Her finner du en oversikt over elektronisk arkivmateriale som IKA har mottatt som avleveringer eller deponeringer fra kommuner i Rogaland. Her er også innarbeidet oversikt over en del avleveringsprosjekter som vi har en dialog med den enkelte kommune om. Opplistingen viser for det meste bevaringsuttrekk fra database baserte systemer i kommuner i Rogaland.
I vårt elektroniske arkivdepot har vi som en midlertidig ordning fram til november 2016 oppbevarer arkivmaterialet på optiske lagringsmedier (DVD) og 4 større USB-disker (eksterne harddisker) hvor to og to speiler hverandre. Lagringskapasiteten vil bli bygget ut etter behov og i overenstemmelse med råd fra KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter). Fra november 2016 har vi startet en opplasting av alle arkivpakker som listes opp under på vårt eArkiv depot hos KDRS. Dette depotet styres/forvaltes av et program som heter EssArch PPL. Dataene lagres fysisk på en stor server på Dora i Trondheim med back-up et annet sted i same by og på tap i Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana og på tape på Riksarkivet i Oslo. Dette lageret er bygd opp med svært høy sikkerhet, og vi ser fram til å få dataene over dit. Som tabellen under viser har vi mottatt ganske mange arkivpakker allerede og ber derfor om forståelse om at det vil ta litt tid å få lagt dem over på EssArch PPL.
Annet elektronisk arkivmateriale i arkivdepot hos IKA:
- IKA har foretatt og kommer regelmessig til å foreta PDF og XML eksporter av av arkivplanene som ligger på Arkivplan.no for alle sine eiere og oppbevare disse i vårt eArkiv depot.
- I tillegg har IKA litt digitalisert fotomateriale i sitt eArkiv depot
- Her er også listet noen systemer knyttet til administrasjon og faglig drift ved IKA.
Avlevert/deponert elektronisk arkiv pr. 16. juli 2018:
Kommune/Virksomhet: | Avlevering/deponering godkjent: | Periode: | Merknader og utfyllende info.: |
Bjerkreim kommune |
|
|
|
Bokn kommune | – | – |
|
Eigersund kommune |
|
|
|
Finnøy kommune |
|
|
|
Forsand kommune |
|
|
|
Gjesdal kommune |
|
|
|
Haugesund kommune |
|
|
|
Hjelmeland kommune |
|
|
|
Hå kommune |
|
|
|
Karmøy kommune |
|
|
|
Klepp kommune |
|
|
|
Kvitsøy kommune | – | – |
|
Lund kommune |
|
|
|
Randaberg kommune |
|
|
|
Rennesøy kommune |
|
|
|
Sandnes kommune |
|
|
|
Sauda kommune |
|
|
|
Sokndal kommune |
|
|
|
Sola kommune |
|
|
|
Suldal kommune |
|
|
|
Strand kommune |
|
|
|
Time kommune |
|
|
|
Tysvær kommune |
|
|
|
Utsira kommune | – | – |
|
Vindafjord kommune
(Tidligere: Ølen og Vindafjord kommuner) |
|
|
|
Rogaland fylkeskommune | – | – |
|
Ryfylke miljøverk IKS | – | – |
|
Dalane Miljøverk IKS | – | – |
|
IVAR IKS |
|
|
|
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS | – | – |
|
Andre:
|
|
|
|
Tilbake til siden “Elektronisk depot”
Annet elektronisk arkivmateriale i arkivdepot hos IKA:
IKA har foretatt og kommer regelmessig til å foreta PDF og XML eksporter av av arkivplanene som ligger på Arkivplan.no for alle sine eiere og oppbevare disse i vårt eArkiv depot.
I tillegg har IKA litt digitalisert fotomateriale i sitt eArkiv depot.
Avlevert/deponert elektronisk arkiv pr. 30. september 2011:
Kommune/Virksomhet:
Avlevering/deponering godkjent:
Periode:
Merknader og utfyllende info.:
Bjerkreim kommune
1. Forum Winsak98
2. Digitaliserte foto Bjerkreim bygdabok
1. 1997 – 2007
2. (udatert)
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. Skannet 200 digitale foto av Bjerkereimsmarknaden av en samling på ca. 5000 foto under ordning.
3. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av økonomisystemet AS400 .
Bokn kommune
–
–
1. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av en avsluttet periode i sak/arkivsystemet WebSak.
Eigersund kommune
1. Forum Winsak98
2. Forum Winsak98
1. 1999 – 2002
2. 2002 – 2007
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
Finnøy kommune
–
–
1. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av en avsluttet periode i sak/arkivsystemet WebSak.
Forsand kommune
1. Forum Winsak98
1. 1997 – 2005
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt. MERK! Parallelt med nevnte avlevering ligger det i arkivdepotet et uttrekk gjort av Acos (acos_uttrekk)
Gjesdal kommune
1. Cinet Symfoni
2. Cinet Symfoni
3. Widerøe flyfoto
1. 1999 – 2003
2. 2003 – 2007
1 og 2: Gjesdal kommune i samarbeid med IKAhar gjennomført en bevaringsprosess knyttet til kommunens tidligere sak/arkiv system Cinnet Symphoni (KOARK) som kjørte på en Lotus Notes/Domino-server teknologi. Det foreligger to uttrekk av systemet fra to påfølgende perioder.
