Skip to content

Oversikt over deponert og avlevert eArkiv hos IKA

av se den september 12th,2010

Her finner du en oversikt over elektronisk arkivmateriale som IKA har mottatt som avleveringer eller deponeringer fra kommuner i Rogaland. Her er også innarbeidet oversikt over en del avleveringsprosjekter som vi har en dialog med den enkelte kommune om. Opplistingen viser for det meste bevaringsuttrekk fra database baserte systemer i kommuner i Rogaland.

I vårt elektroniske arkivdepot har vi som en midlertidig ordning fram til november 2016 oppbevarer arkivmaterialet på optiske lagringsmedier (DVD) og 4 større USB-disker (eksterne harddisker) hvor to og to speiler hverandre. Lagringskapasiteten vil bli bygget ut etter behov og i overenstemmelse med råd fra KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter). Fra november 2016 har vi startet en opplasting av alle arkivpakker som listes opp under på vårt eArkiv depot hos KDRS. Dette depotet styres/forvaltes av et program som heter EssArch PPL. Dataene lagres fysisk på en stor server på Dora i Trondheim med back-up et annet sted i same by og på tap i Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana og på tape på Riksarkivet i Oslo. Dette lageret er bygd opp med svært høy sikkerhet, og vi ser fram til å få dataene over dit. Som tabellen under viser har vi mottatt ganske mange arkivpakker allerede og ber derfor om forståelse om at det vil ta litt tid å få lagt dem over på EssArch PPL.

Annet elektronisk arkivmateriale i arkivdepot hos IKA:

  • IKA har foretatt og kommer regelmessig til å foreta PDF og XML eksporter av av arkivplanene som ligger på Arkivplan.no for alle sine eiere og oppbevare disse i vårt eArkiv depot.
  • I tillegg har IKA litt digitalisert fotomateriale i sitt eArkiv depot
  • Her er også listet noen systemer knyttet til administrasjon og faglig drift ved IKA.

Avlevert/deponert elektronisk arkiv pr. 30. november 2016:

Kommune/Virksomhet: Avlevering/deponering godkjent: Periode: Merknader og utfyllende info.:
Bjerkreim kommune
  1. Forum Winsak98
  2. Digitaliserte foto Bjerkreim bygdabok
  1. 1997 - 2007
  2. (udatert)
  1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
  2. Skannet 200 digitale foto av Bjerkereimsmarknaden av en samling på ca. 5000 foto under ordning.
  3. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av økonomisystemet AS400 .
Bokn kommune - -
  1. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av en avsluttet periode i sak/arkivsystemet WebSak.
Eigersund kommune
  1. Forum Winsak98
  2. Forum Winsak98
  1. 1999 - 2002
  2. 2002 - 2007
  1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
  2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
Finnøy kommune
  1. Visma Familia
  1. 2009 – 2015
  1. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
Forsand kommune
  1. Forum Winsak98
  1. 1997 - 2005
  1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt. MERK! Parallelt med nevnte avlevering ligger det i arkivdepotet et uttrekk gjort av Acos (acos_uttrekk)
Gjesdal kommune
  1. Cinet Symfoni
  2. Cinet Symfoni
  3. Widerøe flyfoto
  4. Unique BVPro
  5. Unique Oskar
  6. Unique MiniSofie (brukt mot Oskar)
  7. Avtale register
  1. 1999 - 2003
  2. 2003 - 2007
  3. 1961 - 1966
  4. 1987 – 2011
  5. 1991 – 2009
  6. 1998 – 2009
  7. 1894 – 2004
  1. Gjesdal kommune har i samarbeid med IKA gjennomført en bevaringsprosess knyttet til kommunens tidligere sak/arkiv system Cinnet Symfoni (KOARK) som kjørte på en Lotus Notes/Domino-server teknologi. Det foreligger to uttrekk av systemet fra to påfølgende perioder. Dette er første periode.
  2. Gjesdal kommune har i samarbeid med IKA gjennomført en bevaringsprosess knyttet til kommunens tidligere sak/arkiv system Cinnet Symfoni (KOARK) som kjørte på en Lotus Notes/Domino-server teknologi. Det foreligger to uttrekk av systemet fra to påfølgende perioder. Dette er andre periode.
  3. 3. Widerøe flyfoto/ skråfoto i farge filtype bmp/ tif.
  4. Det foregår to prosjeklt mot et barnevernsystem og et sosialklientsystem. Mesteparten av bevaringsarbeidet er gjort her. Det mangler bare noen formaliteter knyttet til godkjenning.
  5. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
  6. Fagsystem brukt i sosialtjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
  7. Fagsystem brukt i sosialtjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
  8. Lite register med tilhørende digitaliserte  avtaler og kontrakter som Gjesdal kommune laget selv og kjørte på den samme Domino serveren som Cinet Symfoni i sin tid lå på. Arkivpakken er lagert av IKA
Haugesund kommune

