Skip to content

Generelle avleveringsbestemmelser for elektronisk arkivmateriale

av tij den september 6th,2010

GENERELT

I 2001 var rapporten: ”Langtidslagring av avsluttede elektroniske arkiv i kommunal sektor i Rogaland; Situasjonsrapport pr. år 2000 et utgangspunkt for vernearbeid” ferdig fra IKA`s side. I forbindelse med utarbeidelse av rapporten ble det kartlagt 388 databaser og elektroniske arkivsystem i 22 kommuner i Rogaland. Av disse ble kun 27 systemer oppgitt å være avsluttede systemer. Disse tallene har nok endret seg noe nå. Rapporten viser også at det er et klart behov for en depotfunksjon for elektronisk arkivmateriale i kommunal sektor i Rogaland, for antallet avsluttede/periodiserte sak/arkivsystemer og fagsystemer vil bare vokse i tiden framover.

For å følge opp de foreslåtte vernetiltakene i denne rapporten, bl.a. å bygge opp et depottilbud for edb-basert arkivmateriale ved IKA, ser IKA det som nødvendig å gå ut med en del supplerende og utdypende informasjon omkring det gjeldende regelverk og framgangsmåter for avlevering av edb-basert arkivmateriale til arkiv arkivdepot.

Når det gjelder langtidslagring av avsluttet elektronisk arkiv formulerer arkivforskrifta følgende bestemmelser som det praktiske vernearbeidet må bygge på:

§ 3-17. Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot

Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon.

§ 5-2. Tidspunkt for avlevering av eldre arkiv

Arkivmateriale skal avleverast når det er om lag 25-30 år gammalt. For elektronisk arkivmateriale og materiale på andre optiske og magnetiske medium (film, lydband, video m.v.) kan Riksarkivaren fastsetje at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt. […]

Med utgangspunkt i disse §§ er følgende regelverk og veiledninger laget for behandling av avsluttet elektronisk arkiv i offentlig sektor:

  • Arkivloven
  • Forskrift om offentlige arkiv
  • ”Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner.” I disse bestemmelsene anbefales det at ”man følger bestemmelsene om avlevering fra statlige organer til Arkivverket så langt disse passer”. (Pkt. 4.1.4)
  • ”Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket”.

HJELPEMIDLER

I arbeidet med å forberede elektronisk arkivmateriale til arkivdepot har vi valgt å bruke:

  • Programmet: ARKADUKT
  • Programmet: ARKEN3
  • Programmet: ”V”. Dette er en filleser/”viwer” til bruk i arbeidet med å kartlegge det systemet man skal gjøre uttrekk fra.  Programmet kan lastes ned fra Internett for en billig penge på adressen: http://www.fileviwer.com/

Arkadukt er et nødvendig program i forbindelse med avlevering av datauttrekk fra de fleste systemtyper bortsett fra Noark baserte systemer. Det vil i praksis si eldre sak/arkivsystem og de fleste fagsystemer. Og fagsystemer er det flest av i kommunal forvaltning. Til Noark systemer brukes programmet Arken3.

”V” er et nyttig hjelpemiddel for å visualisere og kontrollere de uttrekkene som er gjort fra tabeller i en database.

FRAMGANGSMÅTE  FOR KLARGJØRING OG AVLEVERING AV ELEKTRONISK ARKIV TIL IKA/ARKIVDEPOT – SUPPLERENDE OG UTDYPENDE BESTEMMELSER

Ansvar: Steg: Handlinger og henvisninger:
Forutsetninger
Systemeier/-bruker 1 Denne framgangsmåten følges ved behandling avsluttede og periodiserte sak/arkivsystemer og fagsystemer hvor det ligger en relasjonsdatabase i ”bunn”, og hvor data fra systemet eller avsluttet periode skal avleveres til arkivdepot jfr. bestemmelsene i Arkivforskrifta §3-17 og §5-2.
Bestemmelsene gjelder tabeller i databaser og tilhørende dokumenter i datasystemer som er å betrakte som elektroniske arkiv for avleverende organ.
Etter regelverket er det systemeier/-bruker som er ansvarlig for at de nødvendige uttrekkene blir gjort. (Om bistand, se steg 2)
IKA 2 IKA kan bistå i arbeidet med å forberede avlevering av elektronisk arkiv til arkivdepot, forutsatt at dette er definert som et eget prosjekt, da i form av en ekstra kjøpt tjeneste eller at det settes av dagsverk på arbeidsplanen fra den ordinære tidskontoen til kommunen.
3 For å kunne tilby en depottjeneste for elektronisk arkivmateriale tilegner IKA seg nødvendig teknologi, lokaler og kompetanse.
Når skal det deponeres?
Systemeier/-bruker 4 Deponering skal skje straks, jfr. arkivforskriften §3-17, dvs. relativt kort tid etter og i forbindelse med:

