Steg: | Ansvar: | Oppgave: |
FORBEREDELSER | ||
1 | IKA | Lage en koordinert tidsplan for når det skal hentes inn arkiv. |
2 | Avleverende instans | Er ansvarlig for å skaffe: Transport, jekketralle til bruk ved pålasting, arbeidshjelp, paller og pallkasserammer.
Om transport:
Om jekketralle:
Om paller og pallkasserammer:
Om arbeidshjelp:
|
3 | IKA | Lager forslag til en enkel flytteplan som bl.a. inneholder start- og sluttidspunkt, når lastebilen møter, hvor mye arbeidshjelp vi har og hvordan den kan brukes evt. forhold som kan påvirke arbeidet. |
4 | IKA og Avleverende instans | Planleggingsmøte IKA sin flytteplan gjennomgås og det gjøres lokale tilpassing, dvs.:
|
5 | Avleverende instans | Nummerering for transport Arkivmaterialet som skal overføres til IKA gjennomnummereres med blyant iht. katalog/lister. |
6 | IKA | Som en del av planleggingsmøtet viser konsulent fra IKA hvordan man gjennomnummererer arkivet. |
7 | Avleverende instans | Sørger for at paller og pallkasserammer er på plass ved opplastingsstedet til første flyttedag. |
8 | Avleverende instans | Informerer arbeidshjelp om hvor de skal møte den første flyttedagen. |
9 | Avleverende instans | Informerer lastebilsjåfør om når og hvor han skal møte. Bilen trenger ikke å møte før lasten er klar. |
OPPLASTING OG TRANSPORT | ||
10 | IKA | Konsulent fra IKA er til stede i kommunen den første flyttedagen og sørger for at opplastingen på paller blir gjort iht. plan. Det er viktig at opplastingen gjøres på en måte som medfører minst mulig slitasje på arkivsakene, og at katalogsystematikken ikke blir rotet om. |
11 | Arbeidskraft | Opplasting skjer på følgende måte:
|
12 | Lastebil | Sjåføren informeres hvor arkivsakene skal leveres. Hvis mulig tar konsulent fra IKA imot transporten ved Bergelandsgt. 30 og anviser parkeringsplass for avlasting. |
13 | IKA | Konsulent eller annet personale fra IKA sørger for å sette ut kjegler som reserverer parkeringsplass til bruk for avlasting. |
14 | For en effektiv avlasting av lastebilen brukes jekketrallen på lastebilen og IKA sin jekketralle som står i arkivmagasinet. | |
15 | Lastebil | Hvis arkivmaterialet er så stort at det er behov for flere transporter returnerer lastebilen til kommunen med tomme paller og pallkasserammer for neste transport. |
16 | Avleverende instans | Sørger for at ny forsendelse lastes opp på samme måte som forrige forsendelse. |
OPPSETT I ARKIVDEPOT OA. | ||
17 | IKA | Arkivkonsulent og annet personale ved IKA sørger for å laste ut av pallene og sette arkivsakene opp i hyller i arkivdepotet. |
18 | IKA | Sender brev som kvitterer for at flyttingen er foretatt. Brevet bør inneholde opplysninger om hvilke volumer som er flyttet, hvor mye tid som er brukt og generelle opplysninger om hva IKA vil gjøre med arkivene på kort og lang sikt for å styrke tilgjengligheten. |