    -

      -

      1. Det er startet et prosjekt med tanke på å bevare data fra fagsystemene Unique Oskar og Unique Marthe
      Hjelmeland kommune
      1. Kontor 2000
      2. Unique BVPro
      1. 1998 - 2005
      2. 2003 - 2009
      1. Dette er et tabelluttrekk gjort etter generell metode ved hjelp av DEX. Tilhørende fulltekstdokument er ikke tatt med.
      2. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      Hå kommune
      1. Kontor 2000 versjon 5.2c
      2. Kontor 2000 versjon 5.2c
      1. 1997 - 2000
      2. 2000 - 2006
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      Karmøy kommune
      1. Unique Profil versjon 6.44.0
      2. Unique Profil versjon 7.50.0
      3. Dgifot – Karmøy Digitaliserte Widerøe flyfoto
      4. Unique – MiniSofie (brukt mot Marthe)
      5. Unique – Marthe
      6. Unique – MiniSofie (brukt mot Oskar)
      7. Unique – Oskar
      1. 1982 - 2009
      2. 1982 – 2015
      3. 1954 - 1969
      4. 1998 – 2010
      5. 1997 – 2000
      6. 1998 – 2011
      7. 1998 – 2011
      1. Pleie- og omsorgssystem/fagsystem som pr. januar 2010 fortsatt er i aktiv bruk i Karmøy kommune. Dette er et testuttrekk på et svært stort fagsystem som fortsatt er i produksjon. Dette er det første virkelig store elektroniske arkivet som IKA sammen med IKT-avdelingen i en av sine eierkommuner har gjort et bevaringsuttrekk fra. Uttrekket er gjort med DEX. Systemet inneholder store mengder sensitive personopplysninger. Det presiseres derfor at dette er en godkjent deponering (jfr. Forskrift om offentlege arkiv §§ 3-17 og 5-2) som IKA kun oppbevarer i sitt elektroniske arkivdepot. Uttrekket vil trolig bli oppdatert på et senere tidspunkt i forbindelse med periodisering eller avslutning av Profil i Karmøy kommune. Alle forespørsler om innsyn i dette arkivet skal derfor rettes til Karmøy kommune så lenge systemet fortsatt er i produksjon/ligger på server i kommunen. IKA vil først behandle innsynforespørsler mot dette arkivet når Karmøy kommune skriftlig endrer status på det fra deponering til avlevering.
      2. Dette er et suppleringsuttrekk fra Profil som strekker seg fram til 2015. Uttrekket er produsert av Adjuva AS og supplert av IKA.
      3. Dette er et uttrekk fra et lite database basert program utviklet ved IKA Rogaland for registrering av og framfinning i digitalisert fotomateriale. Programmet består av en MySql-database på fra 2-3 tabeller avhengig av hvem brukeren er. Brukergrensesnittet er utviklet i programmet PHPRunner. Digifot kjører i alle nettlesere. Systemet brukes til lokal registrering av digitalisert fotomateriale, i dette tilfellet flyfotonegativer, skråfoto fra lav høyde tatt av Widerøe flyveselskap, som oppbevares i JPG- og TIF-format i IKA Rogaland sitt eArkivdepot. IKA gir ut tomme versjoner av Digifot til lokale fotobevaringsprosjekter i sine eierkommuner og hjelper til med opplæring i bruk av programmet.
      4. Tabelluttrekk fra avsluttet fagsystem. Uttrekket er laget ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      5. Tabelluttrekk fra avsluttet fagsystem. Uttrekket er laget ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      6. Tabelluttrekk fra avsluttet fagsystem. Uttrekket er laget ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      7. Tabelluttrekk fra avsluttet fagsystem. Uttrekket er laget ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      Klepp kommune
      1. Kontor2000
      2. SATS – Barnehage
      3. Unique – MiniSofie (brukt mot Marthe)
      4. Unique – Marthe
      5. Unique – MiniSofie (brukt mot Omsorg)
      6. Unique – Omsorg
      7. Unique – MiniSofie (brukt mot Oskar)
      8. Unique – Oskar
      9. Unique – SakArkiv
      1. 1992 – 1998
      2. 1998 – 2008
      3. 1991 – 2007
      4. 1988 – 2012
      5. 1998 – 2005
      6. 1996 – 2005
      7. 1996 – 2011
      8. 1996 – 2011
      9. 1992 – 1998
      1. Dette er data fra kommunens første saksbehandlingssystem Unique SakArkiv som ble konvertert inn i det KOARK baserte sak/arkivsystemet Kontor 2000 i 1998. Dette er altså data fra et NOARK basert sak/arkivsystem. Uttrekket er gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv. Klepp kommune har ikke fulltekstdokumenter knyttet til denne perioden av Kontor 2000. (Se også uttrekk nr. 9)
