Avlevering elektronisk arkiv

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv er arkiv som består av elektroniske saksdokumenter. Elektronisk journalføring vil si registrering av saksdokumenter i et elektronisk arkivsystem.

Et elektronisk arkivsystem er et system som brukes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv. Det er vanlig å skille mellom sakarkivsystem (Noark) og fagsystem.

Sakarkivsystem er generelle arkiv- og saksbehandlingssystem. Fagsystem er støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ eller en fagetat, og som ofte er tilrettelagt for håndteringen av et stort antall saker som krever tilnærmet lik behandling.

ESA (EDB Sak og Arkiv, tidl. Kontor 2000), ePhorte, Public 360 (Doculive) og Acos WebSak er alle eksempler på sakarkivsystemer. CosDoc, Familia, Profil, Gemini, Sats, Gerica, Winmap og Winmed er alle eksempler på ulike fagsystem.

Hovedregelen er at alle offentlige organ skal benytte seg av arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden (jf. arkivforskriften § 11). Noark er en standard for elektronisk journal- og arkivsystemer. Første versjon kom i 1984 og den foreløpig siste, Noark5, kom i 2008. For mer informasjon om Noark, viser vi til Arkivverkets hjemmeside.

For fagsystem er det oftest aktuelt å produsere et bevaringsuttrekk i Siard-format.

Ved avlevering av uttrekk til IKA skal følgende skjema fylles ut og sendes til IKA. Eksempel på utfylt skjema finner du her.

Behandling av elektronisk arkiv ved IKA

De kommunale arkivinstitusjonene (KAI) i Norge har i de senere år forsøkt å standardisere arbeidet sitt omkring bevaring av elektronisk arkivmateriale mest mulig. Bl.a. er det utviklet felles veiledende prosesser og rutiner til bruk i dette arbeidet. Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter (KDRS) har vært sentral i dette standardiseringsarbeidet. Ved IKA Rogaland har vi selvsagt tatt i bruk og gjort de nødvendige tilpasningene i disse prosessene og rutinene.

Rundt denne langt på vei standardiserte måten å arbeide på er det en løpende og spennende utvikling av detaljert metodikk og tekniske verktøy. Vi ved IKA Rogaland er aktivt med i dette arbeidet for en stadig bedre produksjonslinje knyttet til bevaring, betjening og formidling av avsluttet elektronisk arkivmateriale.

Depot for elektronisk arkiv

Vi lagrer de elektroniske arkiv som vi oppbevarer for våre eiere i Rogaland hos KDRS. KDRS er eid av KAI-institusjoner spredd utover hele landet. KDRS har bl.a. bygget opp en svært sikker masselagringsenhet for elektronisk arkivmateriale. Denne har vi ved IKA Rogaland selvsagt tatt i bruk. Alle avleveringer blir oppbevart i fire kopier, to hos KDRS på ulike steder i Trondheim (en server pr. KAI og back-up), ett tape-lager hos Arkivverket i Oslo og ett tape-lager hos Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. I alle ledd er det bygget inn avansert fysisk og teknisk sikring. Samtidig er data lagret på ulike steder med svært stor geografisk spredning. Sentralt i denne depotstrukturen står et depotforvaltningssystem som heter ESSArch.

KDRS arbeider også aktivt for å styrke og standardisere arbeidet med elektronisk arkiv ved det enkelte KAI og koordinere samarbeidet mellom e-arkivarer ved slike institusjoner. KDRS er også et koordinerende talerør inn mot sentrale myndigheter når det gjelder elektronisk arkiv for KAI-institusjoner.

Katalogisering av elektronisk arkiv

Det elektroniske arkivmaterialet blir på lik linje med papirarkiv katalogisert i katalogsystemet Asta. Ved IKA Rogaland publiserer vi regelmessig arkivmateriale som er katalogisert i Asta ut på Arkivportalen. I løpet av 2019 eller 2020 håper vi også å ha oversikt over elektronisk arkivmateriale ute på Arkivportalen.

 

Gjerne bruk kontaktskjema for henvendelser til IKA:

Aktuelt fra IKA

Jæren på digitalarkivet!

Korleis var det politiske klimaet på Jæren før i tida? Kva var dei opptatt av i kommunestyra? Dette kan du no finne ut på digitalarkivet.no. No er alle kommunestyre- og formannsskapsprotokollar frå Hå, Time og Klepp tilgjengelege digitalt frå 1837-1920. Her finn du protokollar etter både Ogna, Nærbø, Varhaug og gamle Haa kommune, Time og […]…

Kontaktskjemaet er no i orden igjen!

Me har no løyst dei tekniske problema med kontaktskjemaet og du kan no bruke det igjen når du skal søke innsyn i arkiv hjå oss.  …

Tekniske problem med kontaktskjema

Vi har dessverre tekniske problem med kontaktskjema. Bruk telefon eller e-post, dersom du vil kontakte oss eller har spurnadar om innsyn. Hugs å ikkje sende sensitive opplysningar på e-post. Dersom du har sendt oss spurnad på kontaktskjema etter 15. juni, ber vi deg å ta kontakt.…

Siste nytt fra Facebook

Comments Box SVG iconsUsed for the like, share, comment, and reaction icons

Korleis var det politiske klimaet på Jæren før i tida? Kva var dei opptatt av i kommunestyra? Dette kan du no finne ut på digitalarkivet.no. No er alle kommunestyre- og formannsskapsprotokollar frå Hå, Time og Klepp tilgjengelege digitalt frå 1837-1920. Her har me lagt ut digitale protokollar protokollar etter både Ogna, Nærbø, Varhaug og gamle Haa kommune (i dag Hå kommune), Time og Klepp kommune.

Gå inn på www.digitalarkivet.no!
... Se merSe mindre

Korleis var det politiske klimaet på Jæren før i tida? Kva var dei opptatt av i kommunestyra? Dette kan du no finne ut på digitalarkivet.no. No er alle kommunestyre- og formannsskapsprotokollar frå Hå, Time og Klepp tilgjengelege digitalt frå 1837-1920. Her har me lagt ut digitale protokollar protokollar etter både Ogna, Nærbø, Varhaug og gamle Haa kommune (i dag Hå kommune), Time og Klepp kommune.

Gå inn på www.digitalarkivet.no!

Me har også i år kjekke sommervikarar hos oss. Andreas og Ylva har gjort mange viktige oppgåver i magasinet og digitalisert fleire protokollar.

Visste du at meir og meir kommunalt materiale frå Rogaland er tilgjengeleg på Digitalarkivet? Ta ein titt vel!
... Se merSe mindre

Me har også i år kjekke sommervikarar hos oss. Andreas og Ylva har gjort mange viktige oppgåver i magasinet og digitalisert fleire protokollar. 

Visste du at meir og meir kommunalt materiale frå Rogaland er tilgjengeleg på Digitalarkivet? Ta ein titt vel!

Vi har vært utsatt for svindelforsøk med faktura på e-post. Ikke gå inn på lenken i e-posten. Dersom du har gjort dette og oppgitt et passord til en konto, må du endre passordet på denne kontoen. IKA sender kun ut faktura som EHF fra vårt regnskapsbyrå. ... Se merSe mindre

Vis flere