  • Avvikling av et system/elektronisk arkiv.
  • Skifte av sak/arkivsystem hvor det viser seg at det nye systemet representerer en grunnleggende endring av det elektroniske arkivet (jfr. arkivforskriften §3-13).
  • Periodisering av sak/arkivsystem.
  • Skifte av fagsystem og det viser seg at det nye systemet representerer en grunnleggende endring av det elektroniske arkivet (jfr. arkivforskriften §3-13).

Merk! Oppgradering av et system til en nyere versjon eller skifte av databaseplattform er ikke å betrakte som en grunnleggende endring av det elektroniske arkivet.

Deponerende  instans sin klargjøring av data  før avlevering
Systemeier/-bruker 5 Generelt

Før arbeidet med å forberede den avsluttede databasen  med tilhørende fulltekst dokumenter for avlevering til arkivdepot starter, bør så mange som mulig av de grunnlagsdata som opplistes i stegene 6 og 9-13 fremskaffes. Dette vil gjøre arbeidet enklere. Det er også lurt å lese raskt gjennom det offentlige regelverket og teste ut programmet Arkvadukt før arbeidet begynner.

6 Dokumentasjon

Systemdokumentasjon og/eller brukerdokumentasjon i form av manualer på papir eller i digitalt format bør skaffes før arbeidet begynner. Denne systemdokumentasjonen skal også følge avleveringen i digitalt format i godkjente langtidslagringsformater (jfr. steg 15). Hvis dokumentasjonen kun foreligger på papir, bør den skannes over på et godkjent langtidslagringsformat (jfr. steg 15).

7 Datauttrekk

Poster som skal bevares fra registre og databaser, skal trekkes ut og overføres i sekvensielle tekstfiler (“flate filer”). Hver tabell i en relasjonsdatabase skal tas ut som én fil. Relasjoner mellom tabellene i den opprinnelige databasen skal spesifiseres i den medfølgende dokumentasjonen (jfr. steg 6).

Dataformatet i den sekvensielle filen kan alternativt være:

  1. Fast felt- og postlengde uten separatortegn. Feltlengder skal da spesifiseres i den medfølgende struktur- og datadokumentasjonen. (IKA anbefaler denne måten.)
  2. Variabel feltlengde med faste skilletegn mellom felter og poster. Feltene skal da skilles med semikolon, og tekstfelter skal omsluttes med doble anførselstegn. Postskille skal være <CR><LF>.
  3. “Tagging” av felter i henhold til SGML- eller XML-standarden.

Dette betyr at informasjonen i tabellene i en database må konverteres fra det proprietære produksjonsformatet til f.eks. sekvensielle tekstfiler (“flate filer”) før en bearbeiding i programmet Arkvadukt kan starte. Dette betyr videre at hvis f.eks. tabellene er eksportert ut av en Access database i formatet *.*mbd, må tabellene konverteres videre til det godkjente formatet *.*dat.

8 Dataprogrammet ”V” er et nyttig hjelpemiddel i arbeidet med å finne fram til en god del av de opplysningene i steg 9-13. Programmet er en såkalt fileviwer.

I steg 9-13 listes opp informasjonstyper som skal registreres i Arkadukt. Arbeidet blir enklere hvis man skaffer seg flest mulig av disse før arbeidet starter.

9 Overordnede opplysninger om uttrekket.

Arkivet bør gis/ha en:

  • Unik identifikator som skiller det fra andre systemer brukt av samme virksomhet, f.eks. en kombinasjon av kommune-/virksomhetsnavn + systemnavn (eks. SAN-PPI)
  • Beskrivende betegnelse, f.eks. postjournal, sak/arkivsystem, sosialklientsystem, e.l.