      2. Dette er data fra et avsluttet fagsystem som Klepp kommune brukte til barnehageopptak fram til 2008. Uttrekket er gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      3. Uttrekk 3 og 4 utgjør til sammen barnevernsystemet som Klepp kommune brukte i perioden. Dette er data fra et avsluttet fagsystem. Uttrekket er bl.a. gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      4. Uttrekk 3 og 4 utgjør til sammen barnevernsystemet som Klepp kommune brukte i perioden. Dette er data fra et avsluttet fagsystem. Uttrekket er bl.a. gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      5. Uttrekk 5 og 6 utgjør til sammen pleie- og omsorgsystemet som Klepp kommune brukte i perioden. Dette er data fra et avsluttet fagsystem. Uttrekket er bl.a. gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      6. Uttrekk 5 og 6 utgjør til sammen pleie- og omsorgsystemet som Klepp kommune brukte i perioden. Dette er data fra et avsluttet fagsystem. Uttrekket er bl.a. gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      7. Uttrekk 7 og 8 utgjør til sammen sosialklientsystemet som Klepp kommune brukte i perioden. Dette er data fra et avsluttet fagsystem. Uttrekket er bl.a. gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      8. Uttrekk 7 og 8 utgjør til sammen sosialklientsystemet som Klepp kommune brukte i perioden. Dette er data fra et avsluttet fagsystem. Uttrekket er bl.a. gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      9. Dette er data fra kommunens første saksbehandlingssystem Unique SakArkiv. Dataene ligger her som DAT-filer. Uttrekket ble laget av en tidligere ansatt på IKA i 2004/5 basert på et dump vi fikk av databasen den gangen. Uttrekket har ligget på IKA sin server fram til desember 2012 da det ble gjennomgått og lett omstrukturert iht. nye erfaringer. (Se også uttrekk nr. 1)
      10. Det pågår prosesser for å få til avleveringer også av senere perioder av Kontor 2000/ESA.
      Kvitsøy kommune - -
      1. Ingen prosjekter
      Lund kommune
      1. Forum Winsak98
      2. Forum Winsak98 – Helseforum
      1. 1999 - 2007
      2. 1999 - 2008
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt. IKA har i etterkant også foretatt en massekonvertering av systemets fulltekstdokumenter fra Word (*.doc) til PDF/A. Det er på oppdra fra Lund kommune laget en innsysnsløsning på grunnlag av denne avleveringen.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem tilpasset helse- og sosialsektoren som ble brukt på sosialkontoret i Lund kommune. Uttrekket er gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt. IKA har i etterkant også foretatt en massekonvertering av systemets fulltekstdokumenter fra Word (*.doc) til PDF/A. Disse dokumentene fikk vi med da uttrekket ble avlevert. De har relasjon til en av de bevarte tabellene. Det er på oppdra fra Lund kommune laget en innsysnsløsning på grunnlag av denne avleveringen.
      Randaberg kommune
      1. Kontor 2000 versjon 6.1b.4
      2. Kontor 2000 versjon 6.1b.4
      3. Unique BVPro
      1. 1993 - 2002
      2. 2002 - 2005
      3. 1994 – 2011
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      3. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      Rennesøy kommune
      1. Unique BVPro
      2. Visma Familia
      1. 2003 – 2010
      2. 2010 – 2014
      1. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      2. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      Sandnes kommune
      1. Doculive ver 5.1d
      2. Dias register Byplan
      3. Digitaliserte Widerøe foto – skråfoto
      4. Digitaliserte Widerøe foto – vertikalfoto/kartgrunnla
      5. Visma Unique Profil
      6. Unique Marthe
      7. Unique MiniSofie (brukt mot Marthe)
      8. Unique Omsorg
      9. Unique MiniSofie (brukt mot Omsorg)
      10. Unique Oskar
      11. Unique MiniSofie (brukt mot Oskar)
      1. 1985 - 2001
      2. 1987 - 2004
      3. 1935 - 1962
      4. 1939 og 195
      5. 2004 – 2010
      6. 1988 – 2004
      7. 1993 – 2006
      8. 1993 – 2004
      9. 2001 – 2008
      10. 1988 – 2012
      11. 1997 – 2014
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. I forbindelse med at Sandnes kommune i 2008 avleverte en større samling med lysbilder (dias) til IKA, fikk vi med en liten hjemmelaget Access database med 2 tabeller som hadde fungert som register for denne lysbildesamlingen sammen med papirkopier. På IKA drev vi på denne tiden å tese en oppdatert versjon av DEX hvor på vi brukte dette hjemmelagede registeret som test kasus. Vi la en kopi over i vårt elektoniske depot. Det er dette uttrekket dere finner informasjon om her.
      3. Dette er digitaliserte flyfotonegativer, skråfoto fra lav høyde, som oppbevares i JPG-format og TIF-format i det elektroniske arkivdepotet til IKA.
      4. Dette er digitaliserte kopier av papirpositiver som ligger i landbrukskontoret sitt arkiv. De digitaliserte kopiene er i JPG-format.