3. Widerøe flyfoto/ skråfoto i farge 1961- 1966. filtype bmp/ tif.
Hjelmeland kommune
–
–
1. Det pågår en prosess for å få til en avlevering fra kommunens forrige sak/arkiv system K2000.
Hå kommune
1. Kontor 2000 versjon 5.2c
2. Kontor 2000 versjon 5.2c
1. 1997 – 2000
2. 2000 – 2006
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
Karmøy kommune
1. Unique Profil versjon 6.44.0
2. Digitaliserte Widerøe foto – skråfoto
1. 1982 – 2009
2. 1949 – 1964
1. Pleie- og omsorgssystem/fagsystem som pr. januar 2010 fortsatt er i aktiv bruk i Karmøy kommune. Dette er et testuttrekk på et svært stort fagsystem som fortsatt er i produksjon. Dette er det første virkelig store elektroniske arkivet som IKA sammen med IKT-avdelingen i en av sine eierkommuner har gjort et bevaringsuttrekk fra. Uttrekket er gjort med DEX. Systemet inneholder store mengder sensitive personopplysninger. Det presiseres derfor at dette er en godkjent deponering (jfr. Forskrift om offentlege arkiv §§ 3-17 og 5-2) som IKA kun oppbevarer i sitt elektroniske arkivdepot. Uttrekket vil trolig bli oppdatert på et senere tidspunkt i forbindelse med periodisering eller avslutning av Profil i Karmøy kommune. Alle forespørsler om innsyn i dette arkivet skal derfor rettes til Karmøy kommune så lenge systemet fortsatt er i produksjon/ligger på server i kommunen. IKA vil først behandle innsynforespørsler mot dette arkivet når Karmøy kommune skriftlig endrer status på det fra deponering til avlevering.
2. Dette er digitaliserte flyfotonegativer, skråfoto fra lav høyde, som oppbevares i JPG-format og TIF-format i det elektroniske arkivdepotet til IKA.
Klepp kommune
1. Kontor2000
2. SATS – Barnehage
1. 1992 – 1998
2. 1998 – 2008
1. Dette er data fra kommunens første saksbehandlingssystem Unique sak/arkiv som ble konvertert inn i det KOARK baserte sak/arkivsystemet Kontor 2000 i 1998. Dette er altså data fra et NOARK basert sak/arkivsystem. Uttrekket er gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv. Klepp kommune har ikke fulltekstdokumenter knyttet til denne perioden av Kontor 2000.
2. Dette er data fra et avsluttet fagsystem som Klepp kommune brukte til barnehageopptak fram til 2008. Uttrekket er gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
3. Det pågår prosesser for å få til avleveringer også av senere perioder av Kontor 2000 .
Kvitsøy kommune
–
–
1. Ingen prosjekter
Lund kommune
1. Forum Winsak98
2. Forum Winsak98 – Helseforum
1. 1999 – 2007
2. 1999 – 2008
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem tilpasset helse- og sosialsektoren som ble brukt på sosialkontoret i Lund kommune. Uttrekket er gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt. IKA har i etterkant også foretatt en massekonvertering av systemets fulltekstdokumenter fra Word (*.doc) til PDF/A. Disse dokumentene fikk vi med da uttrekket ble avlevert. De har relasjon til en av de bevarte tabellene.
Randaberg kommune
1. Kontor 2000 versjon 6.1b.4
2. Kontor 2000 versjon 6.1b.4
1. 1993 – 2002
2. 2002 – 2005
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
Rennesøy kommune
–
–
1. Ingen prosjekter
Sandnes kommune
1. Doculive ver 5.1d
2. Dias register Byplan
3. Digitaliserte Widerøe foto – skråfoto
4. Digitaliserte Widerøe foto – vertikalfoto/kartgrunnlag
1. 1985 – 2001
2. 1987 – 2004
3. 1935 – 1962
4. 1939 og 1954
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. I forbindelse med at Sandnes kommune i 2008 avleverte en større samling med lysbilder (dias) til IKA, fikk vi med en liten hjemmelaget Access database med 2 tabeller som hadde fungert som register for denne lysbildesamlingen sammen med papirkopier. På IKA drev vi på denne tiden å tese en oppdatert versjon av DEX hvor på vi brukte dette hjemmelagede registeret som test kasus. Vi la en kopi over i vårt elektoniske depot. Det er dette uttrekket dere finner informasjon om her.
3. Dette er digitaliserte flyfotonegativer, skråfoto fra lav høyde, som oppbevares i JPG-format og TIF-format i det elektroniske arkivdepotet til IKA.
4. Dette er digitaliserte kopier av papirpositiver som ligger i landbrukskontoret sitt arkiv. De digitaliserte kopiene er i JPG-format.
