelt fra IKA

Lesesal åpen etter avtale

Det vil nå være mulig å se på arkivmateriale fra IKA på lesesalen i Arkivenes Hus på onsdager. Alle besøk må imidlertid avtales innen kl. 14:00 dagen før. Les mer under “For publikum/Besøk lesesalen“.…

Kurs- og konferanseplan for 2021

No er kurs- og konferanseplanen vår for 2021 klar. Første kurs er webinar i personvernlova 23. og 24. februar. Då vil advokat, Kurt O. Bjørnnes ta kursdeltakarane gjennom dei viktigaste punkta i personvernlova.…

IKAs lesesal stengt

På grunn av smittesituasjonen vil IKA ikke betjene lesesalen inntil videre. Det vil fortsatt være mulig for privatpersoner å få tilgang til arkivsaker digitalt dersom det er ledig kapasitet (samfunnskritiske oppgaver vil bli prioritert). Bruk da vårt kontaktskjema. …

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Ho fann seg fort til rette, Lene Bøe, som er tilsett som ny rådgjevar. Ikkje så rart eigentleg, sidan ho tidlegare har jobba hos oss som prosjektmedarbeidar. Lene har også jobba hos Statsarkivet i Stavanger og sist hos Stavanger byarkiv. Ho skal primært jobba med depot og papirarkiv. Me er veldig glade for at ho har kome til oss! ... Se merSe mindre

Ho fann seg fort til rette, Lene Bøe, som er tilsett som ny rådgjevar. Ikkje så rart eigentleg, sidan ho tidlegare har jobba hos oss som prosjektmedarbeidar. Lene har også jobba hos Statsarkivet i Stavanger og sist hos Stavanger byarkiv. Ho skal primært jobba med depot og papirarkiv. Me er veldig glade for at ho har kome til oss!

3 uker siden

Interkommunalt Arkiv i Rogaland

Den hadde gjort jobben sin, protokollen frå Klepp overformynderi, som først blei tatt i bruk i 1859 og som var i brukt heilt til Fylkesmannen, nå Statsforvalteren, tok over oppgåvene 1. september 2013. Snart får den kome og å få velfortent kvile i IKAs depot.

Og med det ønskjer me alle ei riktig god helg!
... Se merSe mindre

Den hadde gjort jobben sin, protokollen frå Klepp overformynderi, som først blei tatt i bruk i 1859 og som var i brukt heilt til Fylkesmannen, nå Statsforvalteren, tok over oppgåvene 1. september 2013. Snart får den kome og å få velfortent kvile i IKAs depot. 

Og med det ønskjer me alle ei riktig god helg!

Kommentér på Facebook

Mmmm....elsker lukten av gamle protokollen og bøker🥰

Vis flere