Skip to content

Avlevering til arkivdepot

Me vil dei neste åra ta imot mange avleveringar frå kommunane og er avhengig av at det materialet som kjem inn er godt ordna og registrert. Dette er først og fremst fordi at me som depot skal tene våre medlemmar og andre som ønskjer innsyn i arkiva på ein effektiv og god måte.

Planer om å avlevere?

Når du skal avlevere er det viktig å ta kontakt med oss på eit tidleg tidspunkt. All avlevering av arkivmateriale skal avtalast i god tid på førehand. Me blir då einige om korleis prosessen skal vere. Me kan hjelpe til med klargjering, pakking og sending. Dersom du ønskjer slik bistand, må ressursar setjast av i arbeidsplanen.

Ha då klart for deg:

-          Kva du ønskjer å avlevere.

-          Kva slags format er det på det du skal avlevere? Er det protokollar eller arkivboksar? Er det arkivsaker som har ukurante mål? Til dømes folioarkivboksar og kartruller.

-          Kor mange hyllemeter du ønskjer å avlevere.

-          Vil du trenge hjelp av IKA? Til dømes pakking, ordning og kassasjon.

-          Når du ønskjer å avlevere.

NB! Lister skal vere klar og sendt inn til IKA innan ei veke før avleveringa og skal sendast elektronisk på eige excel-skjema. Du får skjema ved å sende ein førespurnad til oss på e-post.

Kva kan avleverast til IKA?

Hovudsakleg arkiv som er 25 – 30 år eller eldre, og arkiv frå nedlagte avdelingar og verksemder.  Arkiv skal vere ordna, reinsa og arkivavgrensa. Kassasjon skal ha vore gjennomført.[1] Me skal kunne setje det rett inn i hylla når det kjem inn til oss.

Anna arkiv som det er lite eller inga aktivitet i, kan også vurderast for avlevering. Til dømes kopibøker, postjournalar, møtebøker, saksarkiv når kommunen har elektroniske kopiar og digitalisert eigedomsmateriale.

Ordning av arkivmaterialet

Arkivmateriale skal vere ordna etter proveniensprinsippet. Det vil seie at så langt det er mogleg, så skal arkivet ha sin opphavelege struktur. Kassasjon skal ha blitt gjort regelverket som gjelder i dag. [2] Riksarkivet har også utarbeida ein god rettleiar på området. Arkivmaterialet skal også vere reinsa. Det vil seie at teip, plast, binders, strikker og rustne stifter er fjerna. Støvete materiale bør tørkast av med ein tørr mikrofiberklut.

OBS: Dersom du oppdagar vannskadar og/eller ved mistanke om mugg i arkivet, ta kontakt med IKA. Mugginfisert materiale må behandlast før det blir sett inn i magasinet og me har eiget utstyr til dette.

Protokollar

Møtebøker, kopibøker, journalar (postlister)  og andre protokollar skal vere tydeleg merka med kommunenamn, arkivskapar, type protokoll og årstal. Står ikkje dette merket på ryggen, legg inn ei remse (bokmerke) i den enkelte protokollen.

Møtebøker skal bindast inn. IKA Rogaland anbefaler generelt å binde inn lausblad til protokollar. Dersom du har store mengder av lausblad til kopibøker, kan du vurdere å pakke dei i syrefrie mapper og leggje dei i arkivboksar.

Me anbefaler å fjerne «B/D-binders» og i staden leggje dokumenta i kronologisk rekkjefølge i syrefrie mapper eller omslag.

Arkivboksar

Når du skal pakke i arkivboksar, er det viktig å bruke rett størrelse til kva som skal vere oppi. Vanlege arkivboksar passar til dokument i A4. Du skal helst ikkje brette arket for å få plass i boksen. Dersom materialet er større enn A4, kan folioboks eller arkivboks i anna format brukast – rådfør deg gjerne med IKA.

Når du pakkar dokument i arkivboksar, bør de liggje i syrefrie omslag eller arkivmapper. Boksane må ikkje vere for fulle eller halvfulle. Det skal vere lett å ta ut ei mappe frå boksen og mappene skal ikkje sige ned i eska.

Arkiveboksane skal helst vere syrefrie, men me tek også inn dei syrenøytrale arkivboksane som me selde tidlegare. Øydelagde og slitne boksar, boksar med hull i eller andre ukurante boksar må bytast ut. Dersom du må kjøpe nye arkivboksar, anbefaler me å kjøpe syrefrie arkivboksar.

Dokumenta skal vere i mapper oppi arkivboksar. Mappene bør vere merka med eventuelt saksnamn, arkivkode og årstal. Mappene må liggje i numerisk rekkjefølgje med lågast tal først i boksen.