      5. Pleie- og omsorgssystem/fagsystem som pr. juli 2013 fortsatt er i aktiv bruk i Sandnes kommune. Dette er et testuttrekk på et svært stort fagsystem som fortsatt er i produksjon. Uttrekket er gjort med DEX. Systemet inneholder store mengder sensitive personopplysninger. Det presiseres derfor at dette er en godkjent deponering (jfr. Forskrift om offentlege arkiv §§ 3-17 og 5-2) som IKA kun oppbevarer i sitt elektroniske arkivdepot. Uttrekket vil trolig bli oppdatert på et senere tidspunkt i forbindelse med periodisering eller avslutning av Profil i Sandnes kommune. Alle forespørsler om innsyn i dette arkivet skal derfor rettes til Sandnes kommune så lenge systemet fortsatt er i produksjon/ligger på server i kommunen. IKA vil først behandle innsynforespørsler mot dette arkivet når Sandnes kommune skriftlig endrer status på det fra deponering til avlevering.
      6. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      7. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      8. Fagsystem brukt i omsorgtjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      9. Fagsystem brukt i omsorgtjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      10. Fagsystem brukt i sosialtjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      11. Fagsystem brukt i sosialtjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      Sauda kommune
      1. Forum Winsak98
      2. Forum Winsak98
      1. 1999 - 2002
      2. 2002 - 2005
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      Sokndal kommune
      1. Kontor 2000 versjon 5.2a
      2. Kontor 2000 versjon 5.2a
      1. 1994 - 1999
      2. 1999 - 2007
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      Sola kommune
      1. MD- Opptak – barnehagesystem
      2. Forum Sak – sak/arkivsystem
      3. Sats skole og barnehage
      4. Unique BVPro
      1. 1995 - 2004
      2. 1993 - 2000
      3. 1999 – 2011
      4. 1998 – 2011
      1. Barnehagesystemet/fagsystemet MD-Opptak med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      2. Sola kommune sitt første system for saksbehandling, Forum Sak. Dette er et sak/arkivsystem fra før NOARK/KOARK systemer kom på markedet. Uttrekket inneholder fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX. Det er på oppdra fra Sola kommune laget en innsysnsløsning på grunnlag av denne avleveringen.
      3. Fagsystem brukt i skole- og barnehagesektoren. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokumenter og fotografier. Uttrekket er gjort med DEX.
      4. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      5. Det pågår et prosjekt for å få til en NOARK-avlevering fra ESA.
      Suldal kommune
      1. Unique BVPro
      2. Unique – MiniSofie (brukt mot Oskar)
      3. Unique – Oskar
      4. Unique – MiniSofie (brukt mot Omsorg)
      5. Unique – Omsorg
      1. 1994 – 2009
      2. 1999 – 2006
      3. 1999 – 2010
      4. 1999 – 2010
      5. 1999 – 2006
      1. Fagsystem brukt i barneverntjenesten. Systemet er bevart med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket er gjort med DEX.
      2. Fagsystem brukt i omsorgstjenesten. Uttrekket er gjort med DEX.
      3. Fagsystem brukt i omsorgstjenesten. Uttrekket er gjort med DEX.
      4. Fagsystem brukt i sosialtjenesten. Uttrekket er gjort med DEX.
      5. Fagsystem brukt i sosialtjenesten. Uttrekket er gjort med DEX.
      Strand kommune
      1. DSS – Datastøttet Saksbehandling
      1. 1988 - 1999
      1. Strand kommune sitt første system for saksbehandling. Dette er et sak/arkivsystem fra før NOARK/KOARK systemer kom på markedet. Dette er et uttrekk som begrenser seg til postjournalbiten av dette systemet.
      Time kommune
      1. Forum Winsak
      2. Unique Marthe
      3. MiniSofie (brukt mot Marthe)
      4. Unique Oskar (inkl. flyktning)
      5. MiniSofie (brukt mot Oskar)
      6. Unique Omsorg
      7. MiniSofie (brukt mot Omsorg)
      1. 1997 - 2003
      2. 1993 - 2007
      3. 1993 - 2007
      4. 1993 – 2012
      5. 1993 – 2012
      6. 1996 – 2006
      7. 1996 – 2006
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Barnevernsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      3. Barnevernsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      4. Sosialklientsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      5. Sosialklientsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      6. Omsorgsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      7. Omsorgsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      Tysvær kommune
      1. Visma Familia
      2. Visma Velferd
      3. Visma Profil
      4. SATS Skole
      1. 2008 – 2014
      2. 2000 – 2014
      3. 2004 – 2016
      4. 1999/2000 – 2016
      1. Barnevernsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      2. Sosialklientsystem brukt av NAV med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket laget av Stig Johansen.
      3. Pleie- og omsorgsystem med tilhørende fulltekstdokument. Uttrekket laget av Stig Johansen.
      4. Fagsystem brukt i skolesektoren. Uttrekket laget av Stig Johansen.
      Utsira kommune - -
      1. Ingen prosjekter

