| Deltaker: |
Steg: |
Aktivitet: |
|
|
|
|
|
MOTTAK |
| Bud |
1 |
All post til skolen skal leveres i postmottaket (postkasse eller postboks) eller direkte til arkivtjenesten ved skolen (Merk! Postkasse skal ha lås.) |
|
|
|
| Arkiv |
|
Arkivtjenesten er ansvarlig for å hente post i evt. postkasse/postboks. Dette kan utføres av tiltrodd personale for arkivtjenesten. |
|
|
|
| Saksbehandler |
|
Personlig levert post. Dersom saksbehandler, lærer eller andre mottar sakspost personlig, er det deres ansvar å levere denne til arkivtjenesten umiddelbart for registrering og journalføring. |
|
|
|
| Alle |
|
Elektronisk post (ekstern og intern). Det er saksbehandler, lærer eller andre som mottar e-post, sitt ansvar å sørge for at e-post som er arkivverdig, dvs. inngår i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir tatt ut på papir og levert arkivtjenesten for registrering i journalen. |
|
|
|
|
|
Telefaks. Alle som mottar arkivverdig telefaks er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering i postjournal. |
|
|
|
|
|
Arkivuverdig post skilles ut/arkivbegrenses (jfr. arkivforskriftens §3-19). Legges ved øvrig post til gjennomsyn. Kurstilbud som ikke er aktuelle kastes. |
|
|
|
|
|
ÅPNING OG SORTERING |
| Arkiv |
2 |
Personlig adressert post og personlig adressert e-post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, følges retningslinjene som under personlig levert post. |
|
|
|
|
3 |
Arkivansvarlig ved skolen åpner innkommet post. Dokumentene stemples med rødt journalstempel og påføres nødvendig informasjon (jfr. steg 9) |
|
|
|
|
4 |
E-post blir åpnet og evt. bekreftet mottatt, er det sakspost tas det ut kopi på papir og arkivkopien følger vanlige rutiner for registrering. |
|
|
|
|
5 |
Hastesaker og arkivverdig telefaks kopieres og kopien leveres til rette vedkommende. Originalen registreres og følger vanlig postgang. Saksbehandler kaster kopien når originalen er mottatt. |
|
|
|
|
6 |
Arkivuverdig post skilles ut/arkivbegrenses (jfr. arkivforskriftens §3-19). Legges ved øvrig post til gjennomsyn. Kurstilbud som ikke er aktuelle kastes. |
|
|
|
|
7 |
Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende. |
|
|
|
|
|
REGISTRERING |
|
8 |
Innkommet brev registreres i manuell journal med: (jfr. steg 22)
- Journalnummer
- Dato for journalføring
- Avsender/mottaker
- Dokumentinnhold
- Brevets dato
- Evt. hjemmel for unntatt offentlighet
- Arkivkode
- Saksbehandler
- Evt. lenking
|
|
|
|
|
|
Dokumenter unntatt offentlighet: Det er rektor/leder som har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og hvilken hjemmel det kan unntas etter. |
|
|
|
|
9 |
Påfører dokumentene journaldato, journalnummer, arkivkode, evt. hjemmel for unntatt offentlighet, m.m. i stempelrubrikkene. |
|
|
|
|
|
Rundskriv som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte. Etter postrunden bør disse oppbevares sammen med andre rundskriv i egne permer. |
|
|
|
|
10 |
Fordeler posten til respektive saksbehandlere. |
|
|
|
|
11 |
Aviser, tidsskrifter, brosjyrer, etc. som ikke er adressert til person, legges i egen hylle eller på annet anvist sted. |
|
|
|
|
|
SAKSBEHANDLING / UTGÅENDE KORRESPONDANSE |
| Saksbehandler |
12 |
Kontrollerer at riktig arkivkode og evt. hjemmel for unntatt offentlighet er ført på innkommet dokument. Eventuelle endringer meldes arkivet som retter i journalen. |