5. Det pågår et prosjekt for å få på plass rutiner for produksjon av avleveringer fra fagsystem.
Sauda kommune
1. Forum Winsak98
2. Forum Winsak98
1. 1999 – 2002
2. 2002 – 2005
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
Sokndal kommune
1. Kontor 2000 versjon 5.2a
2. Kontor 2000 versjon 5.2a
1. 1994 – 1999
2. 1999 – 2007
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
Sola kommune
1. MD- Opptak – barnehagesystem
2. Forum Sak – sak/arkivsystem
1. 1995 – 2004
2. 1993 – 2000
1. Barnehagesystemet/fagsystemet MD-Opptak med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
2. Sola kommune sitt første system for saksbehandling, Forum Sak. Dette er et sak/arkivsystem fra NOARK/KOARK systemer kom på markedet. Uttrekket inneholder fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
Suldal kommune
–
–
1. Ingen prosjekter
Time kommune
1. Forum Winsak
2. Unique Marthe
3. MiniSofie (brukt mot Marthe)
1. 1997 – 2003
2. 1993 – 2007
3. 1993 – 2007
1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
2. Barnevernsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
3. Barnevernsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
Tysvær kommune
–
–
1. Ingen prosjekter
Utsira kommune
–
–
1. Ingen prosjekter
Vindafjord kommune
Tidligere: Ølen og Vindafjord kommuner
1. Uni Økonomi for Windows
1. 1997 – 2000
1. Økonomisystem/fagsystem brukt i tidligere Ølen kommune. Dette er den første avleveringen av et elektronisk arkiv med tilhørende fulltekstdokumenter som IKA har tatt i mot og godkjent fra en av sine eiere. Uttrekket er gjort med DEX.
2. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av sak/arkivsystemet som gamle Vindafjord kommune brukte fram til kommunesammenslåingen i 2006.
3. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av et fagsystem som ble brukt i PP-tjenesten i Ølen kommune før sammenslåingen i 2006.
4. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av et fagsystem som ble brukt i omsorgsektoren i Ølen kommune før sammenslåingen i 2006.
Rogaland fylkeskommune
–
–
1. Ingen prosjekter
Ryfylke miljøverk IKS
–
–
1. Ingen prosjekter
Dalane Miljøverk IKS
–
–
1. Ingen prosjekter
IVAR IKS
–
–
1. Ingen prosjekter
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
–
–
1. Ingen prosjekter
Andre:
1. Nord-Jæren kommunerevisjon
2. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
3. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
4. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
5. Interkommunalt Arkiv i Hordaland IKS
1. BASE POST04
2. ARKIVAREN
3. Ephorte
4. ASTA – katalogiserings-system
5. Klientregister overført fra IKAH
1. 1996 – 2004
2. 1995 – 2003
3. 2003 – 2008
4. 1997 – 2010
5. 1942 – 1989
1. Dette er uttrekk fra den elektroniske postjournalen etter den interkommunale virksomheten Nord-Jæren kommunerevisjon som ble nedlagt i 2004. Arbeidet med å bevare denne elektroniske postjournalen ble gjort i 2005 i forbindelse med at IKA også tok i mot papirarkivet etter denne virksomheten.
2. ARKIVAREN var det første elektroniske sak og dokumenthåndteringssystemet som ble brukt ved IKA. Det er ikke et NOARK system. Det kan beskrives som en elektronisk postjournal med en tilknyttet tekstbehandlingsfunksjon. Dette er et system som personalet ved IKA saksbehandlet i i mer enn 8 år, det er også et system som vi har testet mye på for å øke vår kompetanse knyttet til langtidshåndtering av elektronisk arkiv.
3. Ephorte var det første rene sak/arkivsystemet som ble brukt til saksbehandling ved IKA. Dette er et NOARK-4 system med tilhørende utgående fulltekst dokumenter. Primærarkivet til IKA i denne perioden var papirarkiv. Uttrekket er gjort etter “generell metode”. Dette er ikke et NOARK uttrekk. Uttrekket er gjort i forbindelse med at IKA testet DEX sin evne til å håndtere fulltekstdokument. Dette er det andre systemet med tilhørende fulltekstdokumenter IKA la i sitt elektroniske arkivdepot.
4. ASTA er IKA sitt katalogsystem. Det er et fagsystem som brukes ved nesten alle offentlige arkivinstitusjoner i Norge. ASTA var det første fagsystemet IKA testet DEX på.
5. Dette var en Access database med oversikt over klientmapper i barnevern, flyktningtjeneste, pleie- og omsorg, PPT, skole, helsesøster og sosialtjenesten i tidligere Ølen kommune som IKA-Hordaland i sin tid laget og som de i 2002 overførte til oss ved IKA-Rogaland i forbindelse med at Ølen kommune skiftet fylkestilhørighet. IKA-Rogaland har også disse listene i papirformat. Denne Access basen er her bearbeidet arkivfaglig.
Tilbake til siden “Elektronisk depot”