      Vindafjord kommune

      (Tidligere: Ølen og Vindafjord kommuner)

      1. Uni Økonomi for Windows
      2. Acos CosDoc – omsorg
      3. Forum WinSak98
      4. PPI
      1. 1997 - 2000
      2. 1999 - 2005
      3. 1999 – 2005
      4. 1998 – 2005
      1. Økonomisystem/fagsystem brukt i tidligere Ølen kommune. Dette er den første avleveringen av et elektronisk arkiv med tilhørende fulltekstdokumenter som IKA har tatt i mot og godkjent fra en av sine eiere. Uttrekket er gjort med DEX.
      2. Pleie- og omsorgssystem med tilhørende fulltekstdokumenter brukt i omsorgsektoren i Ølen kommune før kommunesammenslåingen i 2006. Uttrekket er gjort med DEX.
      3. Dette var gamle Vindafjord kommune sitt NOARK-3/KOARK baserte sak/arkivsystem som brukte fram til kommunesammenslåingen i 2006. Uttrekket er gjort med DEX, dvs. etter generellmetode (tabelluttrekk). Dette er altså ikke et NOARK-uttrekk. Det er et uttrekk etter generell metode av et NOARK-system. Fulltekstdokument produsert systemet er trukket ut til PDF/A-format. I tillegg er det brukt et program utviklet ved Interkommunalt Arkiv i Vest Agder (IKAVA) hvor vi har sørget for fletting av vedtak inn i PDF/A-filene. Dette heter: IKAVA_AnyDoc2PDFA_Convertor. Dokumentene ligger derfeor i 2 PDF-versjoner – med og uten fletting. I tillegg er originaldokumenter lagt ved.
      4. Dette er et fagsystem som ble brukt i den interkommunale PP-tjenesten for Ølen og Etne hvor Ølen kommune før sammenslåingen i 2006 var vertskommune. Uttrekket er gjort med DEX.
      Rogaland fylkeskommune - -
      1. Ingen prosjekter
      Ryfylke miljøverk IKS - -
      1. Ingen prosjekter
      Dalane Miljøverk IKS - -
      1. Ingen prosjekter
      IVAR IKS
      1. Panorama
      1. 1993 – 2014
      1. Panorama var IVAR IKS sitt første sakarkiv system. Det er ikke et NOARK-system. Dette uttrekket er gjort som et tabelluttrekk etter generell metode..
      Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS - -
      1. Ingen prosjekter

      Andre:

      1. Nord-Jæren kommunerevisjon
      2. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
      3. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
      4. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
      5. Interkommunalt Arkiv i Hordaland IKS
      1. BASE POST04
      2. ARKIVAREN
      3. Ephorte
      4. ASTA - katalogiseringssystem
      5. Klientregister overført fra IKAH
      1. 1996 - 2004
      2. 1995 - 2003
      3. 2003 - 2008
      4. 1997 - 2010
      5. 1942 - 1989
      1. Dette er uttrekk fra den elektroniske postjournalen etter den interkommunale virksomheten Nord-Jæren kommunerevisjon som ble nedlagt i 2004. Arbeidet med å bevare denne elektroniske postjournalen ble gjort i 2005 i forbindelse med at IKA også tok i mot papirarkivet etter denne virksomheten.
      2. ARKIVAREN var det første elektroniske sak og dokumenthåndteringssystemet som ble brukt ved IKA. Det er ikke et NOARK system. Det kan beskrives som en elektronisk postjournal med en tilknyttet tekstbehandlingsfunksjon. Dette er et system som personalet ved IKA saksbehandlet i i mer enn 8 år, det er også et system som vi har testet mye på for å øke vår kompetanse knyttet til langtidshåndtering av elektronisk arkiv.
      3. Ephorte var det første rene sak/arkivsystemet som ble brukt til saksbehandling ved IKA. Dette er et NOARK-4 system med tilhørende utgående fulltekst dokumenter. Primærarkivet til IKA i denne perioden var papirarkiv. Uttrekket er gjort etter “generell metode”. Dette er ikke et NOARK uttrekk. Uttrekket er gjort i forbindelse med at IKA testet DEX sin evne til å håndtere fulltekstdokument. Dette er det andre systemet med tilhørende fulltekstdokumenter IKA la i sitt elektroniske arkivdepot.
      4. ASTA er IKA sitt katalogsystem. Det er et fagsystem som brukes ved nesten alle offentlige arkivinstitusjoner i Norge. ASTA var det første fagsystemet IKA testet DEX på.
      5. Dette var en Access database med oversikt over klientmapper i barnevern, flyktningtjeneste, pleie- og omsorg, PPT, skole, helsesøster og sosialtjenesten i tidligere Ølen kommune som IKA-Hordaland i sin tid laget og som de i 2002 overførte til oss ved IKA-Rogaland i forbindelse med at Ølen kommune skiftet fylkestilhørighet. IKA-Rogaland har også disse listene i papirformat. Denne Access basen er her bearbeidet arkivfaglig.