|
|
|
|
|
Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen. |
|
|
|
|
13 |
Returnerer registrerte dokument som ikke krever skriftlig svar til arkivet påtegnet behandlingsmåte (TE/TA = til etterretning/til arkiv, TLF = besvart pr. telefon, BS = besvart med retur av skjema), svar og dato. |
|
|
|
| Arkiv |
14 |
Tildeler journalreferanser og arkivreferanser (journalnr. og arkivkode) til saksbehandler ved utgående brev i en sak. |
|
|
|
| Saksbehandler |
15 |
Skriver utgående brev/dokument i brevmal i tekstbehandler (i Word) hvor tildelte journal og arkivreferanser innarbeides i brevs hode. |
|
|
|
|
16 |
Leverer 2 kopier av utgående brev til arkiv. 1 eks. for saksmappe og 1 eks. til kopibok. Graderte brev må merkes unntatt offentlighet med riktig paragrafhenvisning. |
|
|
|
| Arkiv |
17 |
Kopibok: Setter en gjenpart av utgående brev i kronologisk orden (etter dato) i kopibok. Kopibøker er unntatt offentlighet og skal bindes inn ved bortsetting. (Jfr. arkivforskriftens § 3-14, siste ledd.) |
|
|
|
| Saksbehandler |
18 |
Legger originalen i konvolutt til frankering i egen kassett for ut-post. |
|
|
|
|
19 |
Rensing: Det er saksbehandlers ansvar at saksmappen er renset for binders, kladdenotater, overflødige kopier og annet arkivuverdig materiale, før den leveres arkivet. (Jfr. Arkivforskriftens § 3-19) |
|
|
|
|
20 |
Saker skal returneres til arkivet umiddelbart etter ferdigbehandling. Arkivpersonalet legger saken i arkivet og fjerner evt. lånekort (jfr. pkt 19). |
|
|
|
|
|
Evt.
Ved bruk av e-post: Saksbehandler er ansvarlig for å kontrollere at sakspost som blir sendt som e-post kommer frem til rette vedkommende (kvittering). Dokumentet skrives ut på papir og leveres arkiv for registrering og ekspedering, på samme måte som vanlig papirpost. |
|
|
|
|
|
UTLÅN FRA ARKIV |
| Saksbehandler |
21 |
Det er ikke anledning for saksbehandlere å låne mapper fra arkivet uten å fylle ut lånekort. Bare saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut. Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles. Utlånt mappe settes tilbake i arkivet så snart som mulig |
|
|
|
|
|
UTSKRIFT AV JOURNAL |
| Arkiv |
22 |
Hovedregelen er at posten registreres i manuell journal (protokoll). Den manuelle journalen kan også føres i et regneark (Excel). Gjøres dette gjelder følgende:
- Føring i regneark (Excel) er å betrakte som en manuell journal ført for hånd. Den skal foreligge på papir og bindes inn ved bortsetting, jfr. arkivforskrifta § 3-14.
- Det skal brukes en standard mal som er godkjent av kommunens arkivansvarlig (i samarbeid med IKA). Denne malen skal ha en tilnærmet lik rubrisering som den manuelle journaltypen som brukes i kommunen.
- Det skal altid foreligge papirversjon av postjournal ført i regneark. Dvs. etter hver gang det er registrert nye dokumenter skal det tas utskrift som fanger opp de siste registrerte dokumentene og lenkingen til saker disse dokumentene inngår i.
- Etter avsluttet journalperiode (et år), skal det avsluttede journalåret skrives ut i sin helhet.
- Hver ny journalperiode skal begynne med journalnr. 1.
- Når man har samlet en bunke med utskrifter av journalårganger (ca. 1 cm. eller tykkere), skal disse bindes inn som en bok med det eldste journalnummeret først og det yngste sist.
- Arkivplanen inneholder egen rutinebeskrivelse for innbinding.
|