Uttrekket bør gis/ha en:

  • Unik identifikator som kan bidra til å skille det fra andre uttrekk virksomheten har gjort (eks. A, B, C ->)
  • Beskrivende betegnelse, f.eks. postjournal, sak/arkivsystem, sosialklient system, e.l.
  • Startdato/-år og sluttdato/år for uttrekket.
10 Hele datasettet/uttrekket skal/bør ha:

  • En unik identifikator som kan bidra til å skille det fra andre uttrekk fra det samme systemet (eks. 1, 2, 3 ->)
  • En kort beskrivelse av hva det inneholder (f.eks. tabeller fra postjournalsystemet Arkivaren).
  • Informasjon om uttrekkets format (fast linjeavstand – FIXED, delimiter (skilletegn) – DELIM, ”tagget” – XML).
  • Opplysninger om antall filer i datasettet. Merk! Hver tabell i en relasjonsdatabase skal tas ut som én fil.
  • Opplysninger om tegnsettet i uttrekket. Følgende typer aksepteres: ISO 8859-1: 1998, Latin-1. For samiske tegn ISO 8859-4: 1998, Latin-4. Data skal ikke overføres i kryptert eller komprimert form. Fra IBM-kompatible stormaskinsystemer aksepteres også EBCDIC-tegnsett, men først etter nærmere avtale med arkivdepot/IKA
  • Opplysninger om hvilke postskiller som er brukt. Alternativene er: CRLF, CR, LF, NO. Det som aksepteres er: CR, LF.
11 Om de enkelte filer i datasettet skal/bør følgende informasjon med:

  • Navn (logisk) – eks. Dokument
  • Navn (fysisk) – dvs. hvor den er plassert etter at uttrekket er gjort. (Eks. C:\El_arkiv\tabeller ren tekst format\Dokument.dat)
  • Kort beskrivelse av innhold i tabellen
  • Fast postlengde – dvs. summen av alle felt i postene.
  • Antall poster i filen.
12 Om de enkelte posttyper i en fil skal/bør følgende informasjon med:

  • Navn
  • Antall felt i posttypen
  • Antall poster av denne typen
  • Fast lengde
  • Minimum lengde
  • Maksimum lengde
  • Evt. merkeverdi
  • NØKLER/RELASJONER:
              • Primærnøkkel
              • Sekundærnøkler
              • Fellesnøkler

(3 typer relasjoner: En til en, en til mange, mange til en)

13 Om de enkelte felt i posttypene skal/bør følgende informasjon med:

  • Navn
  • Evt. beskrivelse av feltet
  • Start posisjon
  • Sluttposisjon
  • Fast lengde
  • Minimum lengde
  • Maksimum lengde
  • Datatype (STRING, INTEGER, FLOAT, DATE)
14 Registrer opplysningene i steg 3-13 i Arkvadukt og generer ADDMML-dokument.
15 Fulltekst dokument som hører sammen med en database må konverteres fra det proprietære produksjonsformatet til godkjente langtidslagringsformat. Godkjente langtidslagringsformater er:

  • Ren tekst – ISO 8859-1: 1998, Latin-1
  • TIFF – Tag Image File Format, alternativt som:
    1. TIFF, versjon 6 (Aldus/Adobe, 1992), baseline, som “multiple page” eller “single page”, eller:
    2. ISO-versjonen TIFF/IT – ISO 12639: 1998.
  • SGML – ISO 8879: 1986: Standard Generalized Markup Language, herunder subset-formatene HTML og XML
  • PDF – Portable Document Format.

Konvertering av fulltekst dokumenter kan f.eks. gjøres som en batch-jobb.

16 Organiser uttrekk fra database (ADDMML-dokument) (jfr. steg 14), tilhørende fulltekst dokument (jfr. steg 15) og systemdokumentasjon (jfr. steg 6) etter bestemmelsene i:

”Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket” og brenn opplysningene inn på CD-R etter bestemmelsene i samme regelverk. Her er det opplysninger om brennemåte og de CD-R formater som skal brukes.

Kontroll ved mottak i arkivdepot
IKA 17 Kontrollerer at deponeringen er gjort etter gjeldende regler manuelt og ved hjelp av div. programvare (V og/eller Arkade). Evt. feil i deponeringen formidles skriftlig til avleverende instans med beskjed om at original database med tilhørende fulltekst dokumenter ikke kan slettes før avleveringen er godkjent.
Systemeier/-bruker 18 Retter opp evt. feil og foretar en ny brenning (se steg 16).
Godkjenning av deponering
IKA 19 Sender brev om at deponeringen er godkjent og at evt. utgangssystem kan saneres/slettes.
20 Systemet kan også kjøres videre i låst versjon hos systemeier så lenge man ønsker hvis det er behov for dette for oppslag.
Avlevering
Systemeier/-bruker 21 Sender brev om at vedlikeholdet av systemet overføres til depotinstitusjon (IKA) og at systemet vil bli slettet på kommunens/avleverende instans sin server.
IKA 22 Står for vedlikeholdet av systemet og står for nødvendige konverteringer til nye generasjoner av system uavhengige langtdslagringsformater.

Tilbake til “Faglige dokumenter”

Fra → Nyhetsarkiv

Kommentarer er stengt