      Tilbake til siden “Elektronisk depot”

      Her finner du en oversikt over elektronisk arkivmateriale som IKA pr. 17. november 2010 har mottatt som avleveringer eller deponeringer fra kommuner i Rogaland. Dette er for det meste bevaringsuttrekk fra database baserte systemer. Her er også listet opp 3 systemer knyttet til administrasjon og faglig drift ved IKA. I vårt elektroniske arkivdepot oppbevarer vi arkivmaterialet på optiske lagringsmedier (DVD) og 4 større USB-disker (eksterne harddisker) hvor to og to speiler hverandre. Lagringskapasiteten vil bli bygget ut etter behov og i overenstemmelse med den utviklingen som skjer omkring det planlagte nasjonalt kompetansesenter for elektronisk arkiv i kommunal sektor. IKA er involvert i dette arbeidet.
      Annet elektronisk arkivmateriale i arkivdepot hos IKA:
      IKA har foretatt og kommer regelmessig til å foreta PDF og XML eksporter av av arkivplanene som ligger på Arkivplan.no for alle sine eiere og oppbevare disse i vårt eArkiv depot.
      I tillegg har IKA litt digitalisert fotomateriale i sitt eArkiv depot.
      Avlevert/deponert elektronisk arkiv pr. 30. september 2011:

      Kommune/Virksomhet:
      Avlevering/deponering godkjent:
      Periode:
      Merknader og utfyllende info.:
      Bjerkreim kommune
      1. Forum Winsak98
      2. Digitaliserte foto Bjerkreim bygdabok
      1. 1997 – 2007
      2. (udatert)
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Skannet 200 digitale foto av Bjerkereimsmarknaden av en samling på ca. 5000 foto under ordning.
      3. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av økonomisystemet AS400 .
      Bokn kommune
      -
      -
      1. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av en avsluttet periode i sak/arkivsystemet WebSak.
      Eigersund kommune
      1. Forum Winsak98
      2. Forum Winsak98
      1. 1999 – 2002
      2. 2002 – 2007
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      Finnøy kommune
      -
      -
      1. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av en avsluttet periode i sak/arkivsystemet WebSak.
      Forsand kommune
      1. Forum Winsak98
      1. 1997 – 2005
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt. MERK! Parallelt med nevnte avlevering ligger det i arkivdepotet et uttrekk gjort av Acos (acos_uttrekk)
      Gjesdal kommune
      1. Cinet Symfoni
      2. Cinet Symfoni
      3. Widerøe flyfoto
      1. 1999 – 2003
      2. 2003 – 2007
      1 og 2: Gjesdal kommune i samarbeid med IKAhar gjennomført en bevaringsprosess knyttet til kommunens tidligere sak/arkiv system Cinnet Symphoni (KOARK) som kjørte på en Lotus Notes/Domino-server teknologi. Det foreligger to uttrekk av systemet fra to påfølgende perioder.
      3. Widerøe flyfoto/ skråfoto i farge 1961- 1966. filtype bmp/ tif.
      Hjelmeland kommune
      -
      -
      1. Det pågår en prosess for å få til en avlevering fra kommunens forrige sak/arkiv system K2000.
      Hå kommune
      1. Kontor 2000 versjon 5.2c
      2. Kontor 2000 versjon 5.2c
      1. 1997 – 2000
      2. 2000 – 2006
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      Karmøy kommune
      1. Unique Profil versjon 6.44.0
      2. Digitaliserte Widerøe foto – skråfoto
      1. 1982 – 2009
      2. 1949 – 1964
      1. Pleie- og omsorgssystem/fagsystem som pr. januar 2010 fortsatt er i aktiv bruk i Karmøy kommune. Dette er et testuttrekk på et svært stort fagsystem som fortsatt er i produksjon. Dette er det første virkelig store elektroniske arkivet som IKA sammen med IKT-avdelingen i en av sine eierkommuner har gjort et bevaringsuttrekk fra. Uttrekket er gjort med DEX. Systemet inneholder store mengder sensitive personopplysninger. Det presiseres derfor at dette er en godkjent deponering (jfr. Forskrift om offentlege arkiv §§ 3-17 og 5-2) som IKA kun oppbevarer i sitt elektroniske arkivdepot. Uttrekket vil trolig bli oppdatert på et senere tidspunkt i forbindelse med periodisering eller avslutning av Profil i Karmøy kommune. Alle forespørsler om innsyn i dette arkivet skal derfor rettes til Karmøy kommune så lenge systemet fortsatt er i produksjon/ligger på server i kommunen. IKA vil først behandle innsynforespørsler mot dette arkivet når Karmøy kommune skriftlig endrer status på det fra deponering til avlevering.
      2. Dette er digitaliserte flyfotonegativer, skråfoto fra lav høyde, som oppbevares i JPG-format og TIF-format i det elektroniske arkivdepotet til IKA.
      Klepp kommune
      1. Kontor2000
      2. SATS – Barnehage
      1. 1992 – 1998
      2. 1998 – 2008
      1. Dette er data fra kommunens første saksbehandlingssystem Unique sak/arkiv som ble konvertert inn i det KOARK baserte sak/arkivsystemet Kontor 2000 i 1998. Dette er altså data fra et NOARK basert sak/arkivsystem. Uttrekket er gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv. Klepp kommune har ikke fulltekstdokumenter knyttet til denne perioden av Kontor 2000.
      2. Dette er data fra et avsluttet fagsystem som Klepp kommune brukte til barnehageopptak fram til 2008. Uttrekket er gjort ved hjelp av verktøyet DEX som bygger på det som kalles for “generell metode” for bevaring av elektronisk arkiv.
      3. Det pågår prosesser for å få til avleveringer også av senere perioder av Kontor 2000 .
      Kvitsøy kommune
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Lund kommune
      1. Forum Winsak98
      2. Forum Winsak98 – Helseforum
      1. 1999 – 2007
      2. 1999 – 2008
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem tilpasset helse- og sosialsektoren som ble brukt på sosialkontoret i Lund kommune. Uttrekket er gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt. IKA har i etterkant også foretatt en massekonvertering av systemets fulltekstdokumenter fra Word (*.doc) til PDF/A. Disse dokumentene fikk vi med da uttrekket ble avlevert. De har relasjon til en av de bevarte tabellene.
      Randaberg kommune
      1. Kontor 2000 versjon 6.1b.4
      2. Kontor 2000 versjon 6.1b.4
      1. 1993 – 2002
      2. 2002 – 2005
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      Rennesøy kommune
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Sandnes kommune
      1. Doculive ver 5.1d
      2. Dias register Byplan
      3. Digitaliserte Widerøe foto – skråfoto
      4. Digitaliserte Widerøe foto – vertikalfoto/kartgrunnlag
      1. 1985 – 2001
      2. 1987 – 2004
      3. 1935 – 1962
      4. 1939 og 1954
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. I forbindelse med at Sandnes kommune i 2008 avleverte en større samling med lysbilder (dias) til IKA, fikk vi med en liten hjemmelaget Access database med 2 tabeller som hadde fungert som register for denne lysbildesamlingen sammen med papirkopier. På IKA drev vi på denne tiden å tese en oppdatert versjon av DEX hvor på vi brukte dette hjemmelagede registeret som test kasus. Vi la en kopi over i vårt elektoniske depot. Det er dette uttrekket dere finner informasjon om her.
