Skip to content

Kommunalt arkiv

Kommunalt arkiv er arkiv skapt av et kommunalt organ. Med kommunalt organ forstås kommunestyret og ethvert organ som kommunestyret, eller formannskapet etter delegert myndighet, har opprettet etter kommuneloven eller særlov. Eksempler på kommunale organ (eller arkivskapere) kan være skoler, barnehager, sykehjem og andre kommunale styrer, råd, nemnder og utvalg i tillegg til kommunestyret og formannskapet.

Arkivmaterialet etter kommunale organer kan være meget omfattende og ulikt, men visse typer arkiv (arkivserier) går igjen:

  • Møtebøker (referater fra møter i kommunale styrer, råd, nemnder og utvalg)
  • Kopibøker (kopier av utgående brev)
  • Journaler (kronologisk oversikt over inn- og utgående brev)
  • Saksarkiv (saksdokumenter og korrespondanse)
  • Spesialarkiv (arkivmateriale som er unikt for en type arkivskaper, f.eks. vitnemålsprotokoller på ungdomsskoler eller skattelister på likningskontorer)
  • Personarkiv (f.eks. personalmapper, elevmapper, klientmapper osv.)
  • Regnskap og budsjett

Vi gjør oppmerksom på at noe av det yngre arkivmaterialet forsatt kan være underlagt taushetsplikt (jf. forvaltningsloven § 13), og vil følgelig ikke være allment tilgjengelig på det nåværende tidspunkt. Taushetsplikten bortfaller normalt etter 60 år.

Kommunalt arkiv skal normalt avleveres til et arkivdepot når det er om lag 25-30 år gammelt (jf. arkivforskriften § 5-1 og 5-2). Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) har eldre og avslutta arkivmateriale fra samtlige av våre 24 eierkommuner, og Rogaland fylkeskommune. For å søke i dette materialet, vennligst se vår arkivkatalog.