Avlevering elektronisk arkiv

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og Acos WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden (jf. arkivforskriften § 11). Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets hjemmeside.

For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Eksempel på utfylt skjema finner du her.

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene (KAI) i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Bl.a. er det utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. Ved IKA Rogaland har vi selvsagt tatt i bruk og gjort de nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne langt på vei standardiserte måten å arbeide på er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. Vi ved IKA Rogaland er aktivt med i dette arbeidet for en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring, betjening og formidling av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkiv som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS er eid av KAI-institusjoner spredd utover hele landet. KDRS har bl.a. bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale. Denne har vi ved IKA Rogaland selvsagt tatt i bruk. Alle avleveringer blir oppbevart i fire kopier, to hos KDRS på ulike steder i Trondheim (en server pr. KAI og back-up), ett tape-lager hos Arkivverket i Oslo og ett tape-lager hos Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. I alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Samtidig er data lagret på ulike steder med svært stor geografisk spredning. Sentralt i denne depotstrukturen står et depotforvaltningssystem som heter ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv ved det enkelte KAI og koordinere samarbeidet mellom e-arkivarer ved slike institusjoner. KDRS er også et koordinerende talerør inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv for KAI-institusjoner.

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. Ved IKA Rogaland publiserer vi regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta ut på Arkivportalen. I løpet av 2019 eller 2020 håper vi også å ha oversikt over elektronisk arkivmateriale ute på Arkivportalen.

 

Gjerne bruk kontaktskjema for henvendelser til IKA:

Aktuelt fra IKA

Nytt nummer av Arkheion

Arkheion er medlemsblad for de kommunale arkivinstitusjonene i Norge og tar sikte på å være fagtidsskrift  for den kommunale arkivsektoren. Tema for siste nummer er mål og midler. Nummeret kan lastes ned på nettsiden til Arkheion.…

Kontaktkonferansen 2020

IKAs kontaktkonferanse blir i år digitalt på Teams, onsdag 3. juni frå kl. 09.00-12.30. Me kan blant anna friste med innlegg om innebygd dokumentasjon, spennande anbodsprosessar på nye saksbehandlingssystem og korleis SIARD- metodikken for bevaring av fagsystem kan hjelpe deg med å sove betre om natta. Konferansen er gratis og lunsjen må du ordne heilt […]…

Viktig melding til våre gjestar og medlemmar

IKA Rogaland vil gjere nokon tiltak framover knyta til korona.  Lesesalen vil frå 12. mars vere stengt framover på ubestemt tid. Dette gjeld også for brukarane av arkivmaterialet til Statsarkivet i Stavanger og Stavanger byarkiv. Alle kurs, møter/samlingar og besøk i kommunar vil foreløpig bli avlyst ut mars og april. Kontoret vil vere i drift […]…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Maria Olsen er ansatt som ny prosjektmedarbeider hos oss. Hun skal i hovedsak jobbe med å ordne og katalogisere arkiv for Rogaland fylkeskommune. Her ser dere henne i full sving med arkivet til Dale Eiendom AS. Maria har lang erfaring med arkivarbeid, og har blant jobbet hos våre venner i IKA Kongsberg IKS. Vi ønsker henne hjertelig velkommen! ... Se merSe mindre

Maria Olsen er ansatt som ny prosjektmedarbeider hos oss. Hun skal i hovedsak jobbe med å ordne og katalogisere arkiv for Rogaland fylkeskommune. Her ser dere henne i full sving med arkivet til Dale Eiendom AS. Maria har lang erfaring med arkivarbeid, og har blant jobbet hos våre venner i IKA Kongsberg IKS. Vi ønsker henne hjertelig velkommen!

I dag er det 75 år siden frigjøringen av landet. Bildet er fra en side i forhandlingsprotokollen til Ogna formannskap som marker slutten på okkupasjonstiden og gjeninnføringen av det lokale folkestyret. I Arkivenes Hus er det bevart protokoller fra flere kommuner i Rogaland med lignende innføringer fra de lykkelige maidagene i 1945. Arkivreferanse: IKAR/K-100909/A/L0007 ... Se merSe mindre

I dag er det 75 år siden frigjøringen av landet. Bildet er fra en side i forhandlingsprotokollen til Ogna formannskap som marker slutten på okkupasjonstiden og gjeninnføringen av det lokale folkestyret. I Arkivenes Hus er det bevart protokoller fra flere kommuner i Rogaland med lignende innføringer fra de lykkelige maidagene i 1945. Arkivreferanse: IKAR/K-100909/A/L0007
Vis flere