      3. Dette er digitaliserte flyfotonegativer, skråfoto fra lav høyde, som oppbevares i JPG-format og TIF-format i det elektroniske arkivdepotet til IKA.
      4. Dette er digitaliserte kopier av papirpositiver som ligger i landbrukskontoret sitt arkiv. De digitaliserte kopiene er i JPG-format.
      5. Det pågår et prosjekt for å få på plass rutiner for produksjon av avleveringer fra fagsystem.
      Sauda kommune
      1. Forum Winsak98
      2. Forum Winsak98
      1. 1999 – 2002
      2. 2002 – 2005
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      Sokndal kommune
      1. Kontor 2000 versjon 5.2a
      2. Kontor 2000 versjon 5.2a
      1. 1994 – 1999
      2. 1999 – 2007
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      Sola kommune
      1. MD- Opptak – barnehagesystem
      2. Forum Sak – sak/arkivsystem
      1. 1995 – 2004
      2. 1993 – 2000
      1. Barnehagesystemet/fagsystemet MD-Opptak med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      2. Sola kommune sitt første system for saksbehandling, Forum Sak. Dette er et sak/arkivsystem fra NOARK/KOARK systemer kom på markedet. Uttrekket inneholder fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      Suldal kommune
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Time kommune
      1. Forum Winsak
      2. Unique Marthe
      3. MiniSofie (brukt mot Marthe)
      1. 1997 – 2003
      2. 1993 – 2007
      3. 1993 – 2007
      1. Dette er et såkalt NOARK-3/KOARK uttrekk fra et sak/arkivsystem gjort med verktøyene Pervasive Data Integrator Pro (Map Designer modulen). Metadata knyttet til uttrekket er laget i Arkadukt.
      2. Barnevernsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      3. Barnevernsystem/fagsystem med tilhørende fulltekstdokumenter. Uttrekket er gjort med DEX.
      Tysvær kommune
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Utsira kommune
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Vindafjord kommune
      Tidligere: Ølen og Vindafjord kommuner
      1. Uni Økonomi for Windows
      1. 1997 – 2000
      1. Økonomisystem/fagsystem brukt i tidligere Ølen kommune. Dette er den første avleveringen av et elektronisk arkiv med tilhørende fulltekstdokumenter som IKA har tatt i mot og godkjent fra en av sine eiere. Uttrekket er gjort med DEX.
      2. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av sak/arkivsystemet som gamle Vindafjord kommune brukte fram til kommunesammenslåingen i 2006.
      3. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av et fagsystem som ble brukt i PP-tjenesten i Ølen kommune før sammenslåingen i 2006.
      4. Det pågår en prosess for å få til en avlevering av et fagsystem som ble brukt i omsorgsektoren i Ølen kommune før sammenslåingen i 2006.
      Rogaland fylkeskommune
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Ryfylke miljøverk IKS
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Dalane Miljøverk IKS
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      IVAR IKS
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
      -
      -
      1. Ingen prosjekter
      Andre:
      1. Nord-Jæren kommunerevisjon
      2. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
      3. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
      4. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
      5. Interkommunalt Arkiv i Hordaland IKS
      1. BASE POST04
      2. ARKIVAREN
      3. Ephorte
      4. ASTA – katalogiserings-system
      5. Klientregister overført fra IKAH
      1. 1996 – 2004
      2. 1995 – 2003
      3. 2003 – 2008
      4. 1997 – 2010
      5. 1942 – 1989
      1. Dette er uttrekk fra den elektroniske postjournalen etter den interkommunale virksomheten Nord-Jæren kommunerevisjon som ble nedlagt i 2004. Arbeidet med å bevare denne elektroniske postjournalen ble gjort i 2005 i forbindelse med at IKA også tok i mot papirarkivet etter denne virksomheten.
      2. ARKIVAREN var det første elektroniske sak og dokumenthåndteringssystemet som ble brukt ved IKA. Det er ikke et NOARK system. Det kan beskrives som en elektronisk postjournal med en tilknyttet tekstbehandlingsfunksjon. Dette er et system som personalet ved IKA saksbehandlet i i mer enn 8 år, det er også et system som vi har testet mye på for å øke vår kompetanse knyttet til langtidshåndtering av elektronisk arkiv.
      3. Ephorte var det første rene sak/arkivsystemet som ble brukt til saksbehandling ved IKA. Dette er et NOARK-4 system med tilhørende utgående fulltekst dokumenter. Primærarkivet til IKA i denne perioden var papirarkiv. Uttrekket er gjort etter “generell metode”. Dette er ikke et NOARK uttrekk. Uttrekket er gjort i forbindelse med at IKA testet DEX sin evne til å håndtere fulltekstdokument. Dette er det andre systemet med tilhørende fulltekstdokumenter IKA la i sitt elektroniske arkivdepot.
      4. ASTA er IKA sitt katalogsystem. Det er et fagsystem som brukes ved nesten alle offentlige arkivinstitusjoner i Norge. ASTA var det første fagsystemet IKA testet DEX på.
      5. Dette var en Access database med oversikt over klientmapper i barnevern, flyktningtjeneste, pleie- og omsorg, PPT, skole, helsesøster og sosialtjenesten i tidligere Ølen kommune som IKA-Hordaland i sin tid laget og som de i 2002 overførte til oss ved IKA-Rogaland i forbindelse med at Ølen kommune skiftet fylkestilhørighet. IKA-Rogaland har også disse listene i papirformat. Denne Access basen er her bearbeidet arkivfaglig.

      Tilbake til siden “Elektronisk depot”

      Fra → Nyhetsarkiv

      Kommentarer er stengt