Boksane skal vere tydeleg merka med:

-          Kommunenamn (Nærbø kommune, Ølen kommune, Karmøy kommune)

-          Namn på arkivskapar (Sentraladministrasjonen, Teknisk etat, Motland skule og Hjelmeland legekontor

-          Serie (saksarkiv, eigedomsarkiv, rekneskap)

-          Arkivnøkkel med kode (NKS 000-117, K-koder)

-          Årstal (1984-1987)

Legg ved eventuelle registerkort, arkivnøklar og andre hjelpemiddel.

NB: Merk boksane tydeleg med blyant.

Personregister

Kva kan avleverast?

Personregister kan deponerast 10 år etter siste notering. Det er viktig at det er lite eller inga aktivitet i dette materiale.

Oversikt over dei mest vanlege personregistrene

Administrasjon

Personalmapper

Opplæring og oppvekst

Barnehagemapper

Elevmapper

PPT-mappe

Barnevernsmapper

Helse- og omsorg

Legejournalar

Pasientjournalar

Klientmapper

Helsekort

Morsmapper

Sosial- og velferdstenester

Sosialmapper

Flyktningmapper

Ordning

Personregisteret skal vere ordna etter proveniensprinsippet.

Ytre proveniens er å ikkje blande elevmapper frå ein skule med elevmapper frå ein anna skule eller PPT sine elevmapper.

Indre proveniens er å halde på arkivet sin opphavlege orden. Til dømes skal mapper som er ordna etter fødselsdato behaldast slik.

Personregister pleier å vere ordna anten alfabetisk, etter fødselsdato, etter fødselsdag og/eller på journal- og saksnummer.

Når ein avleverer personregistre, skal det også følgje med ei liste over mappene. Den skal liggje i første boks. Der skal det stå namn, fødselsdato og ev. journal og saksnummer. Der skal det også stå i kvar for ein boks den enkelte mappa ligg.

Føring av avleveringslister

Føring av avleveringslister SKAL skje på eit eige avleveringsskjema på rekneark som du får tilsendt av IKA Rogaland på epost. Dette fordi at me skal importere skjemaet inn i vår arkivkatalogbase, ASTA.

  1. Skriv ei liste per arkivskaper. Dersom du skal avlevere frå fleire arkivskaparar, må du lage fleire lister. Til dømes må  «Sola kommune – Sentralarkivet» og «Sola kommune –Teknisk etat» vere på kvar si liste.
  2. Kvar liste skal ha fortløpande løpenummer på arkivstykka. Det kan vere lurt å samle arkivmaterialet som skal avleverast på ein eigen stad og så føre på løpenummer.
  3. Lista skal samsvare med det som står på protokollane og boksane. Hugs å lese korrektur på lista.
  4. Meir detaljert utfylling av lista ligg i sjølve skjemaet.

Pakking av arkivmaterialet til transport

Kommunen må sjølv sørge for transport.

Små avleveringar kan pakkast i flytteesker. Flytteesker må vere nummererte og stå i stigande rekkefølgje.

Ved avleveringar på over 30 hyllemeter, tilrår me å bruke pallar og lastebil med automatlem.

Oppstilling på pallar:

Ein pall kan ha 4-5 hyllemeter med arkiv.

Siste nummererte arkivstykke i eit arkiv plasserast nedst i eit hjørne av pallen. Deretter byggjer ein bakover og oppover i ein spiral slik at første arkivstykke hamnar øvst.

For å stabilisere arkiv på pallen, legg ei papp-plate mellom kvart lag med protokollar/arkivboksar.

Dersom du ikkje har pallekarmar, ruller du strekkfilm (plastfolie) rundt arkivmaterialet.

IKA kan ha pallar og pallekarmar til utlån.

Ved avlevering

Ring 15 minuttar før åtkomst slik at me står klar når bilen kjem. Hugs at avleveringslister skal vere sendt inn per e-post ei veke før sjølve avleveringa.

IKA kvitterer for materialet.

Mottak

Etter at avleveringa er godkjent og sett opp i hyllene, vil me sende ei stadfesting til kommunen. Den vil også innehalde kor mange hyllemeter avleveringa utgjorde og kor mykje depotplass kommunen har ledig.

Eventuelt etterarbeid med avleveringa vil bli tatt frå dagsverka som kommunen har krav på som eigar. Ved større mengder kan kommunen bli kravd betaling.

Nyttige lenker:

Arkivverket.no

Arkivprodukter.no

Ikarogaland.no

Utfyllande informasjon:

Arkivloven

Arkivforskriften

Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, gitt av Riksarkivaren 2002

Riksarkivarens forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, V. Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv.


[1] Kassasjon skal utførast etter gjeldande regler. Sjå her for meir informasjon.

[2] Lovdata.no IV. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950


Se også “Skjema og maler“.